Praxisberichte

Einführung eines Stammdatenmanagements unter Einsatz der Standards BMEcat, ETIM und eCl@ss

	NORKA - Norddeutsche Kunststoff- und Elektrogesellschaft Stäcker mbH & Co. KG Hamburg, Hamburg Lichttechnik 244 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 30 Mio. www.norka.de		Michael Neumann, Projektleiter: "Stammdaten sind das Fundament eines Unternehmens. Um in der Zukunft auf dieses Fundament bauen zu können, wollen wir jetzt strategisch in die richtigen Technologien und in Mitarbeiter investieren. Da in Zukunft Daten vermehrt mit externen Stellen ausgetauscht werden, wollen wir uns zeitnah und nachhaltig auf e-business vorbereiten."

18 Monate harter und intensiver Arbeit liegen hinter Norka. Das Ergebnis dieser Arbeit kann sich sehen lassen.

In den vergangenen Monaten wurden alle im Unternehmen vorhandenen Stammdaten kritisch analysiert und nach festgelegten Vorgaben überarbeitet.

Das Hauptaugenmerk lag dabei auf den Produktstammdaten und dem damit verbundenen Aufbau einer medienneutralen Produktdatenbank. Doch nicht nur Produktstammdaten standen im Fokus des Projekts sondern auch die Überarbeitung von produktionsrelevanten Stammdaten, Einkaufsstammdaten und Vertriebsstammdaten wurde durch die einzelnen Fachabteilungen durchgeführt.

Durch den Aufbau der Produktdatenbank ist Norka heute in der Lage schnell und zuverlässig elektronische Kataloge nach branchenüblichen Standards zu erzeugen um aktiv am e-Business teilzunehmen. Ein weiterer Benefit des Projekts, ist die automatisierte Erzeugung von Printmedien jeglicher Art mit verifizierten Stammdaten aus der Datenbank. Im Zuge des Aufbaus der neuen Produktdatenbank konnte die Anzahl der vorhandenen Stammdatenquellen reduziert werden. Die Datenbank für lichttechnische Daten wurde auf die eigentliche Kernaufgabe des Programms reduziert, sie verwaltet nun ausschließlich beleuchtungsrelevante Daten.

Ein wichtiger Meilenstein für die Norka war und ist die Erkenntnis, dass Stammdaten das Fundament eines Unternehmens sind und diese auch dementsprechend gepflegt werden müssen. Das PROZEUS-Projekt half dabei, eine Sensibilisierung für Stammdaten in der Geschäftsleitung und den einzelnen Abteilungen zu schaffen. Für die Umsetzung wurden Stammdatenverantwortliche in den einzelnen Abteilungen eingesetzt und strukturierte Abläufe für die Anlage und Pflege eingeführt.

Während der Durchführung dieses Projekts konnten viele wertvolle Erfahrungen für zukünftige Projekte gewonnen werden.

Es hat sich gezeigt, dass die grundsätzliche Dauer des Projektes realistisch eingeschätzt wurde, während der Aufwand für einzelne Teilprojekte bzw. Arbeitspakete teilweise zu optimistisch bzw. pessimistisch gesehen wurde. Um den Abschluss des Projektes nicht zu gefährden, musste eine externe Arbeitskraft eingesetzt werden, was die geplanten Kosten geringfügig erhöhte.

Im Laufe des Projekts kam die Vorbereitung und Durchführung eines Zertifizierungsaudits erschwerend hinzu, was für eine starke Bindung von Manpower sorgte. Praktisch lag das PROZEUS-Projekt für einen kompletten Monat still. Positiv jedoch wirkten sich die Zusicherung von Manpower und die gute Zusammenarbeit mit den einzelnen Abteilungen auf den weiteren Verlauf des Projekts aus, so dass der Rückstand aufgeholt werden konnte.

Zwei Aspekte sollten hier noch erwähnt werden: Die Auswahl einer geeigneten Software bzw. eines geeigneten Dienstleisters sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Eine sorgfältige und gründliche Auswahl sollte von Anfang an im Vordergrund stehen. Dabei empfiehlt es sich im ersten Schritt mindestens drei Kandidaten, nach einem vorher erstellten Kriterienkatalog, zu prüfen. Im zweiten Schritt werden dann die beiden Besten mit Echtdaten in einer zweiten Runde auf Herz und Nieren getestet. Im Teamgespräch sollte dann nach harten und weichen Faktoren eine Entscheidung getroffen werden. Wichtig beim Benchmarking ist ein ausreichend großes Zeitfenster um tief in die einzelnen Programme einsteigen zu können um nicht später ein böses Erwachen zu erleben.

Ein sehr wichtiger Punkt für das Gelingen solcher Projekte, ist die unbedingte Unterstützung durch die Geschäftsleitung. Ist diese nicht vorhanden, kann ein so Ressourcen-bindendes Projekt nicht realisiert werden. Eine klare Bekennung zum Projekt und dem damit verbundenen Rückhalt ist eine Grundvorrausetzung für einen erfolgreichen Abschluss.

Die Zukunft der Norka sieht eine automatisierte Erstellung des neuen Produktkatalogs mit Befüllung aus der Produktdatenbank für Messen, wie die Light + Building im April 2012, vor. In weiteren Schritten werden für die Umsetzung Layouts und Templates definiert und erstellt. Die neu erstellten Prozesse sollen gelebt und kontinuierlich verbessert werden. Als nächsten großen Schritt plant Norka die Klassifizierung von produktionsrelevanten Stammdaten (Fabrikationsteile) nach hauseigenen Gesichtspunkten, in Vorbereitung auf die Einführung eines neuen ERP-Systems.