Praxisberichte

Produktdatenmanagement: Effiziente Auswahl von Standardprodukten und kundenorientierte Konfiguration der Produkte

	Ritz Pumpenfabrik GmbH & Co. KG Schwäbisch Gmünd, Baden-Württemberg Maschinenbau/Anlagenbau 200 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 25 Mio. www.ritz.de		Hans-Jürgen Steeb, Leiter IT / ORG: "RITZ möchte die Optimierung der Prozesse in Richtung Kunden und Lieferanten im Rahmen des Projektes PROZEUS angehen, Lösungen für die existierenden Problemstellungen auf der Basis von Standards erarbeiten und als Praxisbeispiel zur Verfügung stellen."

Im Oktober 2006 wurde im Rahmen von PROZEUS bei Ritz begonnen, die Produktstammdaten auf die Beschreibung durch eCl@ss umzustellen mit der Zielsetzung, eine einheitliche unternehmensinterne und nternehmensübergreifende Produktbeschreibung zu erhalten. Durch diese Vereinheitlichung sollte einerseits eine geeignete technische Basis für den
überbetrieblichen Geschäftsverkehr gelegt werden und andererseits diese Beschreibung zur Optimierung der Auftrags- und Angebotsbearbeitung herangezogen werden.

Dieses Vorhaben wurde im Juli 2007 erfolgreich abgeschlossen. Dabei wurde die Auftragsbearbeitung dahingehend optimiert, dass nun bei einer Kundenanfrage nicht nur auf Basis der nach eCl@ss klassifizierten Produktdaten schneller Kundenanfragen beantwortet werden können, sondern auch die Konfiguration einfacher Pumpen durch den Vertrieb unmittelbar zu einer Stückliste führt und somit die Produzierbarkeit und ein errechneter Liefertermin bereits in der Kundenbetreuung sichergestellt werden kann. Somit kann die Liefertreue wesentlich verbessert werden.

Zur Umsetzung der Zielsetzungen wurden bei Ritz zunächst im Rahmen eines ERP-Testssystems die beiden Artikelwelten des Vertriebes und der Fertigung zusammengeführt in einheitliche Artikelstammdatensätze. Dabei wurden die Funktionalitäten der verschiedenen Sicht mit übernommen, d.h. die Preisbildung auf Seiten der Vertriebsartikel sowie die Stücklistenerzeugung auf Seiten der PPS-Artikel. Diese neuen Artikelstammdatensätze wurden dann nach eCl@ss vernummert und die entsprechenden Merkmalleisten zur normierten Beschreibung hinterlegt. Da bis dato eine Artikelklassifizierung nach der Nomenklatur des VDMA, die keine Produktmerkmale liefert, durchgeführt wurde, musste in einem ersten Schritt ein Abgleich von VDMA und eCl@ss für die relevanten Produktgruppen durchgeführt werden. Dieser Abgleich hat gezeigt, dass alle Artikelstammdatensätze, die in den Ritz Standardpumpen verbaut werden durch ca. 30 eCl@ss Klassen repräsentiert werden können und dass alle Zukaufteile durch insgesamt ca. 300 eCl@ss Klassen beschrieben werden konnten. Es hat sich gezeigt, dass weit weniger eCl@ss Klassen als zunächst angenommen berücksichtigt werden mussten. Die neuen Artikelstammdatensätze wurden dann nach eCl@ss vernummert und die entsprechenden Merkmalleisten zur normierten Beschreibung hinterlegt. Da die neuen Artikelstammdaten über die notwendige Funktionalität zur Preisbildung verfügten, konnten auf deren Basis ebenfalls direkt Angebote erzeugt werden. Das ERP-System wurde um die Funktionalität erweitert, aus den für einzelne Artikel konkret hinterlegten Werten der eCl@ss Merkmale Stücklisten direkt zu erzeugen. Erweitert wurde diese Funktionalität durch die Möglichkeit, auf Basis der eCl@ss normierten Artikelbeschreibungen einen elektronischen Produktkatalog nach BMEcat zu erstellen und an Kunden zu liefern. Dies betrifft einerseits die Ritz Pumpen, aber auch Ersatzteile für Pumpen.

In einem ersten Schritt hat sich Ritz dabei auf Standardkonfigurationen von Pumpen konzentriert und darauf aufbauend den Angebots und Auftragsprozesse neu definiert. Zur Sicherstellung der Datenbasis wurde ein Stammdatenprozess definiert innerhalb dessen es nur noch der IT erlaubt ist, auf Anfrage und nach Abgleich mit eCl@ss Klassen neue Artikelstammdaten zu erstellen bzw. solche von Lieferanten in das System zu übernehmen.

Durch den Einsatz von eCl@ss als Standard für die normierte Artikelbeschreibung konnten die bislang existierenden und getrennten Artikelwelten des Vertriebs und der Fertigung zusammengeführt werden und dadurch der Aufwand für die Stammdatenverwaltung nahezu um 50% verringert werden. Ferner konnte durch die Einführung von eCl@ss bei Ritz ein wichtiger Schritt gemacht werden in Richtung einer Standardklassifikation für Produkte und Ersatzteile der Pumpenindustrie. Durch die Verwendung von eCl@ss konnte der Angebotsprozess sowie der Übergang von einem Angebot in einen Auftrag deutlich verkürzt werden, indem eCl@ss-konforme Artikelstammdaten als Basis für die Stücklistenerzeugung verwendet werden. Durch diesen Schritt konnte der Prozess der Auftragserstellung für Pumpen in Standardkonfiguration um ca. 25% verkürzt werden. Neben diesen Prozessverbesserungen ist Ritz zudem in der Lage, elektronische Produktkataloge an seine Kunden zu senden und diese auch ebenfalls für die interne Nutzung einzusetzen. Dies betrifft nicht nur Kataloge in deutscher Sprache, sondern auch in den übrigen Katalogsprachen für die entsprechende Artikelstammdaten vorliegen. Der elektronische Produktkatalog dient somit als zentrales Datenaustauschformat innerhalb des Unternehmens sowie zwischen Unternehmen und Kunden. Es können Produktkataloge mit oder ohne Listenpreise sowie kundenindividuelle Kataloge erstellt werden.

Da im ersten Schritt Zukaufteile sowie vorkonfigurierte Pumpen betrachtet wurden, muss der gefundene Ansatz nun auch auf kundenindividuelle Pumpen erweitert werden. Dadurch können weitere Optimierungspotenziale gehoben werden. Des Weiteren wird aktuell die Einrichtung eines Online-Shops für Ersatzteile auf Basis der genormten Artikelstammdaten geprüft, da für diesen Bereich konkrete Kundenanfragen vorliegen.