Arbeitspaket 6 Pflege und Ergänzung Katalogdatenbank
Durchführung geplant für Juli 2003
Start 24.07.2003
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in Arbeit |
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Zeitverzögerung |
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Stolpersteine |
Stammdatenpflege zeitintensiv - Übersetzung problematisch
Die Erstellung von beschreibenden Texten für die Produkte der Katalogdatenbank ist wesentlich arbeitsintensiver als angenommen. Die Übersetzung in verschiedene Sprachen ist aufgrund fehlender Branchenkenntnis nicht von Externen durchführbar.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die Stammdatenpflegearbeiten und die Fotoarbeiten für die neuen Frühjahrs-Produktserien sind zwischenzeitlich abgeschlossen. Die Firma Rössler Papier Düren bringt zweimal jährlich neue Produktserien auf den Markt. Da meistens bis zur letzten Minute an der Gestaltung und der Entwicklung der neuen Produkte gearbeitet wird, bleibt für die notwendigen Katalogstammdatenarbeiten und der Produktfotoerstellung nur sehr wenig Zeit, um rechtzeitig zum Messebeginn fertig zu sein. Die Produktbilder werden bislang mit Hilfe eines externen Fotografen in einem eigenen kleinen Fotoatelier erstellt. Da die Koordination mit dem externen Fotografen sich manchmal schwierig gestaltet, überlegt Rössler zukünftig die Artikelfotos mit eigenen Mitarbeitern zu produzieren.
Die Übersetzungsarbeiten der Katalogtexte ins Englische bzw. ins Französische sind noch nicht fertiggestellt. Da die Übersetzungsarbeiten in eigener Regie durchgeführt werden, geht es nur sehr langsam voran, da der Mitarbeiter, der damit beschäftigt ist, diese Aufgabe neben der eigentlichen Arbeit bewältigen muss.
Der Katalog ist seit Anfang des Monats online. Die englischen bzw. die französischen Artikeltexte werden erst nach vollständiger Übersetzung des Artikelsortimentes freigeschaltet. Der Online-Shop wird mit einigen ausgesuchten Kunden im Echtbetrieb getestet. Sollten im Echtbetrieb keine Mängel mehr auftreten, wird der Shop im März 04 generell freigeschaltet.
Die Stammdatenpflege und Stammdatenergänzungen sind bis auf die Übersetzungen der Artikeltexte ins Englische bzw. ins Französische abgeschlossen. Entgegen unserer ursprünglichen Absicht werden die Artikeltextübersetzungen nicht über
ein Übersetzungsbüro ausgeführt. Es stellte sich heraus, dass die von Rössler angesprochenen Übersetzungsbüros nicht über ein ausreichendes Detailwissen und Branchenvokabular verfügten. Mit Hilfe der Marketingleiterin eines eng mit Rössler zusammenarbeitenden PBS-Unternehmens aus Australien werden die Übersetzungen in Englische in eigener Regie geleistet. Für die französischen Artikeltexte wird nun
ein ähnliches Vorgehen geplant.
Die Stammdatenpflege und Stammdatenergänzung ist weitgehend abgeschlossen.
Mit der Übersetzung der Artikeltexte ins Englische bzw. ins Französische wurde begonnen. Diese Arbeiten werden sich aber sicherlich noch einige Wochen hinziehen.
Die Katalogdatenpflege ist bis auf die englischen und französischen Übersetzungen weitgehend fertiggestellt. Die Übersetzungen sollen von englischen bzw. französischen Übersetzungsbüros mit Branchenkentnissen vorgenommen werden.
Die Mitarbeiterin der Produktentwickung kommt bedingt durch ihr eigentliches Tagesgeschäft, die neue Sortimentsgestaltung, nur sporadisch zur Artikeltextgestaltung für die Katalogverwaltung. Diese Arbeit wird sich vermutlich noch einige Zeit hinziehen.
Die Katalog-Stammdatenpflege ruht im Oktober durch Urlaub und Krankheit der zuständigen Mitarbeiter.
Bestandteil der SQL-Business-Katalogverwaltung ist ein Cross-Media Tool. Es handelt sich um ein eigenständiges Softwaretool mit dessen Hilfe man die Katalogdaten nach einer XML-BMEcat Konvertierung in unterschiedliche Medien übertragen kann. Mit Hilfe dieses Tools können aus der Katalogdatenverwaltung heraus Preislisten, bebilderte Kataloge, CD-Kataloge oder auch Kataloge im PDF-Format generiert werden. Mitarbeiter der Fa. Aktivcomm (Hersteller dieses Tools) zeigten auf Basis der bisher erfassten Katalog/Artikelstammdaten die diversen Möglichkeiten dieses Tools. Das Cross-Media Tool gibt einen gewissen Gestaltungsrahmen vor. In den nächsten Wochen wird geprüft, ob dieser Rahmen ausreicht oder ob er nach den Wünschen von Rössler Papier erweitert werden muss.
Mitarbeiter der Produktentwicklung, des Marketing und der EDV wurden geschult. Anhand von bereits eingepflegten Katalogdaten wurden Preislisten, bebilderte Kataloge, CD-Kataloge, PDF-Kataloge erstellt.
Die Mitarbeiterin der Produktentwicklung berichtet, dass sich die Katalog-Stammdatenpflege mühsamer gestaltet als erwartet. Insbesondere die Definition der einzelnen Kataloge sowie die Gestaltung der eigentlichen beschreibenden Artikelkatalogtexte erweisen sich als sehr zeitraubend.
- Katalog und Produktgruppeneinteilung: das heißt, der Gesamtartikelbestand wird in unterschiedliche Kataloge aufgeteilt. Der Katalog wiederum wird in beliebig viele Produktgruppen unterteilt Die Produktgruppe wird in Untergruppen aufgeteilt usw. (Baumstruktur). Eine Mehrfachzuordnung der Artikel zu Katalogen oder Produktgruppen ist möglich. Beispiel: Ein A4 Schreibblock kann sowohl im Katalog "Briefpapier" als auch im Katalog "Schulbedarf" zugeordnet sein.Katalogtexte: Im Warenwirtschaftssystem existieren zur Zeit nur eine einzeilige Artikelbezeichnung von max. 40 Zeichen. Dieser einzeilige Text wurde und wird für die Lieferschein und Rechnungsschreibung benötigt. Für die Darstellung der Artikel im Online-Shop oder in einem Printkatalog wird jedoch ein detaillierterer aussagekräftigerer Beschreibungstext benötigt.Fotographien: Sowohl für den Online-Shop als auch für den Printkatalog werden von jedem Artikel 2 Fotos benötigt (klein und groß).Stichworte: Um dem zukünftigen Online-Shopbenutzer das schnelle Auffinden der gesuchten Artikel zu erleichtern (Stichwortsuche) werden die Artikel mit passenden Stichworten ergänzt. Beispiel: ein Briefumschlag wird auch unter dem Begriff Briefhülle oder Brief-Couvert gefunden.
Katalogstruktur erstellt
Erstellung der Artikeltexte ist zeitintensiv
Festlegung von Stichworten: Unterstützung durch einen branchenfremden Studenten
Die Geschäftsführung von Rössler Papier wurde über den aktuellen Stand der Dinge bezüglich Katalogdatenpflege informiert. Hier insbesondere über die Tatsache, dass der tatsächliche Aufwand zur notwendigen Katalogpflege höher ist als erwartet und sich wahrscheinlich noch einige Wochen hinziehen wird. Vor dem Hintergrund von ca. 4500 Artikeln und einem jährlich wechselnden Sortimentes von einigen Hundert Artikeln, kam man überein, dass es sinnvoll ist, die Fotos nicht extern erstellen zu lassen, sondern diese selber in einem eigenen kleinen Fotostudio zu erstellen. Der Projektleiter schlug unter dem Gesichtspunkt der Kosten vor, einen ihm bekannten Studenten, der bereits auf dem Gebiet der Produktfotografie einige Erfahrungen hat, für diese Aufgabe zu verpflichten.
Die Zuordnung der definierten Katalogstruktur ist zwischenzeitlich den einzelnen Artikeln zugeordnet worden. Für einige Produktbereiche sind die Stichwörter und Suchbegriffe Stoffels in einer Exceltabelle erfasst und durch ein Hilfsprogramm in die SQL-Business-Katalogverwaltung übertragen worden. Die Mitarbeiterin der Produktentwicklung schlägt vor, entgegen der ursprünglichen Planung anstatt eines neuen Artikel-Katalogtextes zwei neue Texte zu definieren: einen sehr ausführlichen Text für die Detailanzeige im Online-Shop und einen etwas kürzeren und knapperen Text für den Preislisten- und Katalogdruck.
Die Katalogstruktur ist nach Rücksprache mit einigen Außendienstmitarbeitern neu definiert worden. Ein Verkaufsmitarbeiter wird nach einer kurzen Einweisung durch Rössler Data über die SQL-Business-Katalogverwaltung das gesamte Artikelsortiment dieser neuen Katalog-Produktstruktur zuordnen. Der Vertriebsmitarbeiter des Projektteams übernimmt die Aufgabe für den gesamten Artikelstamm, die für den Online-Shop notwendigen Stichworte, Suchbegriffe und Pseudonyme zu bestimmen. Hierbei soll er von einem Praktikanten unterstützt werden. Die Stichwörter werden in einer Exceltabelle erfasst und mittels eines kleinen Hilfsprogramms von Rössler Data automatisch in die Katalogverwaltung übertragen.
Die Artikel-Katalogtextfestlegung gestaltet sich als schwierig. Ausführliche, beschreibende Texte für eine im Online-Shop dargestellte Detailanzeige sind unter Umständen für einen aus der Katalogverwaltung heraus automatisch generierten Katalogdruck/Preislistendruck, zu ausführlich. Auch scheint es zwischen den einzelnen Produktgruppen größere Unterschiede zu geben. Die Mitarbeiterin der Produktentwicklung will die Katalogtextgestaltung nochmals völlig neu überdenken und definieren.
Der Aufbau der Katalogstruktur erweist sich als schwieriger als zunächst erwartet. Der Versuch, die bisher zu statistischen Zwecken existierenden Warengruppen als Basis für die neuen Katalog-Produktgruppen zu nehmen, funktioniert nicht. Die bisher zu Papier gebrachten Strukturen erscheinen als nicht einsetzbar. Der Vertriebsmitarbeiter macht den Vorschlag einige Außendienstmitarbeiter, die eine größere Nähe zu unseren PBS-Einzelhandelskunden haben, in diese Arbeit mit einzubinden. Eine Mitarbeiterin der Produktentwicklung wird sich um die Definition der Katalogtexte kümmern.
Im Projektteam werden die anstehenden Arbeiten zum Thema Pflege und Ergänzung der Katalogdaten diskutiert. Als erste Aufgabe wollen die Mitarbeiter von Produktentwicklung und Export das gesamte Produktsortiment in eine Katalogstruktur einteilen. (Katalog - Produktgruppe-Produktuntergruppe-Produkt). Diese Katalogstruktur wird als eine Zugriffsmöglichkeit auf den Shop dienen. Um den Zugriff übersichtlich zu halten, soll versucht werden, die Katalogstruktur max. 4-stellig zu gestalten.
