eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

1 Planungsphase Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan, ERP- und Standardauswahl

Durchführung geplant für Jan-Mrz 2008
Start Jan 2008
Ende Aug 2008

Stand: Aug 2008
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

SAGE als ERP-System ausgewählt

Vorhandenes Frontend kann vorläufig weiter genutzt werden.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Feb 2008: IST-Analyse, Beschreibung der Geschäftsabläufe, IT-Infrastruktur

Arbeitspaket ist abgeschlossen

Januar 2008
Die Analyse der Geschäftsprozesse erfolgte durch Mitlaufen mit den einzelnen Mitarbeitern und Befragen zu den Tätigkeiten. Die erfassten Informationen stellt LCP grafisch durch die vorhandenen Abläufe mit einzelnen Aufgaben, Entscheidungen und Werkzeugen dar. Eine Sammlung aller internen und externen Dokumente wurde angelegt. Mit einem Netzwerkscann erfaßte LCP die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software. Das Ergebnis wurde strukturiert in einer dafür erstellten Access-Datenbank abgelegt. Bei der Analyse der vorhandenen Server- und Datenbankstrukturen mit verschiedenen Mengenanalysen wurde die Anzahl der Datensätze für die Stamm- und Bewegungsdaten sowie die durchschnittliche Anzahl der Zugriffe auf die Daten ermittelt.

Februar 2008
Mit den gesammelten Informationen wurde intensiv die Prozesse der Angebotserstellung, Auftragsdatenerfassung, Beschaffung und Lagerverwaltung, der Fertigungsdurchlauf, der Versand und die Rechnungslegung und Nachkalkulation betrachtet. Unter zu Hilfenahme einer Powerpoint-Präsentation konnte an einem Vormittag mit den betroffenen Mitarbeitern ein hausinterner Workshop abgehalten werden. Innerhalb der Gruppe von 8 Personen überprüfte LCP auf diese Weise die erfassten Abläufe auf Ihre Richtigkeit. Gleichzeitig nahm LCP erste Vorschläge für eine Umgestaltung auf. Das Ziel, einzelne Schwachstellen aufzudecken und allen Beteiligten den Gesamtprozeß vor Augen zu führen, wurde erreicht. Die Ergebnisse spiegelten sich in einem Besprechungsprotokoll wider. Das Projektteam hat das Protokoll später noch einmal besprochen und gewichtet.

Feb 2008: Erstellung eines Lastenhefts

Arbeitspaket ist abgeschlossen

Januar 2008
Das Lastenheft erstellte LCP unter Berücksichtigung der unten genannten Schwierigkeiten (Informationsdefizit, Strategieentwicklung) relativ reibungslos. Inhaltlich ist das Lastenheft für die Einführung einer neuen ERP-Software nicht von der des Stammdatenmanagements mit eCl@ss zu trennen, d.h. die Anforderungen für eine Stammdatenklassifizierung mit eCl@ss sind integraler Bestandteil des ERP-Systems.

Insgesamt waren die zeitlichen Verzögerungen aufgrund einer unvollständigen Dokumentation erheblich. Eine aus der Historie heraus bedeutende Abhängigkeit von einem kleinen externen IT-Dienstleister erforderte eine starke Konzentration auf die Informationssicherung an dieser Stelle. Immer wieder mußte der Aufwand für die Daten- u. Informationssammlung zu Lasten des Tagesgeschäftes gehen. Ebenfalls war die Erstellung einer strukturierten Ablage der gesammelten Unterlagen unbedingt notwendig. So ist eine spätere effiziente Nutzung möglich.
Der gesamte Prozess läßt sich in einem spiralförmigen Verlauf wie folgt schildern:
Mit Eröffnung einer Fragestellung ergab sich ein Informationsdefizit, welches die entspr. Informationsbeschaffung und schließlich die Antwortgenerierung nach sich zog. Doch mit der Antwort ergab sich wiederum eine neue Fragestellung, neues Informationsdefizit; erneute Informationsbeschaffung, usw.

Februar 2008
Das Lastenheft konnte abgeschlossen werden. Die wichtigsten Informationen waren vorhanden und alle Beteiligten konnten sich auf eine strategische Richtung einigen.

Jun 2008: Auswahl u. Bewertung vorhandener ERP-Systeme

Arbeitspaket ist abgeschlossen

Februar 2008
Über einen deutlich längeren Zeitraum als geplant fand und findet eine intensive Auseinandersetzung mit auf dem Markt befindlicher ERP-Software, sowohl im Open Source als auch im propritären Softwarebereich statt. Nach der Erstellung eines Lastenhefts zur ERP-Einführung wurde dieses zu den in der Region befindlichen Systemhäusern größerer ERP-Systemanbietern (SAGE, MS Navision, SAP; infor; proAPLHA) versendet. Nach Ablauf einer fest vorgeschriebenen Frist wurden alle Richtangebote von uns nach einem eigens entwickelten Bewertungsschema untersucht. Anhand einer Excel-Liste wurden den einzelnen Eigenschaften der Systeme Punkte von 1-10 benotet, immer im Vergleich zu einem Durchschnitt, welcher die umfangreiche Erfahrung mit einem System widerspiegelt. Im Bereich der Open Source Systeme wurde zuerst eine Übersicht über die in Deutschland vorhandene Software mit der Erfassung entspr. Eigenschaften (bspw. Plattform/Framework; Applikationsserver; workflow engine; Datenbank; Frontend; Lizenzmodell; Community Lead; Implementation; Support deutsch; Herkunft; Demo; Finance/Reporting) aufgestellt.
In beiden Richtungen liefen und laufen nach einer daraus abgeleiteten Grobauswahl weitere intensive Beurteilungen der Systeme. So wurden Besuche bzw. sog. Halbtagsworkshops bei den Anbietern unter Teilnahme entspr. „Technikern“ durchgeführt und die Architektur der Programme analysiert. Bei einem Open Source Projekt war LCP bei einem Treffen zur Deutschen Lokalisierung und bei einem Unternehmen vor Ort, dass das Programm einsetzt.
Der momentane Arbeitsstand lautet, dass es derzeit noch keine echte Alternative in der Open Source ERP Welt zu den propritären Lösungen gibt. Überwiegend mangelt es an einer ausgebauten Finanzbuchhaltung in den begutachteten Systemen. Um eine gewisse Zukunftssicherheit zu gewährleisten, kommt für den Einsatz nur noch große Anbieter proprietärer Software in die engere Auswahl.

Zwar wurde an dieser Stelle bisher die notwendige Integration der eCl@ss-Klassifizierung in die Stammdatenhaltung der möglichen ERP-Systeme noch nicht genauer untersucht, doch entsprechende Erfahrungsberichte dazu stimmen nicht gerade positiv. Neben der technischen Systemauswahl spielt hier vermehrt das Engagement des IT-Dienstleisters eine herausragende Rolle.

Mai 2008
Die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems hat das "Flair einer Brautschau". Die Anforderungen an das System werden durch die verwendeten Mittel zur Produktionssteuerung in der LCP GmbH geprägt.
Als Grundphilosophie kann die Forderung gesehen werden, mit möglichst wenigen Aktionen der Mitarbeiter ein Maximum an Informationen in der Datenbank zu speichern. Aus dieser Forderung ergibt sich eine straffe Organisation der Produktion und entsprechende Ansprüche für das ERP-System.
Bei der Suche nach einem geeigneten System wurde Anfangs das gesamte Spektrum untersucht. Bei der Bewertung der Systeme waren folgende Kriterien Ausschlag gebend:
• Das System ist voll integriert, d.h. Vertrieb, Materialwirtschaft, Einkauf, Produktionsteuerung, und Buchhaltung sind in einem System zusammengefasst.
• Zukunftssicherheit der Software
• Das Handling für die Bedienung des Systems
• Die Möglichkeit als Nutzer des Systems selbst Anpassungen durchzuführen.
• Die Fähigkeit zur Migration von Bewegungsdaten
• Ex- und Import von Daten im DATEV-Format
• Der Preis für die Realisierung des Projektes
Anfangs hat LCP, wie schon im Februar dargestellt, auf die Analyse vorhandener Open-Source-Software im ERP-Bereicht konzentriert. Das Ergebnis ist, dass keines der untersuchten Systeme dem Unternehmen als geeignet erscheint. Ein wesentlicher Punkt dabei ist der im Unternehmen notwendige personelle Aufwand. Nachdem die grundsätzliche Entscheidung gegen Open-Source gefallen war, wurden die proprietären Lösungen untersucht.
Die von den Marktführern für ERP-Software (Navision, SAP usw.) angebotenen Leistungen lagen über dem möglichen Budget für das Projekt.
Am Ende der Bewertungen gelangten 2 Systeme in die engere Auswahl und wurden damit in eine intensive Testphase in der LCP GmbH eingebracht.
• SAGE, erfüllt die Grundforderungen vollständig.
• GFI-ERP, wie SAGE
Die Entscheidung wird erst nach umfangreichen Tests möglich sein und im Juni 2008 fallen.

Das größte Problem bei der Bewertung des Systems ist, dass nach Ansicht der einzelnen Verkäufer der EPR-Systeme nur „Top“ Systeme angeboten werden. Die Mängel, Nachteile und möglicherweise Fehler der ERP-Systeme sind aus den Darstellungen meist nicht zu erkennen.
Es ist notwendig, dieses Wissen mit gemachten Erfahrungen, die recht zeitaufwändig sind zu erarbeiten. Diese Aufwendungen haben das geplante Budget stark belastest. Der Satz: „Drum prüfe wer sich ewig bindet …“ hat hier seine tiefe Wahrheit hier bewiesen.

Juni 2008
Auf der Grundlage der Ausrichtung der Auswahl auf 2 ERP-Systeme wurde die Testung der beiden Systeme intensiv weitergeführt. Beide Systeme genügen den gestellten Anforderungen weitestgehend. Wichtig sind dabei die unterschiedlichen Vorgehensweisen, wie in den Systemen die einzelnen Geschäftsvorfälle dargestellt und abgearbeitet werden. Die Leistungsfähigkeit beider Systeme ist hier voll vergleichbar und es ergibt sich für die Auswahl kein relevanter Unterschied.
Die Betrachtung der Migrationsfähigkeit zeigt jedoch wesentliche Vorteile beim Einsatz von SAGE. Eine Entscheidung zugunsten von SAGE bietet neben dem Vorteil aus mehreren Anbietern bzw. Systemhäusern auswählen zu können auch die Möglichkeit, die von der LCP GmbH genutzte Aufgabendatenbank - insbesondere das vorhandene Frontend - vorläufig weiter zu nutzen. Dieser Fakt reduziert die Risken der Systemumstellung erheblich.
Gleichzeitig erscheint die Implementation einer auf LCP GmbH zugeschnittenen Produktklassifizierung mit entsprechenden Merkmalslisten in SAGE problemlos realisierbar.
Eine für die erfolgreiche Umsetzung der Verbindung von SAGE und der Aufgabendatenbank notwendige Voraussetzung ist die Verlagerung der Datenbasis der Aufgabendatenbank von einer mySQL-Datenbank auf eine Microsoft-SQL-Datenbank. Der Hauptaufwand ist die Migration der Datenbank, da sich der Syntax trotz SQL-Standard zum Teil unterscheidet. Diese Arbeit ist zeitintensiv und muss in einem abgesetzten Testsystem realisiert werden.

Neben der Auswahl der ERP-Software ist die Auswahl des Lieferanten, dem Systemhaus, ein wichtiger Bestandteil dieser Aufgabe. Die starke Verbreitung von SAGE ermöglicht es, im Umkreis von ca. 20 km drei Systemhäuser zur Auswahl zu haben. Hier zeigt sich der Vorteil einer weit verbreiteten Software - es gibt mehrere Anbieter, man ist nicht einem Systemhaus ausgeliefert.

Mit SAGE ist es gelungen, ein gut geeignetes ERP-System und in der ATEC Computer GmbH ein Systemhaus zu finden, das die Ziele mit realisieren wird. Das Systemhaus sieht sich nicht als Verkäufer von Standardsoftware sondern als Problemlöser an.

Aug 2008: Auswahl der einzusetzenden eBusiness-Standards

Arbeitspaket ist abgeschlossen

Januar 2008
Der Internetauftritt des eCl@ss-Vereins wurde intensiv analysiert. Die Suche nach einer passenden Kategorie für die LCP-Produkte war leider erfolglos. Eine nahe am Produktspektrum liegende Kategorie konnte lediglich in flachen Dichtungsringen gefunden werden. Erste Klassifizierungsversuche der Leistungen wurden in einem kleinen Mitarbeiterkreis besprochen. Die ersten Merkmalslisten, die sich an die bereits in eCl@ss vorhanden Merkmale anlehnen, wurden erarbeitet. Eine intensive Recherche, auch unter zu Hilfenahme der PROZEUS-Netzwerkpartner Datenbank, führte zu ersten Kontakten mit externen IT-Dienstleistern, die eine Klassifizierung von Produktstammdaten mit eCl@ss bereits durchgeführt haben.

Juli 2008
Eine abschließende Erarbeitung des Pflichtenheftes mit Hinblick auf die Einführung der Produktklassifizierung mit eCl@ss konnte mit dem neu gewählten externen Dienstleister (ATEC) noch nicht erreicht werden.

August 2008
Gemeinsam mit dem Systemhaus ATEC wurde der durch die LCP GmbH favorisierte eBusiness Standard nochmals auf seinen nutzvollen Einsatz auf seine Realisierbarkeit in der ERP-Software SAGE hin bewertet.
Der eCl@ss-Standard ist nach unseren Einschätzungen im SAGE durch das spezifische Modul „Merkmalsleiste“ weitestgehend darstellbar. Unabhängig davon ist eine spätere Beantragung der in der LCP GmbH hergestellten Artikelgruppen beim eCl@ss-Standard. Wichtig ist lediglich die Möglichkeit Sachmerkmale des Standards im ERP-System konform dazu abzubilden. Das SAGE-Modul „Merkmalsleiste“ erfüllt die durch den eCl@ss-Standard gestellten Anforderungen. Durch Aufnahme dieses Moduls ist die Einführung des Standards systemseitig gelöst.

Jul 2008: Definition Lösungsszenario und Konzepte

Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Mai 2008
Die Ausrichtung auf 2 EPR-Systeme ermöglicht es nun mit der Definition des Lösungsszenarios und der Erarbeitung der Konzepte für die Realisierungsstufen zu beginnen.
Die Übernahme der Bewegungsdaten von 2004 an stellt an das realisierende Team hohe Anforderungen. Erste Abschätzungen der Anbieter zur Übernahme der derzeitigen Abläufe in der Produktion fallen verhältnismäßig hoch aus. Es wird also in Zusammenarbeit mit den Anbietern geprüft, in wie weit die Integration der Aufgabendatenbank (der derzeitigen Produktionssteuerung) in die angebotene Software technisch möglich ist. Durch die Integration darf jedoch die Updatefähigkeit der Software nicht beeinträchtigt werden.
Das Lösungsszenario muss nach ersten Überlegungen und Darstellungen mit der gesamten Belegschaft besprochen und diskutiert werden. Es muss jeden einzelnen Mitarbeiter in die „neue“ Welt der Informationen mitnehmen und dürfen auf keinen Fall „aus Betroffenen Betroffene machen“. LCP legt mit dem Lösungsszenario die entscheidende Basis für eine spätere Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber dem Projekt. Die Akzeptanz ist die Voraussetzung für den Erfolg des Projektes.
Folgende Fragen müssen im Rahmen dieser Aufgabe geklärt werden:
• Welche Aufgaben resultieren aus dem Projekt für jeden Einzelnen?
• Wie gestalten sich die Abläufe nach Abschluss des Projektes?
• Welche Verbesserungen gibt es für den einzelnen Mitarbeiter
• Wo entsteht durch die Änderung der Abläufe und der Einführung der ERP-Software Mehr-/ bzw. Minderaufwand und wer wird damit be-/ bzw. entlastet?
Im Lösungsszenario sind der Weg zum Ziel und das Ziel selbst beschrieben. Alle Mitarbeiter sollen sich und ihre Arbeit darin wieder finden.

Wie oben beschrieben muss jeder Mitarbeiter mit dem Szenario mitgenommen werden. Auf den ersten Blick erscheint dies einfach. Eine Betriebsversammlung, wo das Projekt vorgestellt wird, ist aber mit Sicherheit nicht ausreichend.
Einzelgespräche sind nach ersten Erfahrungen angezeigt, da die Probleme der einzelnen Mitarbeiter recht vielfältig sind und jeder sich angesprochen fühlen soll. Für die Einzelgespräche sind auf jeden Fall ausreichen Zeit einzuplanen. Die Befürchtung einzelner von erheblichem Mehraufwand u. geringerer Flexibilität betroffenen zu sein, ist deutlich.

Juli 2008
Die Auswahl der Eckpunkte für das Projekt ist im Wesentlichen abgeschlossen. Der zu verwendende Standard und Software sowie der betreuende Partner die ATEC Computer GmbH stehen fest. Auf der Basis dieser Grundlagen wird das Lösungsszenario für das Projekt entworfen. Ein wichtiger Punkt in diesem Szenario ist die Möglichkeit, die in der LCP GmbH vorhandene Aufgabendatenbank parallel zum neuen ERP-System betreiben zu können. Mit dieser Lösung ist zum einen das Risiko der Softwareumstellung stärker begrenzt als wenn die Aufgabendatenbank mit der Einführung des neuen Systems mit ersetzt werden müsste.
Die sozialen Faktoren, alle Mitarbeiter in allen Bereichen in die Umstellung einzubeziehen, werden erheblich herabgesetzt. Durch diese Möglichkeit sind nur noch ca. 20% der Mitarbeiter direkt von der Umstellung betroffen. 80% der Mitarbeiter werden nur indirekt oder gar nicht berührt.
Die Verbindung der beiden Datenbanken aus einem Server beseitigt den Mangel der vorhandenen Lösung und lässt gleichzeitig für die Zukunft alle Optionen offen. So kann zu einem späteren Zeitpunkt die Verwaltung der Produktion trotz der Aufgabendatenbank in SAGE realisiert werden. Das Projekt bleibt dem gestellten Ziel auf die Einführung standardisierter Stammdaten und deren betriebswirtschaftlicher Nutzung weiter voll ausgerichtet.

Mrz 2008: System- und Migrationskonzept, Pflichtenheft, Definition der Soll-Landschaft, Zeit- u. Kostenplan

Arbeitspaket ist abgeschlossen

Die Arbeitsschritte zur Erstellung des Pflichtenheftes wurden im Team beraten, die jeweiligen Schritte nach ihrer Erstellung ausgewertet und verfeinert. Erste Lösungsansätze wurden in kleinem Kreis entwickelt und diskutiert. Eine Vorstellung aller Beteiligten erfolgte noch nicht.
Nach Erstellung des Pflichtenheftes erfolgte die Ausarbeitung des Zeit- Kostenplanes.