Praxisberichte Workflow, Online-Shop

Das Projekt

Geplant war die Erstellung einer mehrsprachigen Onlinevertriebslösung (Online-Shop) für das Ersatzteilgeschäft und Anbindung an ein einzuführendes ERP-System. Außerdem sollten elektronische Marktplätze und Beschaffungsplattformen für eProcurement genutzt werden. Für die Produktklassifikation wurde der Standard eCl@ss eingesetzt. Der aufzubauende Online-Shop mit ERP-Anbindung sollte ebenfalls openTRANS- und BMEcat-fähig sein.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Das Unternehmen bewertet sowohl den Projektablauf als auch die Zielerreichung als gut, auch wenn der Aufwand sehr hoch war und das Unternehmen große Hemmnisse überwinden musste. Die betrieblichen Personalressourcen waren zu gering für das Projekt - aufgrund der Betriebsgröße war eine Festeinstellung von EDV-Fachkräften jedoch nicht sinnvoll. Schwierigkeiten gab es bei der Anpassungsprogrammierung der Standardsoftware. Es arbeiteten mehrere IT-Dienstleister parallel, so dass hoher Koordinierungsaufwand entstand. Die Testphase wurde durch die Komplexität der verschiedenen Systeme zeitlich ausgedehnt, Bei der Datenerfassung verschätzte sich das Unternehmen erheblich: ursprünglich war Telschig von einem Datenbestand von ca. 1.500 Artikeln ausgegangen, tatsächlich war nach der Datenübernahme jedoch ein Artikelstamm von ca. 22.000 Artikeln vorhanden. Diese Daten mussten hinsichtlich ihrer kaufmännischen und technischen Qualität überarbeitet werden.
Die Informationsbeschaffung über eBusiness-Standards war für das Unternehmen akzeptabel. Als Informationsquellen dienten dabei neben der Fachkompetenz eines IT-Dienstleisters verschiedene Messen und die Informationsangebote von Verbänden. Für einige IT-Dienstleister waren eBusiness-Standards ebenfalls ein neues Thema, weshalb eine kompetente Beratung nicht immer gegeben war. Seitens der Kunden bzw. Lieferanten sind keine Forderungen nach den eBusiness-Standards an Telschig herangetragen worden. Die Forderungen wurden durch das Unternehmen selber gesetzt um die Auftragsabwicklung zu vereinfachen bzw. um Medienbrüche innerhalb der Abwicklung zu verringern und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Für die Übertragung von Angeboten und Bestellungen von Fertigungsteilen nutzt das Unternehmen eine openTRANS-Schnittstelle mit einigen Geschäftspartnern. Für die C-Teile-Beschaffung setzt Telschig eCl@ss ein und für Ersatzteillisten und -Kataloge verwendet das Unternehmen BMEcat-Kataloge für seine Kunden.

Das Ergebnis

Die Durchlaufzeiten bei der Projektabwicklung im Einkauf konnten verkürzt werden. Im Verkauf erfolgt die Preisgestaltung zukünftig exakter und im Ersatzteil-Geschäft können Prozesse zukünftig schneller und effizienter abgewickelt werden. Außerdem wurde die Arbeitsvorbereitung komplett neu aufgebaut, so dass in Zukunft weniger Artikel entstehen, wodurch in der Auftragsabwicklung die Durchlaufzeiten reduziert werden. Dafür war in der Anfangsphase ein erhöhter Bearbeitungsaufwand der Mitarbeiter nötig, so dass die Einsparungen zeitversetzt erfolgen werden.

Die Zukunft

Das Unternehmen plant bereits weitere eBusiness-Aktivitäten: Der Online-Shop soll für Baugruppen bzw. Anlagekomponenten inkl. grafischer Darstellung zur besser Anlagenerklärung ausgebaut werden. Des Weiteren plant das Unternehmen den Aufbau eines Dokumentenverwaltungssystems inkl. Archivierungssystem. Bei den zukünftigen Projekten wird Telschig sämtliche Mitarbeiter inklusive der Geschäftsleitung in das Projekt so zeitig wie möglich einbinden und Aufgaben verteilen.

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Telschig in dieser Broschüre.

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Die Ausgangslage

Vertrieb und Beschaffung der Telschig Verfahrenstechnik GmbH arbeiten auf herkömmlichen Wege mit einer Vielzahl von manuellen Tätigkeiten. Die komplexe und arbeitsintensive Projektabwicklung wird derzeit nur in einzelnen Bereichen durch eine veraltete PPS-Lösung (PPS: Produktionsplanungssystem) unterstützt. Der Verkaufsprozess wird nur eingeschränkt elektronisch unterstützt, die vorhandenen Daten sind nur zum Teil elektronisch erfasst. Darüber hinaus existieren keine Schnittstellen zwischen den genutzten Systemen und es werden keine eBusiness-Standards eingesetzt. Bei Telschig GmbH existieren zwei Firmennetzwerke. Die Softwarelandschaft ist geprägt durch eine Individualsoftware (PPS-System), die eine Insellösung darstellt und nicht mit anderer Software verbunden ist.

Die Zielsetzung

In Vertrieb und Beschaffung werden einige Prozesse grundlegend verändert. Durch den Einsatz von Standards wird eine Prozessoptimierung erzielt, die Mitarbeiter in beiden Bereichen von manuellen Tätigkeiten entlastet. Dafür muss jedoch zunächst der Datenbestand manuell erfasst werden. Hardwaretechnisch wird ein Rechner für das neue Warenwirtschaftssystem angeschafft. Für das geplante Online-Vertriebssystem ist keine Hardware notwendig, da diese bei einem Provider ausgelagert verwaltet wird.