4 Produktivphase Schulungen, Tests und Nachbesserungen am System
Durchführung geplant für Dez. 2010
Start Mai 2010
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in Arbeit |
Workshops und Fachseminare durchgeführt
Umfangreiche Schulungen laufen, Belastung aufgrund von zwei parallel geführten Buchhaltungssystemen zurzeit sehr hoch, Systemtests laufen
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Es wurde ein Firmenseminar durchgeführt, das den Keyusern die Möglichkeit gab, geführt von einem Trainer der proALPHA Academy, das System an 2 Tage kennen zu lernen, das Zusammenspiel der einzelnen Prozesse zu beobachten und Werteflüsse nachzuvollziehen. Das System machte dabei alles in allem einen runden Eindruck auf die Keyuser, es zeigte an vielen Stellen Möglichkeiten, Informationen sicherer zu halten, und schneller Auswertungen zur aktuellen Geschäftslage zu erstellen. Im Rahmen des Seminars wurde auch festgestellt das es unterschiedliche Logiken zwischen dem Alt-System und proALPHA gibt und dass die SAB viele Funktionen von proALPHA gar nicht nutzen kann, zumindest nicht, wenn sich organisatorisch nichts ändert.
Es fanden Workshops zur Integration des Einkauf und des Vertriebes in die Finanzbuchhaltung, Werteflüsse und Kontenfindung sowie zur Übernahme von Sachkonten und Salden des Jahres 2009 in die FiBu, sowie offene Posten zum Echtstart am 01.09.2010 statt.
Im Vertrieb wurde geklärt wie einzelne Auftragspositionen im Vertrieb und deren Zusammenhang mit dem Liquiditätsplan angelegt werden. Dabei wurden Teilpositionen geliefert und das Verwenden von Anzahlungen und Schlussrechnung geklärt. Die Nutzung von Merkmalsleisten um Besonderheiten des Auftrages zu hinterlegen wurde erläutert. Die Kommissionsnummer soll als Belegsammler verwendet werden (Ein Hauptauftrag, mehrere Nachträge). Im Einkauf wurde die Nutzung der Suchmechanismen und die Sachmerkmale im Teilestamm erläutert. Auch hier soll die Kommissionsnummer soll als Belegsammler verwendet werden. Hier besteht die Notwendigkeit von Beispielen eines anderen Kunden von proALPHA um den neuen Teilestamm zu definieren. Hier wurde versucht Kontakte herzustellen und parallel dazu Beispiele zur Nummerierung zu liefern. Eine kumulierte Anzahlungsrechnung ist im Standard nicht möglich, hier sind daher Modifikation von proALPHA notwendig. Durch die Urlaubszeit sind Verzögerungen im Projekt aufgetreten, eine Nutzung der im Projektplan vorgesehenen Pufferzeit kann dies jedoch ausgleichen. Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen wurden erstellt, die Rechnungskontrolle der Lieferanten wurde durchgeführt und im DMS abgelegt.
Es fand ein Workshop in den Bereichen FiBu, Vertrieb und Kostenrechnung bzgl. der Echtstartbegleitung des 1.Meilensteines in der proALPHA-Einführung statt. Hier wurde das Buchen von Bankkontoauszüge, der Zahlungsverkehr mit Lieferanten, das Erfassen von Eingangsrechnungen, das Erstellen von Ausgangsrechnungen und das Betrachten der Auswirkungen in der Kostenrechnung erläutert. Schon jetzt ist erkennbar, dass die Belastung durch das Führen von zwei Buchhaltungssystemen in bestimmten Teilbereichen wie Kostenrechnung/Projektverwaltung und Materialwirtschaft/Eingangsrechnungen viel Kraft bei den Beteiligten kostet und somit wichtige Ressourcen bindet, welche eigentlich dringend beim Fortschritt in anderen Bereichen des gesamten proALPHA-Projektes gebraucht werden. Hinzu kommen noch Ausfallzeiten durch Urlaub und Krankheit von wichtigen Schlüsselpersonen in der Verwaltung der SAB. Die Analyse der erzeugten Zahlen kommt derzeit zu kurz. Aber alles in allem sind sich alle in dem Teilprojekt beteiligten Personen einig, der Echtstart ist gelungen.
Im Rahmen eines Workshops im Bereich Kostenrechnung wurden unterschiedliche Umbuchungsszenarien von Kostenstelle an Kostenträger besprochen und im Test eingerichtet. Hier gibt es diverse Auswertungsmöglichkeiten, wie Kostenarten-BAB, Kostenstellen-BAB, Kostenträgerbogen und deren Set-Möglichkeiten, diese wurden ebenfalls an Beispielen durchgesprochen und im Test eingerichtet. Leider befindet sich die SAB in Hinblick auf die Vielzahl von Möglichkeiten der Kostenrechnung in proALPHA jedoch noch am Anfang. Von daher müssen nun in der Folgezeit Strategien zusammen mit der GF und dem Controlling entwickelt werden, wie Kosten im Unternehmen BWL-relevant richtig verteilt werden und daraus entsprechende strategische Entscheidungen getroffen werden. Neben dem Workshop im Bereich Kostenrechnung fand auch ein Workshop im Bereich Finanzbuchhaltung statt. Hier wurde der erste Monatsabschluss in der FiBu durchgeführt, die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt und die Buchung der unvollendeten Produktion besprochen. Zudem fand eine Bereinigung von Fehlbuchungen in diversen Sachkonten statt.
Teilnahme an der Schulung AE1 und AE2 (Anwendungsentwicklung) bei proALPHA in Weilerbach, um Grundlagenwissen vermittelt zu bekommen, notwendige Anpassungen am System und in der Benutzersteuerung durch den Kunden durchzuführen.
Durchführung einer Anwenderschulung in Bezug auf die Möglichkeiten der Auswertungen und Statistiken in proALPHA für Vertrieb, Controlling und Geschäftsführung. Die intern geführten Statistiken sind in Absprache der Teilnehmer nicht benutzbar. Die erstmal offensichtliche Möglichkeit der Auswertung bietet nur das Tool "Analyzer". Dort existieren schon Musterauswertungen, welche aber noch durch die SAB erweitert werden können und auch müssen.
Statusberichte wurden erstellt und der Projektplan im goLive angepasst, diebezüglich fand auch eine Zuarbeit hinsichtlich des PROZEUS Pflichtenheftes statt. Die Nachbestellung der Software (Chargenverwaltung) wurde erstellt und die Installationsumgebung Elster Schnittstelle angepasst. Zudem wurde ein Leitfaden für den Bereich Einkauf zum Thema Zuschläge erstellt.
In einem Workshop in Bereich Vertrieb wurde die Anlage von Angeboten, die Belegübernahmen im Vertrieb aus Aufträgen, Angeboten und Lieferscheinen und das Erstellen von Textbausteinen zur Angebotsanlage erläutert. Zudem fand ein Workshop mit einer Erklärung des Analyzers in der FiBu und KoRe statt. Hier wurden erste Schritte mit dem proALPHA-eigenen Analyse-Tool Analyzer erklärt und es wurden vorgefertigten Exports aus proALPHA ausgeführt. Die Einführung des Angebotswesens ist leider aus Zeitgründen und der notwendigen Unterstützung des Projektleiters SAB nicht möglich und wird bis auf weiteres verschoben. Das Tool Analyzer und die vorgefertigten Imports benötigen eine genauere Betrachtung um die Wertigkeit der Aussagen daraus abzuleiten.
Die Statusberichten wurden erstellt und der Projektplan im goLive angepasst.
Nach dem Echtstart des 1. Meilensteines am 01.09. wurden sowohl die Korrektur von Buchungsfehlern als auch die Möglichkeiten der Analyse von eingegebenen Buchungen geklärt. Durch die eigentliche Notwendigkeit von Beratungsleistungen auf der einen Seite und der entsprechenden Unmöglichkeit aus finanziellen Gründen auf der anderen Seite, sowie simplen Fehlern auf der Benutzerseite entstehen natürlich in der Anfangszeit eines Software-Projektes Probleme, welche in Kauf genommen werden müssen.
