eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Stammdatenmigration und Produktklassifizierung mit eCl@ss

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LCP Laser-Cut-Processing GmbH

Kraftsdorf, Thüringen
Elektro/Elektronik
25 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 2,0 Mio.

www.lcpgmbh.de

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Daniel Störzner, Assistent der Geschäftsleitung:

"Die Einführung eines neuen ERP-Systems bietet für uns die Möglichkeit, unsere Stammdaten klassifiziert aufzubereiten."

Das Unternehmen

Seit 1992 ist LCP spezialisiert auf das Feinschneiden von metallischen Sonderwerkstoffen, wie zum Beispiel hochlegierten Stählen und refraktären Metallen, das Scriben, Schneiden und Bohren von Keramiksubstraten sowie das Beschriften und Tiefengravieren mittels unterschiedlicher Laseranlagen.

Das Fundament für ein optimales Fertigungsergebnis bildet die genaue Abstimmung mit den Kundenanforderungen und ein hohes Maß an Flexibilität in der Fertigung. LCP be- und verarbeitet Werkstoffe für den Werkzeug- und Maschinenbau, die Raumfahrtindustrie, den Automobilbau und die Medizintechnik.

Die Ziele

Der schnellebige Prozeß in der LCP GmbH, (hier: Fertigungsdurchläufe von wenigen Tagen) erfordert effiziente Methoden der Datenerfassung, -pflege, -suche u. -auswertung und der Vermeidung von Datenredundanz sowie Eingabe- u. Kommunikationsfehlern unter Nutzung moderner IT-Technologie. Maschinenlesbare Verfahren müssen bei der Realisierung mit berücksichtigt werden. Der Einsatz von Internetapplikation zur Kommunikation mit Kunden und Lieferanten über eMail hinaus wird angestrebt.

Das Projekt

Die methodische Erfassung von Produktbeispielen aus allen drei Fertigungsbereichen (Keramik-, Metallbearbeitung und Gravieren/ Beschriften) durch eine Stammdatenpflege und Produktklassifizierung unter Berücksichtigung des System- u. Migrationskonzepts steht im Vordergrund des Projekts. Die Ausarbeitung einer Attribut-Liste und Übernahme der Merkmale aus einem eBusiness-Standard Schema ist dabei vorgesehen.

Der Nutzen

Das Stammdatenmanagement, d.h. Kunden-, Lieferantenstammdaten, Artikel-/Produktstammdaten, Technologie-/Fertigungsstammdaten mit zentraler u. medienneutraler Datenhaltung muß auf der Basis der vorhandenen Daten mit einer Rückwirkung von mindestens 4 Jahren verwirklicht werden. Als Zusatznutzen werden weitere Partner über Schnittstellen angebunden: Die Vorbereitung einer DATEV-Schnittstelle wird geprüft - der Einsatz einer CAD-Schnittstelle ebenfalls.

Die LCP GmbH realisiert zur Zeit Kundenaufträge mit Fremdfertigungseigenschaften und erteilt Fremdfertigungsaufträge an Lieferanten. Diese Vorgänge müssen ebenfalls mit Hilfe von eBusiness-Standardaustauschformaten abgebildet werden, um das eBusiness-Potenzial voll auszuschöpfen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.02.2008 und hat eine geplante Laufzeit von 11 Monaten.

Die Ausgangslage

Es wird ausschließlich auf Kundenauftrag gefertigt. Die Fertigung arbeitet im 3-schicht Betrieb. Ein Teil der Aufträge muss sehr kurzfristig realisiert werden und besitzt einen Einmaligkeitscharakter. Die Laufzeit eines Auftrages ist oftmals kürzer als eine Woche, teilweise auch nur einen Tag. Das Auftragsvolumen liegt teilweise unter 100 Euro.

Im Vertrieb wird vorrangig mit Dummyartikeln gearbeitet, die nur eine grobe Zuordnung zu den Fertigungsbereichen zulassen. In der Beschaffung werden teilweise neue Artikel angelegt, da die Suche auf Grund von Eingabefehlern oder nichteinheitlichen Standards kein Ergebnis gebracht hat. Die Stammdaten werden von der Abteilung Beschaffung angelegt und gepflegt. Es besteht trotzdem die Gefahr einer redundanten Datenhaltung. Für die Nachpflege der Stammdaten ist ein hoher Zeitaufwand nötigt. Die notwendige Zeit ist dafür häufig nicht vorhanden.

Die Stammdaten (Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und Unternehmensstammdaten wie bspw. Zahlungs- und Lieferbedingungen) werden im OCeasy erfasst und gepflegt. Als Bewegungsdaten werden die Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen sowie Bestellungen und Lieferscheine der Beschaffung im OCeasy erfasst und gepflegt. Mit dem Synchronisationslauf werden die Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten und die Bewegungsdaten Aufträge und Lieferscheine in die Aufgabendatenbank übertragen. Da bei jedem Lauf alle Daten neu vollständig übertragen werden, steigt der Aufwand mit zunehmendem Datenbestand ständig. Die Synchronisation benötigt derzeit pro Lauf ca. 3 Minuten und wird mindestens 5-mal pro Tag ausgeführt. Während der Synchronisation ist die Arbeit mit beiden Systemen nicht möglich.

Die Zielsetzung

Ausgehend von den vorhandenen Geschäftsprozessen und der eingesetzten Software in der Auftragsverwaltung und Produktionssteuerung ist der Einsatz eines neuen integrierten ERP–Systems zwingend notwendig um die internen Betriebsabläufe effizienter zu gestalten.

Daneben ist es notwendig die Weichen für eine einheitliche Datenbasis für Kommunikation mit der Außenwelt zu schaffen. Zukunftsträchtig für die LCP GmbH wird hier die verstärkte Nutzung des Internetportals zur Kundenbetreuung bzw. die Bereitstellung des Leistungsangebotes in klassifizierter Form im Internet gesehen.

Diese beiden groben Anforderungsrichtungen externer und interner Bedürfnisse haben als gemeinsame Voraussetzung ein effektiv gestaltetes Stammdatenmanagement. Die Eigenschaften eines solchen Datenmanagements müssen darin bestehen, dass jegliche Datenredundanzen vermieden werden, die Datenerfassung einfach und schnell immer nur genau einmal an dem Ort ihrer Entstehung ermöglicht wird und die Datenpflege, -suche und -auswertung aus Anwendersicht optimiert ist. Unter Berücksichtigung zukünftiger Möglichkeiten des Datenaustauschs muss die Datenhaltung medienneutral erfolgen.

Im Wesentlichen besteht somit das aktuell angestrebte Ziel darin, eCl@ss als Klassifizierungsstandard in der LCP GmbH einzuführen. Es wird angestrebt das Leistungsspektrum der Lasermaterialbearbeitung detailliert, aber gleichzeitig standardisiert zu beschreiben.

Lcp Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan, ERP- und Standardauswahl
SAGE als ERP-System ausgewählt
Vorhandenes Frontend kann vorläufig weiter genutzt werden. mehr Info
Aug 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan-Mrz 2008
Start: Jan 2008
Zeitverzögerung Ende: Aug 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Methodische Erfassung von Produktbeispielen, Ausarbeitung Attributsliste, Stammdatenmanagement
Erste Nutzeneffekte für alle Beteiligten
Klassifizierung der Einkaufsartikel im Bereich Keramik vorgezogen und vollständig abgeschlossen mehr Info
Okt 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mrz-Sep 2008
Start: Feb 2008
Zeitverzögerung Ende: Okt 2008
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Stammdatenmigration, Installation und Tests, Systemanpassung, Schulung, Dokumentation
Testsystem mit Echtdaten läuft einwandfrei
Optimierungen und Anpassungen gehen auch über das abgeschlossene Projekt hinaus. mehr Info
Dez 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jul-Nov 2008
Start: Okt 2008
Zeitverzögerung Ende: Dez 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivstart:
Datenmigration, Produktivstart, Ergebnisdokumentation
Anpassung und Aktualisierung der Dokumentation
Mit dem störungsfreien Betrieb und immer tieferem Verständnis der Mitarbeiter für das ERP-System werden kontinuierlich Veränderungsvorschläge hervortreten. mehr Info
Dez 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2008
Start: Dez 2008
Ende: Dez 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Die LCP GmbH ist als Industriedienstleiter für Lasermaterialbearbeitung seit 1992 in Thüringen am Markt tätig. Das Geschäft gliedert sich in 3 Sparten, die Keramikbearbeitung, das Feinschneiden von metallischen und nicht-metallischen Werkstoffen und das Strukturieren/Beschriften. Das Geschäft der LCP GmbH ist stark dienstleistungsorientiert. Täglich werden zwischen 25 und 30 Aufträge abgearbeitet und 50% der Aufträge werden innerhalb einer Woche an die Kunden ausgeliefert. Der hohe Datendurchsatz erfordert eine Systematisierung der Stammdaten, insbesondere des Artikelstammes. Die Ausgangslage bei den Artikeln für die gefertigten Produkte ist durch die Verwendung von „Dummyartikel“, die mit Warengruppen vergleichbar sind, geprägt.
Ziel des Projektes war es gleiche bzw. ähnliche Artikel durch eine Klassifizierung im neunen ERP-System effizient zu verwalten und schnell, d.h. mit guter Trefferquote zu finden.

Die Erfahrungen

Die Artikelstammdaten wurden aus der bestehenden Auftragsdatenbank ausgelesen und in eine Excel-Tabelle eingefügt. Da nur etwa 6 unterschiedliche Artikelnummern existieren, konnten die Artikel nur anhand Ihrer in einem Textfeld eingefügten Beschreibung unterschieden werden. Da sich der verantwortliche Mitarbeiter für die Auftragsdatenerfassung bei der Beschreibung der Artikel selbst gewisse Formatierungsregeln gegeben hat, wurde eine nachträgliche Selektierung teilweise vereinfachte.
Entsprechende Formatierungsfehler, Rechtschreibfehler, usw. wurden händisch entfernt und dann jeweils unterschiedliche Artikelnummern an alle Datensätze ohne Duplikat vergeben. Nach der Änderung der Artikelnummern wurde mit einer abgesetzten Testdatenbank die Datensätze zurückgeschrieben und alle Vorgänge getestet.
Insgeamt wurde der Aufwand für die Aufbereitung der Daten unterschätzt und die Bedeutung der Datenpflege in einem IT-System offenbart.
Bei der Analyse musste zusätzlich die Kundennummer mit berücksichtigt werden.
Während der Analyse wurden für das Anlegen neuer Artikel im IT-System Richtlinien erarbeitet, die im Wesentlichen die Schreibweise der Artikelbezeichnung und die Belegung der einzelnen Datenfelder definiert.

Die Auswahl des neuen ERP-Systems war von Irrwegen im Sinne von Versuch und Irrtum geprägt. Als Randbedingungen bei der Suche waren zum einen die effektive Abbildung der Geschäftsprozesse, die Möglichkeit Produkte frei zu klassifizieren und am Ende die Kosten für das neue System. Gleichzeitig sollte die vorhandene Aufgabendatenbank integriert werden oder erhalten bleiben. Grundlage für das neue IT Sytem ist SAGE in Kopplung mit der Aufgabendatenbank. Die Aufgabendatenbank wurde auf den Server der SAGE-Datenbank portiert und es wurde über Sichten auf die SAGE-Datenbank die Verbindung zwischen beiden Systemen hergestellt. Die Darstellung der Produktklassifizierung erfolgt mit SAGE-Modul „Sachmerkmale“.

Die Datenmigration wurde zum größten Teil mit von ATEC Computer GmbH bereitgestellten Werkzeugen durchgeführt. Bei der Übertragung der Daten ist durch die Softwarewerkzeuge noch einmal der Inhalt der Information logisch und syntaktisch geprüft wurden. Auf diese Weise konnten weitere Fehler aus der Vergangenheit systematische eliminiert werden. Der Aufbau der Merkmalsleisten und der Artikelklassifizierung erfolgte nach dem Produktivstart schrittweise.

Die Zukunft

Das PROZEUS-Projekt hat den Beginn der eBusiness-Ära in der LCP GmbH eingeleitet. Auf der Grundlage bereinigter Artikelstammdaten gepaart mit einer Richtlinie zur Definition neuer Artikel und dessen Klassifizierung auf der Basis der festgelegten Merkmale ist es in Zukunft möglich weitere Schritte in der eBusiness-Welt zu gehen.
Neben der öffentlichen Förderung waren die laufende Berichterstattung und die strukturierte Projektarbeit als wichtigste Vorteile anzusehen.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: