3 Implementierungsphase Stammdatenmigration, Installation und Tests, Systemanpassung, Schulung, Dokumentation
Durchführung geplant für Jul-Nov 2008
Start Okt 2008
Ende Dez 2008
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Testsystem mit Echtdaten läuft einwandfrei
Optimierungen und Anpassungen gehen auch über das abgeschlossene Projekt hinaus.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Das Arbeitspaket ist in Arbeit.
Oktober 2008
Mit der Installation eines Test-Servers und der entsprechenden Clients auf den Arbeitsplatzrechnern konnte die Schulung der KeyUser mit dem Test der Datenmigration verbunden werden. Dies hatte den Vorteil, dass zum einen die Schulung und Einweisung mit „Echtdaten“ erfolgte, d.h. der Mitarbeiter war bezüglich der Daten sofort „zu Hause“. Und zum anderen konnten noch vorhandene Bugs im Migrationstool erkannt und beseitigt werden. Der gesamte Prozess verlief ohne Probleme.
Als äußerst schwierig erwies sich die zeitliche Abstimmung aller Beteiligten durch die stark schwankende tägliche Arbeitsbelastung bzw. sehr unterschiedliche Einbindung der Betroffenen in einzelne Aufgaben. Sehr kurzfristige Schulungstermine in der LCP vor Ort wurden von der ATEC dankbarer Weise so oft wie möglich realisiert.
Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.
Oktober 2008
Aufgrund der vielen Vorversuche und Testläufe wie auch der bereits erwähnten Kontrolle der migrierten Testdaten während der Schulungen, gestaltete sich die tatsächliche Migration als vollkommen problemlos.
Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.
November 2008
Wie schon im Vormonat dargestellt, wurden während der KeyUser-Schulung sowohl die migrierten Daten als auch sämtliche im System abgebildete Geschäftsabläufe getestet und geschult. Bei der Schulung der übrigen Mitarbeiter wurde dieser Prozess konsequent weitergeführt. Sofern es der zeitliche Rahmen zuließ, wurde versucht ein gewisser Parallelbetrieb durchzuführen. Dies bedeutete, dass die Mitarbeiter versuchsweise ihre Aufgaben sowohl im alten, noch gültigem System abarbeiteten und anschließend die Aufgabe versuchten im neuen System ebenfalls umzusetzen.
Dezember 2008
Die Grundlage für einen erfolgreichen Produktivstart ist geschaffen. Alle grundlegenden Funktionen wurden durch verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten und mit unterschiedlichen Schwerpunkten getestet. Die Qualität der Echtdaten war zu dieser Zeit schon relativ gut, wodurch fast alle realistischen Geschäftsabläufe mit dem System durch die Mitarbeiter nachgezeichnet werden konnten.
Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.
November 2008
Nicht unerwartet im Auftreten, aber dennoch überraschend in ihrer Fülle zeigten sich die vielen Ideen, Vorschläge, Anregungen und die konstruktive Kritik aller beteiligten Mitarbeiter. Um weit reichend Vorschläge für die Zukunft fruchtbar zu halten, ist momentan nur eine schriftliche Sammlung möglich. Natürlich wurden während der Testung und Schulung auftretende Fehler bzw. Unzulänglichkeiten erfasst und dokumentiert. Sie werden im Rahmen der Prozessoptimierung bearbeitet und abgestellt. Als Produktivstart wird der 05.01.2009 anvisiert. Die erste Testdatenübernahme unter Produktivbedingungen erfolgt am 22.12.2008.
Einziges, aber lästiges Problem ist mit dem nahenden Jahresende die verfügbare Zeit. Die Vorbereitung des Jahresabschlusses und der Inventur belastet den Zeitfond aller Beteiligten stark.
Dezember 2008
Die Schulungen der Mitarbeiter sind abgeschlossen. Die intensive Schulung bereits vor der eigentlichen Testphase und ebenfalls währenddessen war eine entscheidende Hilfe dafür, Berührungsängste zu überwinden und das Frustrationsniveau relativ niedrig zu halten.
Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.
November 2008
Mit der Prozessoptimierung wurde erst begonnen. Hier stellte sich heraus, dass ein klarer Arbeitsauftrag bzw. Zielstellung für Anpassungen sowohl für den internen Systemadministrator als auch für das externe Systemhaus zwingend erforderlich ist. Voraussetzung für eine erfolgreiche Prozessoptimierung ist, dass Vorschläge u. Anregungen von einem Prozessbeteiligten durchgesprochen werden, eine gemeinsame Entscheidung über den Zielzustand getroffen wird und anschließend eine Aufwandsschätzung für die Anpassung abgegeben wird, welche wiederum als Grundlage für die Umsetzung oder für die Suche einer Alternative dient.
Wiederum stellt das Zeitbudget und die Arbeitsorganisation die größte Herausforderung dar, das Arbeitspaket im geplanten Rahmen durchzuführen.
Dezember 2008
Die Anpassung der einzelnen betriebswirtschaftlichen Abläufe bei der Umstellung auf ein neues ERP-System ist die Vorraussetzung, die Vorteile der neuen Software in Zukunft nutzen zu können und dazu weitestgehend mit der Struktur des Unternehmens zu verbinden. Fragen und Anregungen, die während der Implementierung und Testung von den Beteiligten gestellt bzw. gegeben wurden, bilden die Grundlage für die Optimierung der Prozesse. Dabei wird nicht nur die Optimierung der ERP-Software als Mittel gesehen. Die zugehörigen Abläufe im Unternehmen stehen genau so zur Disposition. Berücksichtig man die vielfältige Erfahrung, die in einem ERP-System eingeflossen sind, so erscheint auch im Hinblick auf ein späteres Update der ERP-Software, die Anpassung von Abläufen im Unternehmen die höhere Priorität zu haben.
Aktuell wurden die Abläufe im Unternehmen im Rahmen einer QS-Rezertifzierung ISO 9001:2008 mit dem üblichen Standards angeglichen und bewertet. Die Abläufe im Unternehmen sind nach dieser Bewertung zum überwiegenden Teil mit denen der ERP-Software deckungsgleich.
Die Veränderungen an der Software beschränkten sich damit auf die Optimierung der Parametereinstellungen und die Schulung der Möglichkeiten der persönlichen Einstellungen.
Eine Herausforderung dabei stellt zum Beispiel die Tatsache dar, dass bei jeder neuen Problemstellung das Bewusstsein für alle Beteiligten geschaffen werden musste, dass zwar die Software „einfach“ nur durch Programmierung jederzeit anpassbar ist, es aber aufgrund effizienter Unternehmensabläufe sinnvoller ist, die scheinbar schwierigeren Handlungsmuster im Unternehmen zu ändern. Die Optimierung wurde abgeschlossen. Es ist LCP bewusst, dass es auch in Zukunft weiter Optimierungen geben wird und geben muss. Die Verbesserung und Optimierung ist ein immer währender Prozess.
