Praxisberichte

Stammdatenmanagement: Aufbau einer standardisierten, medienneutralen Datenhaltung

	STAUF Klebstoffwerk GmbH Wilnsdorf, Nordrhein-Westfalen Chemie/Pharma 33 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 10,7 Mio. www.stauf.de		Jörg Landwehr, Medien und Kommunikation: "Die medienneutrale Datenhaltung ist die Grundlage für aktuelle Datenbestände und erhebliche Einsparungen bei der Bearbeitungszeit. Dies schafft Daten- und Kommunikationsstrukturen, die allen Beteiligten zugute kommt - mehr Zeit für wirklich Wichtiges!"

Im Sommer 2006 begann die Firma STAUF Klebstoffwerk GmbH im Rahmen von PROZEUS mit der Umsetzung der umfangreichen Projektvorhaben. Das Unternehmen, ein Hersteller von Bodenbelags- und Parkettklebstoffen aus dem siegerländischen Wilnsdorf, hatte sich zum Ziel gesetzt, mit Hilfe einer medienneutral gestalteten Produktdatenbank einen elektronischen Produktkatalog im BMEcat-Format erzeugen zu können. Zugleich sollte sich die zu hinterlegende Stammdatenbasis am eCl@ss- Standard orientieren. Ende 2007 konnte das Gesamtprojekt, allerdings mit vielen Verzögerungen, erfolgreich abgeschlossen werden.

Vorrangige Ziele der eBusiness-Anwendungen und des Einsatzes einer medienneutralen Produktdatenbank war die weitreichende Verringerung des Erstellungs-, Pflege- und Aktualisierungsaufwandes interner (Produktion, Anwendungstechnik) sowie externer (Verkauf, Außendienst, Kunden) Informationen und Drucksachen bzw. die elektronische Darstellung derselben in Online-Medien wie dem Internet.

Grundsätzlich sollten alle „wiederkehrenden“ Dokumente und Informationen zentral verwaltet werden, um Änderungen und Neuerstellungen von Dokumenten wie z.B. technische Merkblätter, Preislisten, Produktkataloge, kundenindividuelle Broschüren, Flyer, Anzeigen und Gebinde-Etiketten nicht nur dateneinheitlich, sondern auch mehrsprachig zu gewährleisten. Die Verwaltung erfolgt u.a. durch sogenannte Templates bzw. Text- und Grafikcontainer innerhalb einer klassischen Layoutsoftwareumgebung (hier Adobe InDesign), die sich über ein angepasstes Plug-In mit medienneutral und zentral in der Produktdatenbank gepflegten Informationen versorgen lassen. Durch die nun geschaffene standardisierte Stammdatenaufbereitung und -verfügbarkeit lassen sich o.g. Informationsmedien automatisiert erstellen bzw. aktualisieren und ermöglichen darüber hinaus den Austausch dieser Daten mit Partnerunternehmen.
Der Onlineshop bildet das I-Tüpfelchen dieser Entwicklung, obwohl dessen Einbindung mehr als aufwendig war, was vor allem auf interne Prozesse und deren Abbildung im eingesetzten Warenwirtschafssystem zurückzuführen ist. Dennoch wird er neben einer erhofften Erschließung jüngerer, internetaffiner Käuferschichten auch zu einer Imageverbesserung des Unternehmens beitragen, da STAUF sich mit dem Shop und der dahinter liegenden Dateninfrastruktur auf der Höhe der Zeit befinden dürfte.

Abschließend ist das PROZEUS-Projekt und die Integration der medienneutralen Produktdatenbank bei STAUF als großer Erfolg zu bewerten, da damit die Voraussetzung für weitreichende Produktivitätssteigerungen in kaufmännisch-administrativen Bereichen gegeben ist, die nicht nur durch allseitig geringen Pflegeaufwand von Stammdaten an zentraler Stelle, sondern zugleich durch deren Fehlerfreiheit, elektronische Austauschmöglichkeit und einfach zu gewährleistender Mehrsprachigkeit erreicht wird.