eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

2 Initialphase Datenerfassung, Produktklassifizierung, Datenaufbereitung

Durchführung geplant für Oktober 2006
Start 01.09.2006
Ende 30.03.2007

Stand: 10.04.2007
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

eCl@ss in Echtsystem übernommen

Produktspektrum von SIPLAST bereits gut in eCl@ss abgebildet.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
30.03.2007: Methodische Erfassung von Produktbeispielen

Oktober 2006
Es wurden für die Klassifizierung der eCl@ss - Artikel Beispielartikel herausgesucht und klassifiziert, so dass für die Anpassungs-Programmierung eine Vorlage vorhanden ist.
Bsp.: Präsentationsringbuch 24-29-18-01
Sachgebiet: 24 Büromaterial, Büroeinrichtung, Bürotechnik, Papeterie
Hauptgruppe: 29 Ordnen, Archivieren
Gruppe: 18 Ringbuch
Untergruppe: 01 Ringbuch, Präsentationsringbuch
Schlagworte: Motiv-Glanzfolie-Ringbuch, Motiv-Ringbuch, Prospekt-Album, Prospekt-Ringbuch, Prospektalbum, Prospektringbuch, Präsentations-Ordner, Präsentations-Ringbuch, Präsentationsordner, Präsentationsringbuch, Ringbuch für Prospekte, Taschen-Ringbuch, Taschenringbuch
Merkmale:
BAA059001- Artikelnummer
BAF897001- Ausführung der Ablagemechanik
BAE967001- Beschreibung der Besonderheiten
BAG577001- Blattniederhalter vorhanden (J/N)
BAF016001- Breite
BAF896001- Durchmesser des Rings
BAA271001- EAN Code
BAG571001- Einstecktasche vorhanden (J/N)
BAA351002- Farbe
BAA001001- Hersteller-Name
BAA020001- Höhe
BAA306001- Packungsmenge
BAA316001- Produkt-Name
BAA002001- Produkt-Typbezeichnung
BAG423001- Sichttasche am Rücken vorhanden (J/N)
BAG572001- Sichttasche auf dem Vorderdeckel vorhanden (J/N)
BAF099001- Typbezeichnung des Motivs
BAI957001- Verpackung
BAF302001- Verwendung für Papierformate

Bemerkenswert ist, dass bereits viele Artikel aus den SIPLAST-Produktreihen nach bereits vorhandenen eCl@ss - Merkmalen klassifizierbar sind. Etwas aufwändiger war die Bearbeitung der Merkmalsleisten der Beispielartikel, da die Definitionen und die einzelnen Werte zunächst nachgelesen werden mussten. Durch die Verlinkung innerhalb der Merkmalsleiste bekommt man schnell die notwendigen Informationen.

März 2007
Obwohl dieser Punkt schon abgeschlossen war, musste der Punkt noch mal aufgegriffen werden. Zur Überprüfung der Ergebnisse wurden diese mit dem Dienstleister durchgesprochen, um die Suchfunktion im System möglich zu machen.

30.03.2007: Produktklassifizierung

Oktober 2006
eCl@ss:
Es wurde festgelegt, wie die Anpassungsprogrammierung zur Erfassung der Merkmale in infor:COM (ERP-System) durchzuführen ist. Durch die vorgegebenen Merkmalsgruppen ist die Programmierung ziemlich eindeutig und durchführbar. Es werden nur die Gruppen in die Datenbank übernommen, die eine Zuordnungstabelle hinterlegt wurden. Das hat den Vorteil, das die Datenbank nicht unnötig vergrößert wird. Das Hinzufügen von Gruppen ist jederzeit möglich, so dass ein Download dieser hinzugefügten Gruppen erfolgen kann.
In den Stammdaten wird das Auswählen der Merkmale erleichtert, indem eine kontextsensitive Abfrage durchgeführt wird, d. h. dem Anwender stehen immer nur begrenzte und logische Merkmale zur Auswahl.

openTRANS:
Hier wurden ebenfalls die alle notwendigen Aktivitäten besprochen, um mittels einer openTRANS-Schnittstelle den Datenaustausch zwischen dem neuen Portal und dem ERP-System zu verwirklichen. Hier ist es schon aufwändiger festzulegen, welche Daten mit dem Portal und dem Kunden ausgetauscht werden müssen, natürlich immer in Anlehnung an openTRANS. Der Unterschied vom tatsächlichen Ablauf fängt bereits an, wenn man Bestandskunden und Neukunden betrachtet. Hier muss und wurde genau festgelegt werden, wie in jedem Fall verfahren wird. Der Datenaustausch soll über xml-Dateien erfolgen.

Per Besuchsbericht wurde dokumentiert, wie die Anpassungsprogrammierung zu erfolgen hat. Der Dienstleister SGP-GmbH hat die Punkte aufgenommen und wird getestete Programmstücke zur Verfügung stellen, so dass SIPLAST durch einfache Integration im ERP-System im Echt-Betrieb testen kann.

März 2007
eCl@ss :
Für die Übernahme der Anpassung vom Testsystem in das Echtsystem wurde eine Planung hinsichtlich folgender Punkte vorgenommen:
- Zeitplan, um keine Störungen im laufenden Betrieb zu bekommen. Während der Übernahme kann kein Mitarbeiter produktiv mit dem System arbeiten, da durch die Datenbankanpassung eine Reorganisation notwendig ist (Dauer pro Reorganisation ca. 1 Std.)
- Festlegen, welche Dateien / Anpassungen übernommen werden müssen (Zuordnungstabellen, versch. Sichten, Datenbanktabellen, etc.)
- Rücksicherung des alten Zustandes, bei evtl. Scheitern des Einspielens der Anpassungen
- Planung der Funktionstests (Einstellungen innerhalb der Zuordnungstabelle, Einlesen der Datei (eCl@ss-Merkmale), Welche Artikel klassifiziert werden sollen, Suchfunktion)

30.03.2007: Elektronische Aufbereitung, Datenerfassung und –bereinigung der Artikel-/Produktstammdaten

Nach der Übernahme der Anpassung (eCl@ss) in das Echt-System wurden ausgewählte Artikel aus den Stammdaten klassifiziert. Hierbei handelt es sich um Artikel aus dem Standardsortiment des aktuellen Kataloges. Diese Artikel konnten problemlos klassifiziert werden. Die kontexsensitive Abfrage war dabei sehr hilfreich.
Die Bereinigung der Stammdaten ist erst nach Erfassung von mind. 70% der Artikel möglich. Durch eine Datenbankabfrage kann aber auch schon zwischendurch eine Überprüfung stattfinden. Die Abfrage wurde bereits erstellt und ist im System gespeichert.
Um von jeden User eine Übereinstimmung festgestellt werden kann, wird zusätzlich noch ein Filter im System hinterlegt, der bei Bedarf aufgerufen und mit Abfragen gefüllt werden kann.

Nach wie vor muss bei geringer Kenntnis der Klassifizierungsgruppen im Internet mittels der Suchfunktion die Gruppierung gesucht werden. Die Meisten Probleme bereiten die ersten beiden Gruppen, danach findet der Anwender sich schnell zu recht. Eine Online-Hilfe-Erweiterung wäre hier praktisch und wird als Aufgabe an den Dienstleister weitergeleitet.

31.12.2006: Angebote und Auswahl Software-Tools

Nach Rücksprache mit dem Provider und nach Prüfung eines Angebotes für den Webserver ist SIPLAST zu dem Ergebnis gekommen, dass die SQL-Datenbank vom Provider genutzt wird. Hier werden die Daten, die vom ERP-System bereitgestellt werden, vorgehalten und durch einen ständigen Austausch abgeglichen.
Der Aufwand einen eigenen Webserver zu unterhalten wäre für diese Anwendung im 1. Schritt zu groß. Falls das Datenvolumen erheblich ansteigen sollte, wird SIPLAST im 2. Schritt den Webserver in Betrieb nehmen. Die Datenbank wird von SGP eingerichtet.

Die Auswahl der Hardware ist zunächst zurückgestellt. Durch die Auslagerung der Datenbank zu einem Provider ist auch die Anschaffung einer zusätzlichen Firewall nicht notwendig.

Im ersten Schritt wäre ein firmeneigener Webserver übertrieben. Die Datenbank ist in der monatlichen Gebühr beim Provider enthalten. Daher ist es sinnvoll zunächst diese zu nutzen. Der Austausch zwischen ERP-System und Portal kann weiterhin im xml-Format wie geplant erfolgen.