Praxisberichte Produktdatenmanagement: Effiziente Auswahl von Standardprodukten und kundenorientierte Konfiguration der Produkte

Das Unternehmen

Die RITZ Pumpenfabrik ist ein mittelständisches Unternehmen zur Herstellung und den Vertrieb industrieller Pumpen für unterschiedliche Anwendungsbereiche.
Seit über 125 Jahren ist RITZ in der Pumpenindustrie tätig. Die Palette an Pumpen für Rein- und Abwasser ist sehr umfassend, so dass für viele verschiedene Anwendungsfälle und Medien geeignete Lösungen angeboten werden können. Dies betrifft sowohl die Werkstoffe als auch Bauformen und Dichtungsausführungen. Die Einsatzgebiete der Pumpen reichen von der Wasserversorgung/Wasserentsorgung über die Abwasserentsorgung/Umwelttechnik, die Industrie-/Verfahrenstechnik und den Bergbau bis hin zur Schwimmbadtechnik.

Das Projekt

Eine effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen setzt eine stabile und qualitativ hochwertige Datenbasis sowohl für Standard- als auch Individualprodukte voraus. Eingesetzte eBusiness-Standards sind eCl@ss und BMEcat.

Neue Anforderungen an die Unternehmensprozesse werden durch geänderte Abläufe sowie die sich internationalisierende Struktur und technologische Weiterentwicklung von Kunden und Lieferanten an RITZ gestellt. Dabei betreffen die Prozessänderungen der Kunden und Lieferanten insbesondere den verstärkten Einsatz von eBusiness-Technologien auf Seiten der Geschäftspartner. So muss RITZ z.B. für einen großen Kunden an dessen Einkaufsplattform teilnehmen und Anfragen, Ausschreibungen und Aufträge von dessen Portalplattform manuell abrufen. Der persönliche Kontakt bei der Auftragsbearbeitung tritt dabei zusehens in den Hintergrund. Dies betrifft insbesondere Standardprodukte von RITZ. Eine effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen setzt aber eine stabile und qualitativ hochwertige Datenbasis sowohl für Standard- als auch Individualprodukte voraus.

Standardprodukte müssen durch exakte Produktdaten derart beschrieben werden, dass eine schnelle Auswahl der gewünschten Produkte realisiert werden kann. Individualprodukte werden typischerweise auf der Basis von Produktdaten sowie daraus abgeleiteten Kenngrößen berechnet und konfiguriert. Zur effizienten Konfiguration von Individualprodukten müssen die Produktdaten in einem Zustand vorliegen, der eine Konfiguration erlaubt.

Die Ziele

Auf Basis der Produktdaten muss eine effiziente Auswahl von Standardprodukten sowie eine schnelle und kundenorientierte Konfiguration von Pumpen möglich sein. Der Effizienzgewinn soll dabei durch neue bzw. geänderte Prozesse auf Basis der Produktdaten realisiert werden, d.h. durch kürzere Suchzeiten bei Produktdaten, ein verbessertes Lieferantenmanagement und die Reduktion von Lieferzeitüberschreitungen durch eine optimierte Auftragsbearbeitung.
Die Grundlage für die Lösung ist eine effiziente und konsolidierte Datenbasis in Kombination mit verfügbaren aber evtl. auch zu erweiternden eBusiness-Standards. Der Einsatz von eBusiness-Standards betrifft dabei einerseits die Bereinigung der Artikelstammdaten auf Basis einer standardisierten Produktklasssikation wie eCl@ss und andererseits die Optimierung der Schnittstellen in Richtung Lieferanten und Kunden durch den Einsatz von eBusiness-Standards für den
Austausch von Produktdaten wie dem BMEcat. Somit soll durch den Einsatz von E-Business-Standards die Wettbewerbsfähigkeit von RITZ auf den globalen Märkten verbessert und die Teilnahme an neuen Märkten ermöglicht bzw. sichergestellt werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Nach den erhaltenen Angaben sind 48 Softwaresysteme bei Ritz im operativen Einsatz. Dabei ist zu berücksichtigen, dass durch die Einführung des ERP-Systems sich einige dieser Softwaresysteme in Ablösung befinden. Ferner wurde als neues Anwendungssystem der Produktkonfigurator Spaix unter dem Namen Winpump eingeführt bzw. löst das alte System winpump ab. Neben diesen Anwendungssystemen sind Datenbankmanagementsysteme der Firmen Oracle
sowie Microsoft (Access) und Gupta in verschiedenen Versionsständen im Einsatz. Zwischen diesen Anwendungssystemen existieren 47 Systemschnittstellen unterschiedlicher Komplexität.

Die Zielsetzung

Insbesondere der Konsolidierung der Datenbasis soll im Rahmen des Projektes PROZEUS besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Dabei ist nicht nur die interne Bereinigung der verfügbaren Artikeldaten gemeint, sondern auch die Erweiterung der Artikeldaten durch klassifikatorische Produktdaten. Da RITZ als Hersteller industrieller Pumpen eine langjährige Erfahrung im Bereich der Beschreibung von Pumpen besitzt, sollen die Erfahrungen und Ergebnisse der Konsolidierung der Produktdaten auch in die Weiterentwicklung der Produktklassifikation eCl@ss für diesen Produktbereich einfliessen und somit allen Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Das Ergebnis

Im Oktober 2006 wurde im Rahmen von PROZEUS bei Ritz begonnen, die Produktstammdaten auf die Beschreibung durch eCl@ss umzustellen mit der Zielsetzung, eine einheitliche unternehmensinterne und nternehmensübergreifende Produktbeschreibung zu erhalten. Durch diese Vereinheitlichung sollte einerseits eine geeignete technische Basis für den
überbetrieblichen Geschäftsverkehr gelegt werden und andererseits diese Beschreibung zur Optimierung der Auftrags- und Angebotsbearbeitung herangezogen werden.

Dieses Vorhaben wurde im Juli 2007 erfolgreich abgeschlossen. Dabei wurde die Auftragsbearbeitung dahingehend optimiert, dass nun bei einer Kundenanfrage nicht nur auf Basis der nach eCl@ss klassifizierten Produktdaten schneller Kundenanfragen beantwortet werden können, sondern auch die Konfiguration einfacher Pumpen durch den Vertrieb unmittelbar zu einer Stückliste führt und somit die Produzierbarkeit und ein errechneter Liefertermin bereits in der Kundenbetreuung sichergestellt werden kann. Somit kann die Liefertreue wesentlich verbessert werden.

Die Erfahrungen

Zur Umsetzung der Zielsetzungen wurden bei Ritz zunächst im Rahmen eines ERP-Testssystems die beiden Artikelwelten des Vertriebes und der Fertigung zusammengeführt in einheitliche Artikelstammdatensätze. Dabei wurden die Funktionalitäten der verschiedenen Sicht mit übernommen, d.h. die Preisbildung auf Seiten der Vertriebsartikel sowie die Stücklistenerzeugung auf Seiten der PPS-Artikel. Diese neuen Artikelstammdatensätze wurden dann nach eCl@ss vernummert und die entsprechenden Merkmalleisten zur normierten Beschreibung hinterlegt. Da bis dato eine Artikelklassifizierung nach der Nomenklatur des VDMA, die keine Produktmerkmale liefert, durchgeführt wurde, musste in einem ersten Schritt ein Abgleich von VDMA und eCl@ss für die relevanten Produktgruppen durchgeführt werden. Dieser Abgleich hat gezeigt, dass alle Artikelstammdatensätze, die in den Ritz Standardpumpen verbaut werden durch ca. 30 eCl@ss Klassen repräsentiert werden können und dass alle Zukaufteile durch insgesamt ca. 300 eCl@ss Klassen beschrieben werden konnten. Es hat sich gezeigt, dass weit weniger eCl@ss Klassen als zunächst angenommen berücksichtigt werden mussten. Die neuen Artikelstammdatensätze wurden dann nach eCl@ss vernummert und die entsprechenden Merkmalleisten zur normierten Beschreibung hinterlegt. Da die neuen Artikelstammdaten über die notwendige Funktionalität zur Preisbildung verfügten, konnten auf deren Basis ebenfalls direkt Angebote erzeugt werden. Das ERP-System wurde um die Funktionalität erweitert, aus den für einzelne Artikel konkret hinterlegten Werten der eCl@ss Merkmale Stücklisten direkt zu erzeugen. Erweitert wurde diese Funktionalität durch die Möglichkeit, auf Basis der eCl@ss normierten Artikelbeschreibungen einen elektronischen Produktkatalog nach BMEcat zu erstellen und an Kunden zu liefern. Dies betrifft einerseits die Ritz Pumpen, aber auch Ersatzteile für Pumpen.

In einem ersten Schritt hat sich Ritz dabei auf Standardkonfigurationen von Pumpen konzentriert und darauf aufbauend den Angebots und Auftragsprozesse neu definiert. Zur Sicherstellung der Datenbasis wurde ein Stammdatenprozess definiert innerhalb dessen es nur noch der IT erlaubt ist, auf Anfrage und nach Abgleich mit eCl@ss Klassen neue Artikelstammdaten zu erstellen bzw. solche von Lieferanten in das System zu übernehmen.

Die Zukunft

Durch den Einsatz von eCl@ss als Standard für die normierte Artikelbeschreibung konnten die bislang existierenden und getrennten Artikelwelten des Vertriebs und der Fertigung zusammengeführt werden und dadurch der Aufwand für die Stammdatenverwaltung nahezu um 50% verringert werden. Ferner konnte durch die Einführung von eCl@ss bei Ritz ein wichtiger Schritt gemacht werden in Richtung einer Standardklassifikation für Produkte und Ersatzteile der Pumpenindustrie. Durch die Verwendung von eCl@ss konnte der Angebotsprozess sowie der Übergang von einem Angebot in einen Auftrag deutlich verkürzt werden, indem eCl@ss-konforme Artikelstammdaten als Basis für die Stücklistenerzeugung verwendet werden. Durch diesen Schritt konnte der Prozess der Auftragserstellung für Pumpen in Standardkonfiguration um ca. 25% verkürzt werden. Neben diesen Prozessverbesserungen ist Ritz zudem in der Lage, elektronische Produktkataloge an seine Kunden zu senden und diese auch ebenfalls für die interne Nutzung einzusetzen. Dies betrifft nicht nur Kataloge in deutscher Sprache, sondern auch in den übrigen Katalogsprachen für die entsprechende Artikelstammdaten vorliegen. Der elektronische Produktkatalog dient somit als zentrales Datenaustauschformat innerhalb des Unternehmens sowie zwischen Unternehmen und Kunden. Es können Produktkataloge mit oder ohne Listenpreise sowie kundenindividuelle Kataloge erstellt werden.

Da im ersten Schritt Zukaufteile sowie vorkonfigurierte Pumpen betrachtet wurden, muss der gefundene Ansatz nun auch auf kundenindividuelle Pumpen erweitert werden. Dadurch können weitere Optimierungspotenziale gehoben werden. Des Weiteren wird aktuell die Einrichtung eines Online-Shops für Ersatzteile auf Basis der genormten Artikelstammdaten geprüft, da für diesen Bereich konkrete Kundenanfragen vorliegen.