eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Stammdatenmanagement: Produktdatenoptimierung

Slt Laser
SLT Lasertechnik Edelstahl- und Blechverarbeitungs GmbH

Perleberg, Brandenburg
Metallerzeugung, -verarbeitung und -bearbeitung
55 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 3,01 Mio.

www.slt-lasertechnik.com

Slt Laser
, Geschäftsführung:

"Mit Hilfe von eBusiness-Standards sind wir als kleines Unternehmen in der Lage, die Anforderungen unserer großen Kunden zu erfüllen und positionieren uns gleichzeitig als kompetenter Geschäftspartner."

Das Unternehmen

1998 wurde die Firma Schmitz Lasertechnik gegründet. Das neue Unternehmen arbeitet mit Lasertechnik und hat damit eine Marktlücke im Bundesland Brandenburg gefunden. Der Laserstrahl ist im Verarbeitungsbereich fast ein Alleskönner, er schneidet hauchdünnes und leichtes Metall ebenso präzise wie dickes und schweres Material. Das Unternehmen bietet seinen Kunden u. a. CNC- Laserschneiden und Abkanten, Baugruppen für Maschinen- und Fahrzeugbau, Schienenfahrzeugbau, Schweißkonstruktionen und Pulverbeschichtung. Die Kunden kommen aus der Industrie und der metallverarbeitenden Industrie, darunter sind Namen zu finden wie: Deutsche Bahn AG; Siemens; Alstom. Seit Firmengründung stieg die Anzahl der Mitarbeiter von fünf auf 69. Es wird auf 2400 m2 im Dreischichtsystem produziert.

Das Projekt

Produktdatenoptimierung durch Klassifizierung nach eCl@ss zur Erfüllung von konkreten Kundenanforderungen.

Das Unternehmen ist auf die Einführung eines neuen ERP-Systems als Ersatz für die vorhandene IT- Struktur angewiesen um Geschäftsfelder effektiver bedienen und Kontrollmechanismen besser nutzen zu können. Dabei werden die neuesten Kataloganforderungen der Groß- und Mittelkunden präzisiert und eingearbeitet. In der Optimierungsphase der Geschäftsabläufe werden die Produktstammdaten aus den Insellösungen zusammengefasst. In der Initialphase werden die Kunden und Geschäftsfelder erfasst, die auf der Basis von eCl@ss als eBusiness-Standard für Schmitz Lasertechnik besonders relevant sind.
Durch den Einsatz des eBusiness-Standards soll die notwendige Kundenbindung verbessert werden. Dazu werden die Kundenfirmen kontaktiert und vom Kunden direkt Stand und Datenbasis sowie die Einführung des eCl@ss als eBusiness-Standard aufgenommen. Dabei wird auch das Entwicklungsziel der Firma Schmitz Lasertechnik sowie das Ziel des Kunden besprochen und dokumentiert. Die Klassifikationsstandards werden über die Klassifizierungstools angewendet. Die Transaktionsstandards werden über die Konvertierungstools genutzt. Durch Suchsysteme ist ein schnelleres Zurückgreifen auf Daten möglich. Die Such- und Auswertsysteme können umfassend durch das Zusammenführen der Dateninsellösungen genutzt werden. In der Firma werden zur Zeit mehrere Softwaremodule von Maschinenlieferanten genutzt. Im Vertrieb sowie in der Buchhaltung werden Microsoft-Komponenten genutzt. Die Verbindung der Insellösungen soll über eine Jet Reportlösung erreicht werden.

Die Ziele

Die Erfordernisse für die Einführung von eBusiness- Standards ergeben sich für Schmitz Lasertechnik aus der Anforderung des zukunftsorientierten Kunden und dem eigenenen Interesse, Arbeiten im internationalen Umfeld zu vereinfachen. In eCl@ss als eBusiness-Standard sieht das Unternehmen eine Möglichkeit, auch internationale Angebote schneller und unkomplizierter zu bearbeiten. Die Zielvorgabe, den Umsatz bei gleich bleibenden Personalkosten zu steigern wird angestrebt. Nach der Klassifizierung der Artikelstammdaten soll eine Zeitersparnis bei der Erarbeitung von Angeboten, besonders im internationalen Rahmen, erreicht werden. Durch die Steigerung der eBusiness-Kompetenz soll eine Online-Abwicklung des Umsatzvolumen von 5% je Geschäftsjahr als Basis mit langfrstigen Steigerungen erreicht werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.09.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Der Geschäftsprozess von Standardprodukten untergliedert sich in drei Teilprozesse:
1. Die Abwicklung von Kundenanfragen nach Erzeugnissen mit der Angebotsabgabe. In diesem Prozessschritt wird zurzeit nur die generelle Machbarkeit geprüft. Wenn die Angebotserstellung zügig erfolgt besteht eine erhöhte Bereitschaft des Kunden einen Auftrag auszulösen. Angebotsanfragen von Interessenten erreichen die Firma meist per Fax, in seltenen Fällen per eMail. Um das Angebot erstellen zu können, wird in der Kalkulationsabteilung mit dem Programm U-Wert gerechnet und bei Erfordernis eine Abstimmung mit den Fachbereichen vorgenommen. Die gesamten Informationen werden in das ERP-System mit den entsprechen-den Erzeugnisinformationen eingegeben, so dass das Angebot per Fax an den Anfragenden versendet wird.
2. Anfragen zur Lieferfähigkeit eines Erzeugnisses sind von der Materialverfügbarkeit und der Maschinenkapazität abhängig und werden zurzeit vom Materialeinkäufer bzw. vom Werkstattleiter beantwortet. Bei zurzeit 10 % aller Anfragen erfolgt die Bestellung, die im Anschluss an ein Kundengespräch mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung durch die Sekretärin gefaxt wird.
3. Die Auftragserteilung durch den Kunden erfolgt in 95 % über ein Fax. Aus den Stammdaten können nur die Kundenstammdaten übernommen werden, diese wurden auf Grund der vorher gehenden Anfrage angelegt. Artikelstammdaten für den Auftrag können nur durch vorhergehende gleiche Aufträge verwendet werden. Die Artikelstammdaten in der Artikelkarte gliedern sich zurzeit in Produktdaten wie z.B. Laufende Nr.: / Benennung: / Material: / Abmessung: / Zeichnungsnummer: / Oberfläche: / Basiseinheitscode: / Arbeitsplannummer: / oder Fertigungsstücklistennummer:/ Die Eingabemethode ist hier manuell.

Die Zielsetzung

Im Mittelpunkt der Anwendung steht die Erschließung neuer Vertriebs- und Kommunikationswege, um Kundenanforderungen nach größerer Transparenz hinsichtlich Lieferfähigkeit von Produkten gerecht zu werden.

Die bisherigen Vertriebsprozesse im Unternehmen sollen mit der aktiven Vertriebsleitstelle als Kommunikationsplattform optimiert werden, indem mehrmals am Tag auftretende Arbeitsschritte automatisiert und elektronisch abgewickelt werden. Ziel ist es, auf diese Art und Weise Vertriebsmitarbeiter konzentriert an wertschöpfende Aufgaben zu binden.

Da die Lieferfähigkeit einen Erfolgsfaktor beim Unternehmen Schmitz Lasertechnik Edelstahl- und Blechverarbeitungs GmbH darstellt und viele Kunden vor allem nur dann bestellen, wenn das Produkt mit bekannter Qualität zum vorher bestimmten Termin geliefert werden kann. Diese Informationen sollen interessierten Kunden über die Klassifizierung im System zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Pflichtenheft:
Pflichtenheft, Ist-Soll Analyse, Projektorganisation
Ursprüngliches Konzept überarbeitet
Das ursprüngliche Pflichtenheft musste wg. Anbieterwechsel komplett überarbeitet werden. mehr Info
30.03.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2006
Start: 04.09.2006
Zeitverzögerung Ende: 30.03.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
2 Einführung Mediando:
Projektmanagement, Dienstleistungen Mediando, Datenmodellierung, Datenimport
Import und Nutzung der initialen Daten durchgeführt
Zusätzlich zur automatischen Datenübernahme wurde eine Datenübernahme mit Excel geprüft. mehr Info
30.06.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2007
Start: 16.03.2007
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Ausgabe von eBusiness-Formaten:
Einrichten eBusiness-Formate, Schulung, Datenexport, BMEcat
Datenexport eingerichtet
Produkteinordnung ist nach eCl@ss 4.1 und eCl@ss 5.1.4 vorgenommen worden. mehr Info
30.06.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2007
Start: 14.06.2007
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Ausgabe WEB-Katalog:
Internetkonzeption, Umsetzung der Testumgebung, Go Live
Layout wurde abgestimmt
Als Arbeitsgrundlage wurde der Leitfaden zum Aufbau der Designvorgabe verwendet. mehr Info
31.08.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2007
Start: 26.06.2007
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Im März 2007 wurde im Rahmen von Prozeus im Unternehmen Schmitz Lasertechnik Edelstahl- und Blechverarbeitung GmbH nach der endgültigen Erstellung des Pflichtenheftes mit der Einführung von BMEcat 2005 und eCl@ss 4.2 bzw. eCl@ss 5.1 begonnen. Schmitz Lasertechnik, ein Metallteilelieferant im Bereich Laserzuschnitt, Kanteile und Stanzteile sowie Schweißbaugruppen mit oder ohne Pulverbeschichtung nach kundenspezifischer Vorgaben, hat sich der Aufgabe gestellt, ein Produktinformationssystem für Großkunden zu erstellen. Im Herbst 2007 wurde das Projekt mit der Fertigstellung der Web-Lösung abgeschlossen.

Die Erfahrungen

Der sehr eng gesteckte zeitliche Rahmen für das Projekt wurde durch die Firma Schmitz Lasertechnik sowohl in der Anfangsphase wie auch in der Endphase ausgedehnt. Der bisherige IT Partner stieg nach anfänglichen Zugeständnissen in der Vertragsanbahnung aus. Danach wurden mit zwei weiteren IT-Beratern erfolglose Anstrengungen unternommen. So konnte erst nach einem halben Jahr ein sehr kompetentes IT Beratungsunternehmen, die e-pro solutions GmbH, gebunden werden. Die Datenbasis der Artikelstammdaten aus Navision
konnte unkompliziert genutzt werden. Da das IT Unternehmen e-pro über sehr gute Erfahrungen in dem Projekt verfügte, wurde das eigentliche Kernthema im organisatorischen und methodischen Rahmen schnell umgesetzt. Die Vermittlung der eCl@ss-und BMEcat-Grundlagen konnte sehr konzentriert durchgeführt werden. Die sehr spezielle Gestaltung des PIMs wurde mit der IT Firma altantis GmbH Hamburg vorgenommen. Das WEB Hosting übernimmt der IT-Dienstleister Metzer Agentur für DV-/IT Technik Hamburg.

Die Projektschritte und Inhalte wurden mit dem IT Dienstleister abgestimmt und
für die Erstellung des Pflichtenheftes aufgearbeitet. Dabei wurde von Anfang an, der Schwerpunkt auf die Marketingverwertbarkeit gelegt.

1. Der Ausgangspunkt der Überlegung war es, für Großkunden eine Plattform
als Produktinformationsystem und damit verbunden ein Produktinformationmanagmet zu konzipieren. Das Anliegen, damit die Kundenbindung zu stärken, sollte mit den Qualitätsvorteilen der gefertigten Erzeugnisse aufgezeigt werden. Dabei wurden Materialbeschaffenheitskriterien herausgestellt und nach dem Fertigungsverfahren gegliedert. Spezielle Kriterien der Qualitätsstufen werden aus der Detailaufnahme sichtbar. Alle Grundlagen, die für die Eingruppierung notwendig sind konnten so erarbeitet werden.

2. In dem zweiten Schritt, nach der Strukturbaumfestlegung, die alle Fertigungsverfahren und Materialarten als Oberbegriff enthält, erfolgte die
die Datenaufbereitung. Aus den 30000 Artikeln wurden nur die schienenfahrzeugspezifischen ausgewählt. Dafür wurden jeweils 5 Merkmale erfasst. Nach der Datenfeldfestlegung und Abstimmung wurde die Datenübernahme mit dem Datenkonfigurator vollzogen und die programmierten Schnittstellen wurden erfolgreich gestestet. Das ständige Aktualisieren der neu zufertigenden Erzeugnisse wird weiter in Abstimmung mit dem Großkunden vollzogen. Die Möglichkeit der Übersetzung der Artikelstammdaten ist vorhanden - wurde aber aus Bedarfsgründen nur getestet und wird zurzeit vom Kunden nicht abverlangt.

3. Parallel wurde mit der Einführung des neuen PPS-Systems begonnen. Hierfür ist kurzfristig ein neues Serversystem mit der kompletten Neuausstattung der Hardware von 15 Arbeitsplätzen angeschafft worden.

4. Die eCl@ss-Spezifikation mit den technischen Merkmalen der Artikel wurde verknüpft und läuft im Echtzeitmodus im BMEcat.

Das Produktions- und Erzeugnisspektrum ist damit abrufbar und heute durch das PPS-System mit Liefertermin und der entsprechenden Qualität dargestellt. Die engere Kundenbindung und der weitere Ausbau für den elektronischen Kommunikationsprozess wurden geschaffen.

Die Zukunft

Schmitz Lasertechnik ist ein für die Zukunft aufgestelltes Unternehmen, hat jedoch auf Grund der derzeitigen Größe von 64 Beschäftigten einen zu niedrigen Grenzwert bei der völligen Erschließung der eBusiness-Vorteile. Durch eine Neugründung des Unternehmens vor drei Jahren sind noch keine ausreichenden gefestigten Strukturen vorhanden. Leider wirkte dieser Umstand während der gesamten Projektumsetzung. Damit verbunden waren neue Zuständigkeiten, Personalschwächungen bis zur Systemumstellung im Projekt und letztendlich zur kompletten Führungspersonal-Neuaufstellung. Nachdem diese vollzogen war und das Projekt zu scheitern drohte, weil Stammdaten nicht mehr verwendet wurden, wurde ein neues PPS-System mit neuem Server eingeführt.

Hierdurch konnte die Optimierung von Vertriebs- und Beschaffungsprozessen jedoch realisiert werden. Die aktive Vermarktung der Lösung durch die Anforderungen der Standards eCl@ss und BMEcat hat dem Unternehmen auf dem Markt zu einem sichern und kompetenten Auftreten verhoffen. Das positive Image des Unternehmens, welches auch mit der Durchführung des Projektes PROZEUS gekoppelt ist, hilft bei der besseren Marktdurchdringung.

Prozessverbesserungen konnten allein schon durch die Erhöhung der Kundeninformationen auf elektronischem Wege erreicht werden. Die Steigerung der Anfragen an den Vertrieb und an die Kalkulation über den Kanal
des Internets wurde damit realisiert.