Praxisberichte

Stammdatenmigration und Produktklassifizierung mit eCl@ss

	LCP Laser-Cut-Processing GmbH Kraftsdorf, Thüringen Elektro/Elektronik 25 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 2,0 Mio. www.lcpgmbh.de		Daniel Störzner, Assistent der Geschäftsleitung: "Die Einführung eines neuen ERP-Systems bietet für uns die Möglichkeit, unsere Stammdaten klassifiziert aufzubereiten."

Die LCP GmbH ist als Industriedienstleiter für Lasermaterialbearbeitung seit 1992 in Thüringen am Markt tätig. Das Geschäft gliedert sich in 3 Sparten, die Keramikbearbeitung, das Feinschneiden von metallischen und nicht-metallischen Werkstoffen und das Strukturieren/Beschriften. Das Geschäft der LCP GmbH ist stark dienstleistungsorientiert. Täglich werden zwischen 25 und 30 Aufträge abgearbeitet und 50% der Aufträge werden innerhalb einer Woche an die Kunden ausgeliefert. Der hohe Datendurchsatz erfordert eine Systematisierung der Stammdaten, insbesondere des Artikelstammes. Die Ausgangslage bei den Artikeln für die gefertigten Produkte ist durch die Verwendung von „Dummyartikel“, die mit Warengruppen vergleichbar sind, geprägt.
Ziel des Projektes war es gleiche bzw. ähnliche Artikel durch eine Klassifizierung im neunen ERP-System effizient zu verwalten und schnell, d.h. mit guter Trefferquote zu finden.

Die Artikelstammdaten wurden aus der bestehenden Auftragsdatenbank ausgelesen und in eine Excel-Tabelle eingefügt. Da nur etwa 6 unterschiedliche Artikelnummern existieren, konnten die Artikel nur anhand Ihrer in einem Textfeld eingefügten Beschreibung unterschieden werden. Da sich der verantwortliche Mitarbeiter für die Auftragsdatenerfassung bei der Beschreibung der Artikel selbst gewisse Formatierungsregeln gegeben hat, wurde eine nachträgliche Selektierung teilweise vereinfachte.
Entsprechende Formatierungsfehler, Rechtschreibfehler, usw. wurden händisch entfernt und dann jeweils unterschiedliche Artikelnummern an alle Datensätze ohne Duplikat vergeben. Nach der Änderung der Artikelnummern wurde mit einer abgesetzten Testdatenbank die Datensätze zurückgeschrieben und alle Vorgänge getestet.
Insgeamt wurde der Aufwand für die Aufbereitung der Daten unterschätzt und die Bedeutung der Datenpflege in einem IT-System offenbart.
Bei der Analyse musste zusätzlich die Kundennummer mit berücksichtigt werden.
Während der Analyse wurden für das Anlegen neuer Artikel im IT-System Richtlinien erarbeitet, die im Wesentlichen die Schreibweise der Artikelbezeichnung und die Belegung der einzelnen Datenfelder definiert.

Die Auswahl des neuen ERP-Systems war von Irrwegen im Sinne von Versuch und Irrtum geprägt. Als Randbedingungen bei der Suche waren zum einen die effektive Abbildung der Geschäftsprozesse, die Möglichkeit Produkte frei zu klassifizieren und am Ende die Kosten für das neue System. Gleichzeitig sollte die vorhandene Aufgabendatenbank integriert werden oder erhalten bleiben. Grundlage für das neue IT Sytem ist SAGE in Kopplung mit der Aufgabendatenbank. Die Aufgabendatenbank wurde auf den Server der SAGE-Datenbank portiert und es wurde über Sichten auf die SAGE-Datenbank die Verbindung zwischen beiden Systemen hergestellt. Die Darstellung der Produktklassifizierung erfolgt mit SAGE-Modul „Sachmerkmale“.

Die Datenmigration wurde zum größten Teil mit von ATEC Computer GmbH bereitgestellten Werkzeugen durchgeführt. Bei der Übertragung der Daten ist durch die Softwarewerkzeuge noch einmal der Inhalt der Information logisch und syntaktisch geprüft wurden. Auf diese Weise konnten weitere Fehler aus der Vergangenheit systematische eliminiert werden. Der Aufbau der Merkmalsleisten und der Artikelklassifizierung erfolgte nach dem Produktivstart schrittweise.

Das PROZEUS-Projekt hat den Beginn der eBusiness-Ära in der LCP GmbH eingeleitet. Auf der Grundlage bereinigter Artikelstammdaten gepaart mit einer Richtlinie zur Definition neuer Artikel und dessen Klassifizierung auf der Basis der festgelegten Merkmale ist es in Zukunft möglich weitere Schritte in der eBusiness-Welt zu gehen.
Neben der öffentlichen Förderung waren die laufende Berichterstattung und die strukturierte Projektarbeit als wichtigste Vorteile anzusehen.