eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

1 Planungsphase Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan

Durchführung geplant für 30.09.2006
Start 01.07.2006
Ende 30.09.2006

Stand: 30.09.2006
abgeschlossen abgeschlossen

Planungen verursachen erheblichen Aufwand

Der Arbeitsaufwand war wesentlich höher als zuvor angenommen. Durch gute Zusammenarbeit des Teams und das Fachwissen des externen Beraters konnte das Pflichtenheft aber rechtzeitig fertiggestellt werden.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
03.08.2006: Ist-Analyse der Voraussetzungen (technisch, organisatorisch, personell)

Feststellen der Ausgangslage: Es wurden die verschiedenen Datenquellen erfasst und deren Struktur (Stammdaten) aufgezeigt. Außerdem wurde herausgearbeitet, welche Zielgruppen welche Daten austauschen. Es wurden mögliche Schnittstellen und nötige Überarbeitungen der Stammdaten erarbeitet.
Ergebnis: Nicht nur die Stammdaten (Artikelstamm) müssen optimiert werden, es bedarf auch der Überarbeitung der vorhandenen, bzw. dem Aufbau neuer Schnittstellen.

Führendes System: Bereits die Erstanalyse zeigte, dass der Ausbau des ERP-Systems zum führenden System notwendig ist. Dies wird aber durch Datenstrukturen, die vom Standard abweichen (4x 30 Zeichen statt 2x 40 Zeichen im Kurztext) und fehlende Schnittstellen für den Export, vor allem aber den Import von Daten erschwert. Außerdem fehlen zur Zeit Möglichkeiten für eine optimale Merkmals- und Langtextverwaltung.
Auch die Klassifizierung nach eCl@ass kann im ERP nicht 1:1 abgebildet werden. Die Klassifizierung der Daten soll deshalb im Produktdatenmanager lisa durchgeführt werden. Ob Langtexte und Bilder ebenfalls über den PDM gepflegt werden, ist noch zu klären.

31.08.2006: Festlegung der Arbeitsschritte / Pflichtenhefterstellung

Nach Festlegung der Arbeitsgruppen und des zeitlichen Ablaufs wurde mit der Erstellung des Pflichtenheftes begonnen.
Ziel war die Erstellung eines detaillierten Pflichtenheftes. Hierzu wurden die bereits erarbeiteten Grundlagen aus dem Arbeitspaket herangezogen. Fertigstellung des Pflichtenheftes bis 31.08.2006.

Der zeitliche Rahmen stellte das Hauptproblem bei der Erstellung des Pflichtenheftes dar. Da kein Mitglied der Arbeitsgruppe komplett für PROZEUS abgestellt werden konnte. Die zentrale Erstellung wurde durch den Projektleiter in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister durchgeführt. Der Arbeitsaufwand war wesentlich höher als zuvor angenommen. Durch gute Zusammenarbeit des Teams und das Fachwissen des externen Beraters konnte das Pflichtenheft aber rechtzeitig fertiggestellt werden.
Als weiteres Problem ergab sich im Laufe der Zeit das ERP-System selbst. Zu Beginn wurde mit nur wenigen Anpassungen gerechnet. Es gab Lösungsansätze für einige Fragen, aber vor allem die fehlenden Schnittstellen und die unpassende Datenstruktur stellen nach wie vor Probleme dar.

Ein detailliertes Pflichtenheft zu erstellen ist für ein KMU mit engen Personalressourcen sehr aufwendig. Es hilft aber, die Projektteilnehmer näher an das Thema heranzuführen. Die Erstellung durch einen externen Anbieter ist aus Kostengründen keine Alternative.

31.08.2006: Erstellung von Zeit- und Kostenplan

Der Zeit- und Kostenplan wurde im Rahmen der Erstellung des Pflichtenheftes mit erarbeitet.

Es war sehr schwierig, die Kosten für dieses Projekt im Vorfeld gut zu planen. Dies haben die nicht vorhersehbaren Probleme mit dem ERP gezeigt, welche hohe Programmierkosten nach sich ziehen können. Auch fehlen Erfahrungswerte.