1 Planungsphase Abschluss und Dokumentation der Analyse und Konzeption im Rahmen des allgemeinen Pflichtenhefts
Durchführung geplant für Oktober 2006
Start 15.07.2006
Ende 30.11.2006
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Pflichtenheft erstellt
Das Pflichtenheft ist fertig gestellt. Die Abstimmung mit den Branchensoftware-Spezialisten und der Firma für den Internetauftritt ist zeitintensiv. Die zeitliche und organisatorische Koordination der Projektbeteiligten im Unternehmen stellen eine Herausforderung dar.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Fraunhofer IAO wurde die Ist-Situation aufgenommen. Erforderliche Veränderungen der Soft- und Hardware sowie der innerbetrieblichen Arbeitsabläufe wurden besprochen.
Die Anforderungen an die Software wurden zusammengestellt und an zwei Branchensoftware-Spezialisten weitergegeben. Die Zielsetzung ist, so viele Prozesse wie möglich mit einer Software abzuwickeln. Ebenso wird noch geprüft, inwieweit diese Programme in der Lage sind, Dienstleistungen mittels eCl@ss im Internet über die bestehende Homepage zu kommunizieren. Ob die vorhandenen Klassifizierungen von eCl@ss ausreichen oder ob weitere Vorschläge von Service-System erarbeitet und eingereicht werden, steht noch nicht fest.
Als kleines Unternehmen hat Service-System Probleme, im Tagesgeschäft Freiräume für das Projekt zu schaffen. Da im Jahr 2007 auch die Zertifizierung nach der DIN ISO 9001 ff. angestrebt wird, gibt es immer wieder zeitraubende Diskussionen über die erforderlichen organisatorischen Änderungen und die wechselseitigen Auswirkungen.
Hinzu kommt, dass mit dem Projekt nicht Mitte Juli sondern erst im September 2006 begonnen wurde. Aufgrund personeller Veränderungen wurde das Team in der Verwaltung neu zusammengestellt. Zwei Mitarbeiterinnen haben das Unternehmen verlassen und eine neue Mitarbeiterin wurde eingestellt.
Besprechungen finden alle 14 Tage immer Freitags mit dem gesamten Projektteam statt. Neben allgemeiner Themen werden hier die notwendigen Maßnahmen für den Projektfortschritt diskutiert. Die Projektteilnehmer sind in unterschiedlichen Sachgebieten im Unternehmen tätig (Telefonzentrale, Buchhaltung, Sachbearbeitung, Personalabrechnung, Subunternehmerabrechnung, Objektleitung, Vertrieb). Für den Projektleiter stellt es eine besondere Herausforderung dar, die verschiedenen Einzelinteressen und Sichtweisen auf das Projektziel und ihre inhaltlichen Beiträge für das Gesamtprojekt auszurichten.
Das Pflichtenheft liegt in seiner finalen Form jetzt vor und wurde an potenzielle Software-Hersteller zur Sichtung und Prüfung versendet. Service-System wartet jetzt auf die Ergebnisse, welche Software die Anforderungen am besten erfüllt. Ziel ist es hier, künftig möglichst einheitliche und durchgängige Softwarewerkzeuge einzusetzen, um Anpassungs- und Schnittstellenprobleme bewusst zu vermeiden. Ebenso wurde die Fa. data morgana gebeten, entsprechende Vorschläge zur Umgestaltung des Internetauftrittes zu erarbeiten, um eine Kommunikation über die Webseite sowie Darstellung der Leistungsverzeichnisse nach eCl@ss zu ermöglichen.
Aufgrund der Komplexität und des Umfangs des Projekts ist es schwer für das Unternehmen, den Überblick über die verschiedenen Details zu wahren. Ohne einen neutralen Dienstleister wäre dies nur sehr schwer neben dem Tagesgeschäft möglich.
Die normalen Branchensoftware-Spezialisten tun sich mit den speziellen Anforderungen von Service-System etwas schwer. Gerade die Anbindung an das Internet und die Verwendung von eCl@ss für eine Abbildung von Leistungsverzeichnissen ist hier bislang noch Neuland. Die Kommunikation mit Software-Dienstleistern findet über eMail und Telefon statt, aufgrund räumlicher Entfernungen zu diesen Spezialanbietern sind Vor-Ort-Besprechungen oft nicht möglich.
Zu Beginn des Projekts herrscht bei Service-System noch Unsicherheit über die richtigen Entscheidungen, da das Projekt sehr komplex ist und für Nicht-Experten nur mit Erläuterungen nachzuvollziehen. Das Unternehmen setzt dabei auf die Kompetenz seines Dienstleisters Fraunhofer IAO.
Eine erste Kostenabschätzung liegt mit dem Pflichtheft vor. Aktuell wird ein detaillierter Zeit- und Kostenplan auf Basis der erwarteten Rückläufer der Software-Dienstleister erstellt.
Bei der Vorabauswahl der Softwareanbieter zeigte sich, dass die Programme völlig unterschiedlich aufgebaut sind. Zusätzlich hat sich im Rahmen der Evaluierung der Anwendungen gezeigt, dass bislang keiner der Hersteller in der Lage ist, mit eCl@ss-Klassifizierungen zu arbeiten. Der Bedarf seitens der Software-Hersteller wurde hier bisher völlig verkannt. Die Möglichkeiten, Leistungsdaten in strukturierter Form über die Firmenhomepage auszutauschen, wird bislang von den Software-Anbietern ebenfalls nicht zur Verfügung gestellt.
