eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Online-Shop, eMarktplatz, elektronischer Katalog

Rössler Papier GmbH & Co. KG

Düren, Nordrhein-Westfalen
Papierverarbeitung
115 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 16,8 Mio.

www.roesslerpapier.de

Partnerunternehmen:

Karstadt Warenhaus AG

www.karstadt.de

Peter Rössler, Geschäftsführung:

"eBusiness hat uns den Sprung ins neue Jahrtausend ermöglicht und zeigt uns neue Vertriebswege, die wir vorher nicht sahen."

Das Unternehmen

Rössler Papier wurde 1937 als Großhandel für Briefpapiere gegründet. In den 40er Jahren wurde mit der eigenen Produktion begonnen. Später wurde das Sortiment um Anzeigenpapiere für Druckereien sowie kommerzielle Briefumschläge und Versandtaschen erweitert. 1999 wurde Rössler Papier neu organisiert. Seitdem internationalisiert sich Rössler Papier, gründete eine Vertriebstochter in den USA und schafft Vertriebsallianzen in allen wichtigen internationalen Märkten. Im Focus von Rössler Papier steht der Privatbedarf an hochwertigen Papierprodukten. Zu den Produkten zählen ein Papierkonzept aus Farben und Artikeln für die private Korrespondenz, die EDV-technische Bedruckung, die kreative Gestaltung; Ordner, Bücher, Photobücher, Ablagen; Briefmappen; Papeterien: konfektionierte Briefpapiere, hochwertige Blocks, Briefumschläge und andere Papiere für den täglichen Gebrauch sowie Trauerpapiere.

Die Ziele

Der eBusiness-Anwendungsbereich als Medium und Bestandteil der Kommunikations-, Informations-, Service-, Distributions- und Marketingpolitik soll eine erhebliche Steigerung der Kundenbindung und -orientierung bewirken. Die zu erreichende eBusiness-Kompetenz wird zum Aufbau eines fortschritt- und kundenbedürfnisorientierten Images sowie zur Stärkung und langfristigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beitragen.

Das Projekt

Das Unternehmen plant die elektronische Abwicklung und Automatisierung der Geschäftsvorgänge durch den Aufbau eines elektronischen Kataloges, eines Online-Shops und die Teilnahme an einem elektronischen Marktplatz. Die Neugestaltung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und technischen Hard- und Software-Lösungen soll ein Niveau bei Zuverlässigkeit, Servicegrad und Bearbeitungszeiten erreichen, welches die Position des Unternehmens im Wettbewerb langfristig stärken wird. Der Online-Shop soll eine standortunabhängige zielgerichtete Neukundenansprache und -gewinnung möglich machen. Das Unternehmen wird national und international, rund um die Uhr für seine Kunden erreichbar sein.
Durch den Aufbau eines Customer Relationship Management Systems sollen die Geschäfte mit dem bestehenden Kundenstamm intensiviert werden. Die permanente Erreichbar- und Verfügbarkeit sowie eine Vereinfachung der Wiederholungskäufe wird die Kundenbindung insgesamt erhöhen. Des Weiteren ist geplant, die Kunden individuell anzusprechen sowie kundenspezifische Sortimente zu bilden und kundenspezifische Aktionen/ one-to-one Marketing durchzuführen. Die zu schaffende eBusiness-Plattform wird in eine unternehmerische Multi-Channel-Distributionsstrategie eingebunden.

Der Nutzen

Der Eintritt in den Bereich eBusiness stellt für Rössler Papier, sowohl im Geschäft mit bestehenden Kunden als auch im Neukundengeschäft, ein gesteigertes Absatzpotenzial dar. Die Online-Bearbeitung und -Abwicklung von Kundenbestellungen trägt zu einer Reduzierung von Durchlauf- und Abwicklungszeiten und Verringerung der Fehlerkosten bei. Dies führt zu einer Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Zu Beginn des Projektes wird bei Firma Rössler Papier noch ein Anfang der 90er Jahre selbstentwickeltes Warenwirtschaftssystem eingesetzt. Diese Software läuft auf einem Unix-Server. Im Unternehmen wird ein Onlineshop-Vertrieb aufgebaut, der das traditionelle Geschäft unterstützen wird. Da bei Rössler derzeit nur wenige Prozesse elektronisch ablaufen, werden hier vergleichbare Prozesse beschrieben, wie sie im Unternehmen stattfinden. Eng verbunden mit dem Aufbau des elektronischen Shops sind die derzeitigen Prozesse der Katalogerstellung und der Auftragsbearbeitung.

Die Zielsetzung

Die Einführung einer in die WWS und in das eCommerce integrierten Katalogdaten-Verwaltung bedingt eine intensive Einarbeitung und Schulung aller involvierten Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen, welche an der Entwicklung und Pflege von Katalog-Artikelstammdaten mitwirken. Durch Einführung eines Online-Shops für Vertrieb (Katalogerstellung/ Auftragsanbahnung) und des "Customer-Relationship-Managements" (Kundenmanagement) werden sowohl Änderungen im Prozeßablauf als auch in der Organisation des Unternehmens notwendig. Nach Ende der Einführung der eBusiness-Anwendungen werden im Bereich der Technik sowohl auf Seiten der Software als auch hardwareseitig umfangreiche Änderungen bei Rössler realisiert worden sein.

Profil Roessler Neu Ii
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Projektplanung und Pflichtenhefterstellung
Pflichtenheft von Geschäftsleitung akzeptiert
Nach intensiven Vorüberlegungen und ausführlichen Vorbereitungen wird das Pflichtenheft sowie die geplanten Lösungen von der Geschäftsleitung ohne Änderungen akzeptiert. mehr Info
13.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 01.04.2003
Zeitverzögerung Ende: 13.06.2003
Kommentar zu AP 1:
Pflichtenhefterstellung zeitaufwändig
Erstellung des Pflichtenhefts arbeitsintensiv
Entgegen der Erwartungen ist die Erstellung des Pflichtenhefts arbeitsintensiv. Außerdem darf die Wirtschaftlichkeit der möglichen Lösung nicht vernachlässigt werden. mehr Info
Arbeitspaket 2:
Hardware: Auswahl, Beschaffung und Installation
Technische Möglichkeiten verleiten zu Überschätzung
Bei der Hardwareauswahl besteht die Gefahr, dass die technischen Möglichkeiten zu Überschätzung und Fehlkalkulationen verleiten, da nicht alles, was machbar ist, auch wirtschaftlich ist. mehr Info
31.08.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2003
Start: 26.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2003
Arbeitspaket 3:
Software: Installation und Schulung
Software ausgewählt und installiert
Mit leichten Verzögerungen konnte die Software für die Katalogerstellung sowie das CRM installiert werden. Erste Schulungen fanden statt. mehr Info
31.08.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2003
Start: 23.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2003
Arbeitspaket 4:
CRM/Vertrieb: Einrichten und Schulung
Vervollständigen von Kundendaten unterschätzt
Um eine umfassende Basis für das CRM zu schaffen, werden Kundendaten nachträglich mit Unterstützung des Außendienstes erfasst und ergänzt. Die Erfassung ist wesentlich zeitintensiver als erwartet und geht nur schleppend voran. mehr Info
29.02.2004
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Juli 2003
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende:
Meilenstein 1:
Pflichtenhefterstellung und Schulung
Pflichtenhefterstellung ist zeitintensiv
Das Pflichtenheft wurde mit leichter zeitlicher Verzögerung fertiggestellt. Erste Einweisungen in die installierte Software verliefen ohne Probleme.
13.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.07.2003
Start: 01.04.2003
Ende: 31.06.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5:
Stammdatenübertragung zwischen Warenwirtschaft - SQL-Business
Schnittstellenprogrammierung unproblematisch
Bei der automatischen Übertragung der Stammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem in das neue SQL-Business-System entstanden nur kleine Fehler, die leicht behoben werden konnten. mehr Info
31.07.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2003
Arbeitspaket 6:
Pflege und Ergänzung Katalogdatenbank
Stammdatenpflege zeitintensiv - Übersetzung problematisch
Die Erstellung von beschreibenden Texten für die Produkte der Katalogdatenbank ist wesentlich arbeitsintensiver als angenommen. Die Übersetzung in verschiedene Sprachen ist aufgrund fehlender Branchenkenntnis nicht von Externen durchführbar. mehr Info
29.02.2004
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Juli 2003
Start: 24.07.2003
Zeitverzögerung Ende:
Stolpersteine Stolpersteine
Kommentar zu AP 6:
Bestimmung von Stichworten und Synonymen für Produktsuche im Online-Shop
Für 4.500 Produkte müssen Synonyme gefunden werden
Als hilfreich hat sich die Unterstützung eines branchenfremden Studenten erwiesen. mehr Info
Arbeitspaket 7:
Erstellung von digitalen Fotos für Online-Katalog
Erstellung von Fotos sehr arbeitsintensiv
Für die Erstellung von digitalen Fotos wurde aus Kostengründen ein eigenes Fotostudio aufgebaut. Ein Student mit Erfahrungen in der digitalen Fotographie wurde mit der Erstellung der Produktphotos beauftragt. mehr Info
31.12.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2003
Start: 01.08.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Arbeitspaket 8:
Klassifizierung der Produktdaten nach eCl@ss
Klassifizierung nach eCl@ss verschoben
mehr Info
31.12.2003
Status: verschoben
geplant für: Juli 2003
Ende:
Meilenstein 2:
Schnittstellenprogrammierung
mehr Info
Status: nicht begonnen
geplant für: 31.08.2003
Ende:
Arbeitspaket 9:
Testphase SQL CRM-Module / Call Center
Medienbruch verkompliziert Call-Center Tests
Wochenlange Tests zweier Innendienst-Mitarbeiterinnen des Verkaufs haben zu einer Entscheidung für das richtige CRM-Modul geführt. Dieser Test war sehr zeitaufwändig, da während des telefonischen Kontaktes mit dem Kunden zwischen zwei Programmen, dem alten Warenwirtschaftsprogramm und dem Call-Center-Modul aus SQL-Business, hin und her geschaltet werden musste. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.11.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 10:
Katalogverwaltung mit BMEcat-Erstellung, Schnittstelle PBSeasy
BMEcat-Format für Großkunden lieferbar
Mit Hilfe des Cross-Media Tools können BMEcat-Kataloge für Großkunden bereitgestellt werden. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.03.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 11:
Übertragung der Bestelldaten Rössler - Dienstleister
Übertragung von Bestelldaten möglich
Die Programmierung von Kommunikationsprogrammen zur Übertragung von elektronischen Bestelldaten zwischen dem Provider und Rössler Papier wurde vom Dienstleister erfolgreich vorgenommen. mehr Info
31.01.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.01.2004
Meilenstein 3:
Echteinsatz eCommerce-Plattform
eCommerce-Plattform online
Erste positive Kundenreaktion sind sehr schnell zu verzeichnen.
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.10.2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Kommentar zu M 3:
Steigerung des Kundenservices
Mehr Kundenservice durch Online-Shop
Automatisierung macht es möglich: zukünftig stehen Rössler-Kunden monatlich aktuelle detaillierte verkaufsstatistische Informationen (Einzelartikelinformationen bis hin zum Verkaufserlös pro Quadratmeter Ladenfläche) über Rössler- Paper Produkte zur Verfügung. mehr Info
Arbeitspaket 12:
Online-Shop und eCommerce-Plattform: Test, Start und Schulung
Online-Shop im Test mit Kunden erfolgreich
Der Echttest mit Kunden hat kleine Fehler aufgedeckt, die behoben werden. Im Großen und Ganzen rief der Shop positive Resonanz bei den Kunden hervor. mehr Info
30.06.2004
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Oktober 2003
Start: 17.09.2003
Zeitverzögerung Ende:
Kommentar zu AP 12:
Arbeitspaket 12: neuer Online-Katalog und Shop
Positive Effekte durch elektronischen Katalog
... ergaben sich aus der ersten Präsentation des Online-Katalogs und Online-Shopsystems auf der Messe "Paperworld". mehr Info
Arbeitspaket 13:
Printkataloge: Erstellung und Schulung
Cross-Media Tool zur Katalogerstellung
Mit Hilfe des neuen Cross-Media Tools wurden erste Preislisten erstellt. Ebenso können jetzt elektronische Kataloge im BMEcat-Format geliefert werden. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.02.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Meilenstein 4:
Echtbetrieb PBSeasy
mehr Info 31.03.2004
Status: nicht begonnen
geplant für: 30.11.2003
Ende:
Arbeitspaket 14:
Startphase II: erweiterte eCommerce-Plattform
UMTS-Einsatz sinnvoll?
Es wurden die neuen Module systemunterstütztes Marketing und Besuchsberichte installiert. Für die Besuchsplanung wird voraussichtlich UMTS eingesetzt. mehr Info
30.06.2004
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Januar 2004
Start: 01.02.2004
Ende:
Kommentar zu AP 14:
UMTS-Einsatz
UMTS: schnell, aber teuer?
Ein aktuelles Angebot von Vodafon ermöglicht den Einsatz von UMTS für Rössler Papier. Der gesamte Außendienst wird zukünftig mit Laptop und UMTS-Karten ausgestattet. Weitere Infos in Arbeitspaket 14.
Meilenstein 5:
Echteinsatz eCommerce-Plattform erweitert
mehr Info 31.03.2004
Status: nicht begonnen
geplant für: 31.01.2004
Ende:
Arbeitspaket 15:
vertiefende Schulungen: Katalogverwaltung, CRM , Online-Shop
mehr Info 31.03.2004
Status: nicht begonnen
geplant für: Januar 2004
Ende:
Meilenstein 6:
Erstellung Printkataloge
mehr Info 31.03.2004
Status: nicht begonnen
geplant für: 15.03.2004
Ende:

Das Projekt

Geplant war die Erstellung eines elektronischen Produktkataloges, eines Online-Shops und Teilnahme an einem elektronischen Marktplatz ("PBS-Easy"). Die Produktdaten für den elektronischen Produktkatalog wurden nach eCl@ss klassifiziert und im BMEcat-Format zur Teilnahme an Marktplätzen und für den Online-Shop bereitgestellt. Des Weiteren wurde die Anbindung an den SINFOS-Datenpool (seit dem 14.01.2008 SA2 Worldsync) geschaffen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Roessler

Der Projektablauf wird vom Unternehmen nur als akzeptabel bewertet, da der Aufwand relativ hoch war. Trotzdem ist die Zielerreichung des Gesamtprojekts gut. Problematisch waren die fehlenden Ressourcen: auf bereits ausgelastete Mitarbeiter wurden zusätzlich Aufgaben aus dem Projekt verteilt. Da die ursprünglich geplanten personellen Ressourcen nicht ausreichten, wurden im Laufe des Projekts weitere Mitarbeiter hinzugezogen. Einfacher als geplant gestaltete sich die Erstellung von BMEcat-Katalogen: hier existierte bereits eine Standardfunktionalität im ERP-System, so dass der BMEcat-konforme Produktkatalog einfach automatisch erstellt werden konnte.

Den größten Aufwand verursachte die Erstellung von digitalen Produktfotos. Da der elektronische Katalog im Internet zur Verfügung gestellt werden sollte, mussten für jedes Produkt Digitalfotos in unterschiedlichen Größen und Qualitäten erstellt werden. Dieses Arbeitspaket wurde im Vorfeld erheblich unterschätzt, so dass die ursprüngliche Zeitplanung um das vierfache überschritten wurde. Auch die Übersetzung der beschreibenden Produkttexte war schwieriger als erwartet: Durch fehlende Branchenkenntnis konnte die Übersetzungsarbeit nicht von externen Übersetzern durchgeführt werden. Nichtsdestotrotz konnten die Kosten im Projekt im geplanten Rahmen gehalten werden.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen leicht gefallen. Als Informationsquellen wurden vorzugsweise das Internet und das Wissen des IT-Dienstleisters sowie von Verbänden und Fachliteratur genutzt. Der IT-Dienstleister konnte das Unternehmen gut beraten, auch wenn er sich erst selbst über eBusiness-Standards informieren musste. Kundenanforderungen nach klassifizierten elektronischen Produktkatalogen lagen bereits im Vorfeld vor und wurden auch während des Projekts an das Unternehmen herangetragen. Insbesondere die Erweiterung der Abbildung von Produkten der Papierverarbeitung in eCl@ss wird gefordert. Ein Großhändlerverbund dagegen fordert eine Branchenlösung.

Die Erfahrungen

Die Kundennachfrage konnte weltweit erheblich gesteigert werden. Es wurde außerdem ein Image-Gewinn festgestellt. Die im Pflichtenheft geplanten Kosteneinsparungen zeigen bereist im ersten Jahr nach Projektabschluss erste Wirkungen. Interne Abläufe wurden überarbeitet und konnten in ihrer Effizienz gesteigert werden. Es wurde eine Stelle des "Stammdatenadministrators" geschaffen, der die komplette Produktdatenpflege für elektronische Kataloge und das Internet übernommen hat.

Die Zukunft

Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Rössler Papier eine Person komplett für das Projekt freistellen. Das Unternehmen plant in näherer Zukunft keine neuen Projekte. Trotzdem können zukünftig Kundenanforderungen nach standardisierten Katalogen und elektronischen Produktinformationen leichter erfüllt werden.

Fazit: "eBusiness hat uns den Sprung ins neue Jahrtausend ermöglicht und zeigt uns neue Vertriebswege, die wir vorher nicht sahen."

"Zwei auf einen Streich - Mit eBusiness-Standards Konsumgüterwirtschaft und Industrie verbinden"

In dieser Broschüre werden die beiden PROZEUS Dual-Pilotprojekte (Gebrüder Colsman und Rössler Papier) vorgestellt, die sowohl Industrie- als auch Handelskunden beliefern und vor der genannten Problematik standen. Im Rahmen von PROZEUS haben die Unternehmen unterschiedliche eBusiness-Anwendungen umgesetzt, um den Wünschen und Anforderungen sowohl der Handels- als auch der Industriekunden gerecht werden zu können.

Mehr zur Broschüre

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: