Praxisberichte

Stammdatenmanagement: Optimierung der Stammdaten-Ablaufprozesse mit Ausbau des ERP-Systems

	MEFA Befestigungs- und Montagesysteme GmbH Kupferzell, Baden-Württemberg Bauwirtschaft 230 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 35 Mio. www.mefa.de		Jürgen Uez, Marketingleiter: "Der Aufbruch in das eBusiness-Zeitalter hat in unserer Branche erst begonnen. Wir investieren heute, um morgen dabei zu sein."

Nach 18 Monaten Projektlaufzeit konnte ein Großteil der gesteckten Ziele erreichet werden. Heute ist die MEFA Befestigungs- und Montagesysteme GmbH in der Lage, den Artikelstamm nach gängigen Standards (eCl@ss, DATANORM) zu erfassen und zu pflegen. Die Daten können anhand einer im Rahmen des Projektes erarbeiteten Erfassungsrichtlinie angepasst und zukünftig einheitlich erfasst werden. Damit steht ein homogener Datenpool zur Verfügung, der für verschiedenste Bereiche genutzt werden kann.

Mit Hilfe der Firma datacrossmedia aus Ludwigshafen und deren Produktdatenmanager (PDM) lisa ist es nun möglich, die angepassten Daten in den vorgegebenen Katalogaustauschformaten DATANORM und BMEcat auszugeben. Damit können die Anforderungen der Kunden zukünftig besser erfüllt werden. Das System kann bei Bedarf um andere Formate erweitert werden.

Außerdem wird der PDM lisa vorerst als Plattform für die Datenpflege außerhalb des ERP-Systems dienen. Die Modifikationen am ERP konnten bisher nicht umgesetzt werden, da unmittelbar ein Releasewechsel mit umfangreichen Änderungen der Artikelstammfunktionen bevorsteht. In lisa werden demzufolge auch die Zuweisung der Warengruppen und der Klassen nach eCl@ss vorgenommen.

Die Zuweisung der Klassen aus eCl@ss konnte für die überarbeiteten Daten vorgenommen werden. Allerdings werden erst mit der eClass 6.0 (geplant März 2008) die passenden Klassen für die Produkte von MEFA zur Verfügung stehen. Die bisher übernommenen Daten aus eCl@ss 5.1.3 werden dann ersetzt.

Aus lisa kann mit den optimierten Daten ein eKatalog für Internet und CD-ROM erstellten werden. In diesem eKatalog wird zunächst eine hierarchische und eine Volltextsuche möglich sein. Die Suche nach Merkmalen wird erst in 2008 hinzukommen.

Der eKatalog verfügt auch über ein Shopmodul, dass es Kunden ermöglichen wird, online zu bestellen. Wichtiger Bestandteil des Shops sind Schnittstellen für Transaktionsdaten z.B. UGL/UGS. Damit können Kunden, Lieferanten und die eigenen Niederlassungen im Ausland systemunabhängig Daten mit MEFA austauschen. Der eKatalog mit Shop soll spätestens Mitte 2008 einsatzbereit im Web stehen.

Ein Ziel aus dem Pflichtenheft, die Optimierung der internen Abläufe, können nicht erreicht werden. Vor allem die Schnittstellenprobleme mit dem ERP-System verhindern, dass der Pflegeaufwand für die Daten wie geplant reduziert werden kann. Dies verhinderte auch, dass das ERP derzeit zum führenden System ausgebaut werden konnte.

Der Zeitrahmen wurde zu eng gesteckt und zusätzlich durch andere Projekte, die in großem Umfang Personal beanspruchten, gedehnt. Die Kosten konnten dagegen im vorgegebenen Umfang gehalten werden.

Personal
Eine wichtige Erkenntnis dieses Projektes war, dass man den Bereich eBusiness und die Arbeit, die man investieren muss, nicht unterschätzen sollte. Die vorhandenen Personalressourcen müssen konsequent eingesetzt werden, um die Ziele im vorgegebenen Zeitrahmen zu erreichen.

In der Anfangsphase des Projektes, vor allem bei der Erstellung des Pflichtenheftes, hat die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit dem externen Berater bestens funktioniert. Es war einfacher als gedacht, die einzelnen Projektteilnehmer aus den Fachabteilungen für die Ideen des Projektes zu gewinnen. Der Motivationsgrad war hoch.

Mit Dauer des Projektes und nachdem die Grundlagen erarbeitet waren, änderte sich die Situation. War man zu Beginn schnell voran gekommen, brauchte die Umsetzung der Ergebnisse weit mehr Zeit als geplant. Dies lag vor allem daran, dass die erarbeiteten Vorgaben im Detail nicht einfach für alle Artikel übernommen werden konnten. Teilweise musste man wieder an den Anfang zurück und neu beginnen und erst mit Fortschreiten der Projektbearbeitung konnten viele Einzelheiten erst erfasst werden.

Zusätzlich führte der Einsatz der einzelnen Teammitglieder für andere Projekte zu hohem Zeitverlust, der nicht mehr kompensiert werden konnte.

Es wäre mit Sicherheit sinnvoll, in einem solchen Projekt einen unabhängigen Berater (weder IT-Anbieter noch eigener Mitarbeiter) mit ein zu beziehen, der die Aufgabe hat, das Grundwissen über eBusiness kontinuierlich zu erweitern und vor allem das Projekt, losgelöst vom Tagesgeschäft, zu überwachen.

Technik
Die Vorgabe war es, mit zwei vorhandenen Systemen die Umsetzung des Pflichtenheftes zu erreichen. Mit dem Produktdatenmanager lisa (datacrossmedia) und dem ERP-System (proAlpha). Es sollten lediglich Modifikationen vorgenommen werden.

Es zeigte sich im Laufe der Erstellung des Pflichtenheftes, dass das ERP zu einem großen Problem werden sollte. Die geplanten Modifikationen (Schnittstellen, Aufnahme von Standards u.ä.) hätten nur mit großem finanziellen Aufwand oder gar nicht realisiert werden können. Die Annahme, dass ein etabliertes ERP-System bestimmte Grundvoraussetzungen mitbringt, war falsch. Dies wird bei zukünftigen Projekten zu beachten sein.

Dagegen hat der PDM bisher alle in ihn gesteckten Erwartungen erfüllt. Die Wahl eines flexiblen Systems hat sich ausgezahlt. Es können nach Bedarf neue Standards aufgenommen und weitere Schnittstellen etabliert werden. Der finanzielle Aufwand ist dabei überschaubar.

Das Projekt hat auch gezeigt, dass die Zusammenarbeit mit einem IT-Berater, der bereits über umfangreiche Kenntnisse von Standards verfügt, unabdingbar ist. Ohne die Erfahrungen von datacrossmedia hätte das Projekt noch deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Standards
Bei der Auswahl der passenden Katalogaustauschformate, Klassifikations- und Transaktionsstandards ist es zwingend notwendig, den Entwicklungsstand der eigenen Branche in Sachen eBusiness zu kennen. Es nützt nichts, wenn man anerkannte Standards aus der Automobilindustrie etabliert, mit denen die eigenen Kunden nichts anfangen können. Eine Umfrage unter Kunden, die bereits DATANORM einsetzten, war sehr hilfreich bei der Auswahl der Standards.

Mit BMEcat und DATANORM wurden zwei Katalogaustauschformate gewählt, die in der SHK-Branche (Sanitär, Heizung und Klima) bekannt sind und auch angewendet werden.

Die Klassifikation nach eCl@ss wird zunächst für die klassischen Zielmärkte von MEFA wenig Vorteile bringen, da dieser Standard bisher kaum Verwendung findet. Aber für die Etablierung der Produkte in anderen Branchen, z.B. der Industrie, ist eCl@ss sehr hilfreich. Die Daten können auf Beschaffungsplattformen aufgespielt und dort verwendet werden.

Bei den Transaktionsstandards konnte auf keine der in der Industrie verbreiteten Standards zurückgegriffen werden. Zum Beispiel EDIFACT ist in der SHK-Branchen kaum bekannt. Die hohen Kosten für die Installation der Schnittstellen wäre zum heutigen Zeitpunkt nicht zu rechtfertigen. Stattdessen wurde auf UGL / UGS und GAEB zurückgegriffen, die in zunehmenden Maße angewendet werden.

Mit Hilfe des PROZEUS-Projektes wurde das Verständnis für eBusiness-Lösungen geschärft. Die Ergebnisse bilden die Basis für einen Ausbau des elektronischen Datenaustauschs in den nächsten Jahren.

In 2008 werden die noch fehlenden Daten überarbeitet, eCl@ss 6.0 wird übernommen, der eShop geht online. Außerdem soll ein neuer Versuch unternommen werden, die vorhandenen Komponenten miteinander zu vernetzen und das ERP, zumindest in Teilen, zum führenden System zu machen.

Darüber hinaus soll die Entwicklung natürlich weitergehen. Artikel-, Kunden- und Projektdaten müssen so aufbereitet werden, dass sie schnell und effizient genutzt werden können. Die Fertigstellung eines CRM-Systems und die bessere Verarbeitung von GAEB-Dateien mittels des ERP sind weitere Ziele für die nächsten Monate.

Im Laufe der nächsten Jahre wird die Effizienz und Akzeptanz der eingesetzten Standards zu überprüfen sein. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden in neue Projekte einfließen.