Praxisberichte Elektronischer Katalog, Online-Shop, Workflow

Das Projekt

Geplant war die Erstellung eines elektronischen Produktkataloges im BMEcat-Format. Die Produkte wurden nach eCl@ss und UNSPSC klassifiziert. Des Weiteren wurde ein Online-Shop an das eigene ERP-System angebunden, so dass unternehmensübergreifende Arbeitsabläufe (z. B. Kundenanfragen) unter Berücksichtigung von Übertragungsstandards elektronisch abgewickelt werden können.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im November 2004 abgeschlossen.

Die Zielerreichung und der gesamte Projektablauf werden von dem Unternehmen trotz mittlerer Hemmnisse und sehr hohem Aufwand als gut bezeichnet. Auch wenn es zeitliche Verzögerungen durch zu knappe Zeitplanung gab, sind durch Festpreisvereinbarungen die Kosten im geplanten Rahmen geblieben. Die zeitlichen Verzögerungen waren zum einen darin begründet, dass das Projekt leider häufig dem Tagesgeschäft weichen musste und die Personalressourcen nicht ausreichten. Zum anderen war die Zeitplanung für manche Aufgaben nicht realistisch. So war beispielsweise die Aufbereitung von Stammdaten mit 10 Tagen angesetzt. Tatsächlich vergingen fast 8 Wochen, bis die Daten aufbereitet waren. Dies lag einerseits an der Unterschätzung der Anzahl zu berücksichtigender Artikel. Andererseits mussten mehrere hundert Artikel neu erfasst werden, da die Konsistenz dieser Daten für einen Produktkonfigurator neu geprüft werden musste. Andere Arbeitspakete dagegen liefen schneller und besser ab, als geplant. So konnte das Linux-System für den IT-Konnektor ohne große Probleme installiert und an das Firmennetz angebunden werden. Nach einmaliger Einrichtung des notwendigen Programms konnten die nötigen Änderungen und Anpassungen durch den Dienstleister mittels Fernwartung durchgeführt werden.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen leicht gefallen. Als Informationsquellen wurden vorzugsweise das Internet und das Wissen des IT-Dienstleisters genutzt. Der Dienstleister konnte das Unternehmen gut beraten, auch wenn er sich erst selbst über eBusiness-Standards informieren musste. Die Motivation, auf eBusiness-Standards zu setzen, erfolgte auf Druck der Großkunden. Unternehmen der Automobilbranche forderten von Niederberger elektronische Kataloge, die nach eCl@ss klassifziert und im BMEcat-Format übertragen wurden.

Das Ergebnis

Die Kundenzufriedenheit hat eindeutig zugenommen. Die Abläufe sind wesentlich schneller und papierloser geworden. Der Umsatz mit einigen Großkunden konnte erheblich gesteigert werden (30%) und die internen Kosten konnten stärker gesenkt werden als geplant.

Die Zukunft

Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Niederberger mehr personelle Ressourcen vorhalten. Rückblickend hat das Unternehmen durch die gewachsene Firmenstruktur festgefahrene Abläufe aufgebrochen und neu überdacht. Die Abläufe wurden für eine größere Anzahl Mitarbeiter transparent und das Nachdenken über effizientere Abläufe wurde angeregt. (Das Unternehmen plant in näherer Zukunft keine weiteren eBusiness-Projekte.)

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Niederberger in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Katalogdaten werden nur auf Anfrage und in Form von zwei Excel-Dateien im CSV-Format an den Kunden oder dessen Katalogprovider weitergegeben. Dazu werden die Daten vom AS/400 in eine Excel-Datei importiert. Eingehende Bestellungen kommen per Post, Fax, Mail oder per Telefon, wobei Fax das bevorzugte Medium ist. Wenn erwünscht, wird per Fax oder Post eine Auftragsbestätigung erstellt. Lieferscheine werden den Lieferungen beigelegt indem sie entweder im Paket beigelegt oder in einer Klebetasche am Paket angebracht werden. Bei einem einzelnen Kunden müssen Daten über Internet zurückgemeldet werden, ansonsten werden pro Lieferschein Kosten in Rechnung gestellt. Alternativ können die Lieferscheindaten elektronisch übermittelt werden.

Die Zielsetzung

Durch die Einführung von PROCUNET soll eine nachhaltige Basis für zukünftige Ausbaustufen und Anpassungen im Vertrieb geschaffen werden. Der elektronische Datenaustausch von Dokumenten zur Bestellabwicklung besitzt hohe Priorität. Vorgesehen ist die Übermittlung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen sowie von Lieferscheinen und Rechnungen. Es handelt sich dabei um klassische EDI-Prozesse, die über das Internet automatisiert abgewickelt werden und keine zusätzlichen Browser-Funktionalitäten benötigen. Darüber hinaus soll ein Web-System geschaffen werden, das den Kunden und dem Außendienst Zugriff auf Artikeldaten, Preise, Verfügbarkeiten etc. gewährt. Diese Informationen sind über Login (Benutzername und Passwort) geschützt und werden personalisiert aufbereitet. In diesem geschützten Bereich kann der Benutzer auch Anfragen absetzen, die in das ERP überspielt werden. Nach der Bearbeitung in der AS/400 werden die erstellten Angebote wieder exportiert und vom Web-System visualisiert.