Praxisberichte Stammdatenmanagement: Optimierung der Stammdaten-Ablaufprozesse mit Ausbau des ERP-Systems

Das Unternehmen

Die MEFA Befestigungs- und Montagesystem GmbH entwickelt, fertigt und vertreibt seit 1949 Rohrmontagesysteme für die Bereiche Sanitär, Heizungsbau, Klima- und Lüftungstechnik sowie den Anlagenbau. Das Lieferprogramm umfasst neben allen Komponenten zur Rohrmontage auch Dienstleistungen für Planung, Vormontage und Baustellenlogistik. In der Befestigungsbranche zählt MEFA zu den wichtigsten fünf Unternehmen in Deutschland.
Nachdem der Schwerpunkt der Firmenaktivitäten bis zum Beginn der 90er Jahre in der SHK-Branche lag, zwangen immer stärker rückläufige Auftragszahlen des Bauhauptgewerbes MEFA dazu, sich auch in anderen Marktsegmenten zu engagieren. Zudem wurde der Export in steigendem Maße ausgebaut.

Das Projekt

Durch die zentrale Pflege und die standardisierte Artikelerfassung (Erfassungsrichtlinie) wird die Qualität der Daten erheblich verbessert. Die Erfassung wird einfacher und sicherer. Außerdem gewährleistet eine kontinuierliche Pflege der Daten im ERP die zeitnahe Bereitstellung aktueller Daten. Die Klassifizierung erfolgt nach eCl@ss, der Datenaustausch nach DATANORM und BMEcat.

In den letzten Monaten gab es vermehrt Anfragen von Kunden, ob es eine Möglichkeit gäbe, über einen eShop bei MEFA zu bestellen. Diese Nachfrage wurde zum Anlass genommen, um den Ausbau des Webkataloges zu einem voll funktionsfähigen eShop voranzutreiben. Im Zuge der ersten Projektrecherchen wurde schnell klar, dass dies nur nach gründlicher Überarbeitung der Artikelstammdaten, der Wiederherstellung des ERP als führendes System und der Schaffung von passenden Schnittstellen zu realisieren ist.

Die Ziele

Am Ende des Projektes soll ein funktionierendes, zweisprachiges eShop-System stehen, das es Kunden ermöglicht, rund um die Uhr zu bestellen. Damit werden zum einen Kundengruppen erschlossen, die mit den bisherigen Vertriebskanälen nicht erreicht werden konnten; und dies ohne zusätzlichen personellen Aufwand. Zum anderen werden auch Abläufe außerhalb des eShop-Systems optimiert, da über die eingerichteten Schnittstellen auch andere externe Daten eingelesen werden können (z.B. die Bestellung der Auslandsniederlassungen, die über keine Anbindung an das ERP verfügen). Hier können die Durchlaufzeiten einer Bestellung optimiert werden. Durch die Klassifizierung wird es möglich sein, die aufbereiteten Daten auf Internetplattformen dar zu stellen, was den Zugang zu weiteren Kunden und Marktsegmenten, die zur Zeit nicht erreicht werden, ermöglicht. Dasselbe gilt für die Kommunikation mit Lieferanten (eProcurement). Standardisierte Datenaustauschformate (DATANORM, BMEcat) sollen helfen, die Artikelstammdaten in die ERP-Systeme der Kunden zu integrieren, was bei der Auftragsabwicklung wesentliche Erleichterungen bringt.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Stammdaten werden derzeit an verschiedensten Stellen (IT-Inseln) voneinander unabhängig gepflegt. Es sind folgende Systeme:
- Daten ERP proAlpha (Auftragsabwicklung)
- Produktdatenmanager lisa (DATANORM, eKatalog im Web)
- MEFA Statik (Berechnungsprogramm)
- MEFA-ProfiDesigner (CAD-Bauteilebiblothek)
- Approach (Etiketten)
- Adobe InDesign (Papier-Katalog und -Preisliste)

In allen aufgeführten Systemen werden die Artikelstammdaten vollkommen autark und mit unterschiedlichsten Feldinformationen je nach Anforderung gepflegt. Zwischen den Systemen existieren keine Schnittstellen und somit auch keine Austauschmöglichkeit. Das einzige Datenaustauschformat, welches derzeit an die Marktpartner weitergegeben wird, ist DATANORM Version 4 – Artikeldaten mit Ausschreibungstexten.

Die Zielsetzung

Mit dem Projekt sollen die größtenteils manuell ablaufenden Prozesse im Unternehmen auf eine elektronische Ebene angehoben werden. Ziel ist es, von den Stammdaten bis zur Auftragsabwicklung alle Prozesse elektronisch abzuwickeln und dabei Medienbrüche zu vermeiden.

Zunächst soll dazu das ERP-System seine Rolle als führendes System übernehmen und dazu mit den vorhandenen IT-Inseln über Schnittstellen verbunden werden. Dazu ist es vor allem notwendig, die Artikelstammdaten komplett anhand entsprechender Datenqualitätsstandards zu überarbeiten und diese dann allen Systemen zur Verfügung zu stellen, die Artikelstammdaten verarbeiten. Als Katalogstandards sollen neben dem schon vorhanden DATANORM auch BMEcat zum Einsatz kommen, mit dem dann auch die nach eCl@ss klassifizierten Stammdaten übertragen werden können.

Das Ergebnis

Nach 18 Monaten Projektlaufzeit konnte ein Großteil der gesteckten Ziele erreichet werden. Heute ist die MEFA Befestigungs- und Montagesysteme GmbH in der Lage, den Artikelstamm nach gängigen Standards (eCl@ss, DATANORM) zu erfassen und zu pflegen. Die Daten können anhand einer im Rahmen des Projektes erarbeiteten Erfassungsrichtlinie angepasst und zukünftig einheitlich erfasst werden. Damit steht ein homogener Datenpool zur Verfügung, der für verschiedenste Bereiche genutzt werden kann.

Mit Hilfe der Firma datacrossmedia aus Ludwigshafen und deren Produktdatenmanager (PDM) lisa ist es nun möglich, die angepassten Daten in den vorgegebenen Katalogaustauschformaten DATANORM und BMEcat auszugeben. Damit können die Anforderungen der Kunden zukünftig besser erfüllt werden. Das System kann bei Bedarf um andere Formate erweitert werden.

Außerdem wird der PDM lisa vorerst als Plattform für die Datenpflege außerhalb des ERP-Systems dienen. Die Modifikationen am ERP konnten bisher nicht umgesetzt werden, da unmittelbar ein Releasewechsel mit umfangreichen Änderungen der Artikelstammfunktionen bevorsteht. In lisa werden demzufolge auch die Zuweisung der Warengruppen und der Klassen nach eCl@ss vorgenommen.

Die Zuweisung der Klassen aus eCl@ss konnte für die überarbeiteten Daten vorgenommen werden. Allerdings werden erst mit der eClass 6.0 (geplant März 2008) die passenden Klassen für die Produkte von MEFA zur Verfügung stehen. Die bisher übernommenen Daten aus eCl@ss 5.1.3 werden dann ersetzt.

Aus lisa kann mit den optimierten Daten ein eKatalog für Internet und CD-ROM erstellten werden. In diesem eKatalog wird zunächst eine hierarchische und eine Volltextsuche möglich sein. Die Suche nach Merkmalen wird erst in 2008 hinzukommen.

Der eKatalog verfügt auch über ein Shopmodul, dass es Kunden ermöglichen wird, online zu bestellen. Wichtiger Bestandteil des Shops sind Schnittstellen für Transaktionsdaten z.B. UGL/UGS. Damit können Kunden, Lieferanten und die eigenen Niederlassungen im Ausland systemunabhängig Daten mit MEFA austauschen. Der eKatalog mit Shop soll spätestens Mitte 2008 einsatzbereit im Web stehen.

Ein Ziel aus dem Pflichtenheft, die Optimierung der internen Abläufe, können nicht erreicht werden. Vor allem die Schnittstellenprobleme mit dem ERP-System verhindern, dass der Pflegeaufwand für die Daten wie geplant reduziert werden kann. Dies verhinderte auch, dass das ERP derzeit zum führenden System ausgebaut werden konnte.

Der Zeitrahmen wurde zu eng gesteckt und zusätzlich durch andere Projekte, die in großem Umfang Personal beanspruchten, gedehnt. Die Kosten konnten dagegen im vorgegebenen Umfang gehalten werden.

Die Erfahrungen

Personal
Eine wichtige Erkenntnis dieses Projektes war, dass man den Bereich eBusiness und die Arbeit, die man investieren muss, nicht unterschätzen sollte. Die vorhandenen Personalressourcen müssen konsequent eingesetzt werden, um die Ziele im vorgegebenen Zeitrahmen zu erreichen.

In der Anfangsphase des Projektes, vor allem bei der Erstellung des Pflichtenheftes, hat die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit dem externen Berater bestens funktioniert. Es war einfacher als gedacht, die einzelnen Projektteilnehmer aus den Fachabteilungen für die Ideen des Projektes zu gewinnen. Der Motivationsgrad war hoch.

Mit Dauer des Projektes und nachdem die Grundlagen erarbeitet waren, änderte sich die Situation. War man zu Beginn schnell voran gekommen, brauchte die Umsetzung der Ergebnisse weit mehr Zeit als geplant. Dies lag vor allem daran, dass die erarbeiteten Vorgaben im Detail nicht einfach für alle Artikel übernommen werden konnten. Teilweise musste man wieder an den Anfang zurück und neu beginnen und erst mit Fortschreiten der Projektbearbeitung konnten viele Einzelheiten erst erfasst werden.

Zusätzlich führte der Einsatz der einzelnen Teammitglieder für andere Projekte zu hohem Zeitverlust, der nicht mehr kompensiert werden konnte.

Es wäre mit Sicherheit sinnvoll, in einem solchen Projekt einen unabhängigen Berater (weder IT-Anbieter noch eigener Mitarbeiter) mit ein zu beziehen, der die Aufgabe hat, das Grundwissen über eBusiness kontinuierlich zu erweitern und vor allem das Projekt, losgelöst vom Tagesgeschäft, zu überwachen.

Technik
Die Vorgabe war es, mit zwei vorhandenen Systemen die Umsetzung des Pflichtenheftes zu erreichen. Mit dem Produktdatenmanager lisa (datacrossmedia) und dem ERP-System (proAlpha). Es sollten lediglich Modifikationen vorgenommen werden.

Es zeigte sich im Laufe der Erstellung des Pflichtenheftes, dass das ERP zu einem großen Problem werden sollte. Die geplanten Modifikationen (Schnittstellen, Aufnahme von Standards u.ä.) hätten nur mit großem finanziellen Aufwand oder gar nicht realisiert werden können. Die Annahme, dass ein etabliertes ERP-System bestimmte Grundvoraussetzungen mitbringt, war falsch. Dies wird bei zukünftigen Projekten zu beachten sein.

Dagegen hat der PDM bisher alle in ihn gesteckten Erwartungen erfüllt. Die Wahl eines flexiblen Systems hat sich ausgezahlt. Es können nach Bedarf neue Standards aufgenommen und weitere Schnittstellen etabliert werden. Der finanzielle Aufwand ist dabei überschaubar.

Das Projekt hat auch gezeigt, dass die Zusammenarbeit mit einem IT-Berater, der bereits über umfangreiche Kenntnisse von Standards verfügt, unabdingbar ist. Ohne die Erfahrungen von datacrossmedia hätte das Projekt noch deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Standards
Bei der Auswahl der passenden Katalogaustauschformate, Klassifikations- und Transaktionsstandards ist es zwingend notwendig, den Entwicklungsstand der eigenen Branche in Sachen eBusiness zu kennen. Es nützt nichts, wenn man anerkannte Standards aus der Automobilindustrie etabliert, mit denen die eigenen Kunden nichts anfangen können. Eine Umfrage unter Kunden, die bereits DATANORM einsetzten, war sehr hilfreich bei der Auswahl der Standards.

Mit BMEcat und DATANORM wurden zwei Katalogaustauschformate gewählt, die in der SHK-Branche (Sanitär, Heizung und Klima) bekannt sind und auch angewendet werden.

Die Klassifikation nach eCl@ss wird zunächst für die klassischen Zielmärkte von MEFA wenig Vorteile bringen, da dieser Standard bisher kaum Verwendung findet. Aber für die Etablierung der Produkte in anderen Branchen, z.B. der Industrie, ist eCl@ss sehr hilfreich. Die Daten können auf Beschaffungsplattformen aufgespielt und dort verwendet werden.

Bei den Transaktionsstandards konnte auf keine der in der Industrie verbreiteten Standards zurückgegriffen werden. Zum Beispiel EDIFACT ist in der SHK-Branchen kaum bekannt. Die hohen Kosten für die Installation der Schnittstellen wäre zum heutigen Zeitpunkt nicht zu rechtfertigen. Stattdessen wurde auf UGL / UGS und GAEB zurückgegriffen, die in zunehmenden Maße angewendet werden.

Die Zukunft

Mit Hilfe des PROZEUS-Projektes wurde das Verständnis für eBusiness-Lösungen geschärft. Die Ergebnisse bilden die Basis für einen Ausbau des elektronischen Datenaustauschs in den nächsten Jahren.

In 2008 werden die noch fehlenden Daten überarbeitet, eCl@ss 6.0 wird übernommen, der eShop geht online. Außerdem soll ein neuer Versuch unternommen werden, die vorhandenen Komponenten miteinander zu vernetzen und das ERP, zumindest in Teilen, zum führenden System zu machen.

Darüber hinaus soll die Entwicklung natürlich weitergehen. Artikel-, Kunden- und Projektdaten müssen so aufbereitet werden, dass sie schnell und effizient genutzt werden können. Die Fertigstellung eines CRM-Systems und die bessere Verarbeitung von GAEB-Dateien mittels des ERP sind weitere Ziele für die nächsten Monate.

Im Laufe der nächsten Jahre wird die Effizienz und Akzeptanz der eingesetzten Standards zu überprüfen sein. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden in neue Projekte einfließen.