3 Produktivphase Einführung des PIM-Systems
Durchführung geplant für Dezember 2006
Start 01.11.2006
Ende 13.04.2007
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Kleine Nachbesserungen noch erforderlich
Nicht alle Varianten-Merkmale eines Produktes werden im PIM dargestellt.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Verschoben auf Ende Dezember 2006, Anfang Januar 2007 - Die letzten Schulungen CMP / XSL-fast fanden am 20./21.02.2007 statt.
Geplant waren eine PIM – Schulung (Aufbau der Software, Vorgehensweise bei der Datenaufbereitung / Klassifizierung) sowie eine Schulung zur Erstellung der Datenblätter, Ersatzteillisten, ... (CMP).
Bisher wurde 1MT PIM – Einführungsschulung durchgeführt. CMP – Schulung war für Ende Januar, Anfang Februar geplant.
Die Schulung im Umgang mit der eigentlichen PIM – Software, sowie der DAM – Software (Digital Asset Manager, zur Verwaltung aller digitalen „Mehrwert“ Dateien wie z.B. Produkt-Photos, Zeichnungen, ...) ist abgeschlossen.
Eine halbtägige XSL-fast Einführungsschulung wurde am 31.01.2007 durchgeführt. Die Software XSL-fast dient dazu, Formulare für die benötigten Datenblätter / Produktkataloge / Stücklisten usw. zu erstellen.
An den Tagen 20./21.02.2007 wurde das erste Renner-Layout mit XSL-fast, zur automatisierten Darstellung von Ersatzteillisten, erstellt.
Da es sich bei dieser Software um eine „Standard“-Software handelt, fällt die Einarbeitung nicht besonders schwer. Eine Einarbeitung „learning by doing“ bezüglich des Umgangs mit der Software ist gut möglich. Die Einarbeitung in die XSLfast Software – zur Erstellung der Renner-Spezifischen Formulare – erfordert dagegen etwas mehr Schulungs-Aufwand.
Dank genauer Terminvorgaben verläuft das Projekt gut. Der Dienstleister muss zwar immer wieder an die engen Terminvorgaben erinnert werden (insbesondere auch in der Urlaubszeit über den Jahreswechsel), aber im Großen und Ganzen ist die Zusammenarbeit bisher i.O. Eine feste Einbindung des Projektes in das Tagesgeschäft der betreffenden Personen ist sehr wichtig, da es sonst immer zu Verschiebungen kommt.
Laut Zeitplan sollten die Schulungen zwar bereits früher abschlossen sein, was aber aufgrund der verspäteten PIM-Software Auswahl, Installation und Einführung nicht möglich war.
Eine zeitliche Aufteilung der Schulungen hat sich als sehr sinnvoll erwiesen, da zwischen den Terminen das bereits Erlernte ausprobiert werden kann und aufgetretene Fragen und Probleme beim nächsten Schulungstermin umgehend geklärt werden können.
Die Konzeptionelle Planung, sowie die ersten Tests wurden im Dezember 2006 durchgeführt. Ein Funktionstest wurde im Januar 2007 erfolgreich abgeschlossen.
Die Zusammenarbeit zwischen dem PIM-Software Dienstleister, dem PPS Dienstleister und der Fa. Renner GmbH verläuft sehr gut.
jCatalog ist Standardsoftware, es steht ein allg. Software-Update im Jan/Feb 2007 bevor. In diesem Software-Update sind bereits Features enthalten, welche für die Renner Produkte unbedingt benötigt werden.
Welche Nachbesserungen darüber hinaus noch notwendig sind, wird sich nach der Durchführung der Software-Updates Mitte Februar 2007 zeigen.
März/April 2007:
Die Software-Updates PIM und CMP wurden von jCatalog erfolgreich durchgeführt. Neben mehreren kleineren Verbesserungen der Software, besteht nun auch z.B. die Möglichkeit einer direkten Ausleitung von Produkten im CMP (Cross-Media-Publishing) inkl. Unterbaugruppen, ohne dass die Unterbaugruppen separat aufgerufen werden müssen. Ebenfalls als sehr positiv zu vermerken ist die enorme Verkürzung der Importzeiten, diese konnte von ca. 3,5 – 4 Stunden auf 45 min. durch eine Verbesserung der Software bei der Import-Skript-Bearbeitung herabgesetzt werden.
Nach wie vor ungelöst ist das Problem, dass die Suche von Produkten über die Renner Geräte-Nr. im PIM (bzw. insbesondere zu einem späteren Zeitpunkt besonders wichtig im OPC [Online-Product-Catalog]) nicht möglich ist. Alle Geräte-Nr. zu einem Produkt werden bisher im PIM in ein längenrestriktiertes, numerisches Feld geschrieben. Die Lösung dieses Problems wurde in der Prioritätenliste auf Position 2 gesetzt, da primär die automatisierte PDF – Ausleitung von Ersatzteillisten und Datenblättern „on the fly“ für (zunächst) eine Produktgruppe zum Laufen gebracht werden muss. Hierzu sind aktuell noch kleine Anpassungen sowohl beim Auslesen aus dem PPS-System (IFAX), als auch beim Einlesen der Daten ins PIM notwendig.
Probleme in der Darstellung der Renner-Klassifikation im PIM:
Nicht alle Varianten-Merkmale eines Produktes werden im PIM dargestellt. Grund dafür sind Aufrufe von Unterbaugruppen im PPS-System (IFAX). Die Merkmale dieser Unterbaugruppen wurden nicht „hochgezogen“ und stehen daher in der csv-Datei für PIM auch nicht zur Verfügung. An dieser Stelle muss eine Nacharbeit im PPS-System (IFAX) erfolgen, damit diese Merkmal-Verknüpfungen dem PIM-System bekannt gemacht werden.
Nachdem der Initial-Import abgeschlossen war und die Artikel-Stammdaten im PIM-System auf ihre Richtigkeit überprüft werden konnten, wurden an einigen Stellen noch Fehler und Probleme aufgedeckt. Diese traten (und treten) sowohl auf Seiten des PPS-Systems (also des Exports), als auch des PIM-Systems (also des Imports) auf und hielten sich bislang in einem für solch ein Projekt üblichen Rahmen.
Die Fa. Renner hätte vielleicht die eine oder andere Erkenntnis durch ein umfangreicheres Pflichtenheft zu Beginn der PIM-Einführung bereits im Vorfeld erhalten, und somit eine Nachbesserung vermeiden (zumindest minimieren) können. Dabei stellt sich allerdings ganz klar die Frage, welche Lösung effektiver und somit eben auch kostengünstiger ist.
Nach den Erfahrungen, welche Renner u.a. mit diesem Projekt gewonnen hat, wird die Nachbesserungen „in Maßen“ -Variante für die effektivere gehalten. Zum Zeitpunkt der Pflichtenhefterstellung sind die Vorstellungen von PIM und dessen Umsetzung im eigenen Betrieb noch ziemlich unscharf, und in gleichem Maße sind die unternehmensspezifischen Stammdaten dem Dienstleister auch noch völlig unbekannt. Eine zu lange „Pflichtenheft-Phase“ würde die Produktiv-Phase noch weiter hinauszögern und somit die im Laufe des Projekts automatisch wachsende Ungeduld unnötig erhöhen.
Ziele müssen immer klar definiert und mit Terminvorgaben versehen werden. Auch wenn die von PROZEUS vorgegebene Projektlaufzeit sehr eng gesteckt war, so ist solch eine straffe Vorgabe sehr wichtig für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Auch wenn vielleicht nicht ganz 100% zum Projektende erreicht werden, so hätte man auch die erreichten fast 100% ohne diese Zielsetzung in diesem Zeitraum (eventuell überhaupt nicht) erreicht. Die Einführung einer PIM – Lösung und die damit verbundene Aufbereitung von Artikel- u. Produktstammdaten erfordert einen langen Atem und kann ohne klare Zielvorgaben zum Scheitern verurteilt sein. Durch die starke Einbindung der Mitarbeiter von KMU in das Tagesgeschäft sind klare Absprachen mit den Dienstleistern sowie die Einhaltung von Terminen ganz besonders wichtig. Erfahrungen haben gezeigt, dass ohne diese Vorgaben es notgedrungen immer zu Verschiebungen kommt. Diese Verschiebungen können natürlich vorkommen, dürfen aber nicht zu einem Dauerzustand werden.
Das Projekt musste um einen Monat – auf Ende März / Mitte April 2007 – verlängert werden, da das bis Ende Februar 2007 (dem eigentlichen Projektende) erreichte Ziel noch keine zufriedenstellenden Ergebnisse ermöglichte. Trotzdem kann der bisher benötigte Zeitrahmen für die eigentliche Einführung der PIM-Lösung (Start war Ende November 2006) als sehr positiv bezeichnet werden.
Es wurden sowohl intern als auch extern mehr Tagewerke verbraucht als geplant.
Anbei eine Auflistung einiger aktuellen Importe:
Attribute 130 Sek
AttributeValueOptions 25 Sek
Artikel 660 Sek (ca. 25.000, inkl. 15-20 Attribute)
Artikelfremdsprachen 170 Sek
AttributeValues 250 Sek
Stücklisten 480 Sek (ca. 140.000)
