Praxisberichte

Materialklassifizierung und Produktdatenmanagement in SAP R/3

	KS Metallbearbeitung GmbH Spaichingen, Baden-Württemberg Metallverarbeitung 14 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 1,8 Mio. www.ks-metall.de		Tanja Schuhmacher, Projektleiterin: "Mit der Einführung eines innovativen Stammdatenmanagements und der Schaffung von E-Business Anwendungen zu Kunden und Lieferanten positionieren wir uns als strategischer Partner. Gleichzeitig werden die Prozesse durch Standards effizienter und wir steigern dadurch unsere Leistungsfähigkeit."

Das Projekt wurde mit geringer Zeitverzögerung erfolgreich abgeschlossen.

Durch die Einführung des Stammdatenmanagements in SAP R/3 und die Verwendung von eCl@ss zur Klassifizierung der Produkte im Rahmen des PROZEUS-Projektes, kann die Firma KS Metallbearbeitung ihren Gesamtprozess integriert, automatisiert und in digitaler Form leben. Optimierungspotential in den internen Unternehmensprozessen sowie in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wurden genutzt, um mit besserer Datenqualität transparente und effiziente Prozesse zu realisieren.

Im Stammdatenbereich wurden alle Materialien (Produkte/Rohmaterial) überarbeitet und im Hinblick auf den Klassifizierungsstandard eCl@ss gepflegt. Weiterhin wurden die produktbezogenen Dokumente wie Fertigungs- und Kundenzeichnungen, Reklamationen oder Werkszeugnisse digital im System hinterlegt. Auch in den Bereichen Kunden- und Lieferantenstamm wurden die prozessrelevanten Daten wie z.B. Lieferhinweise interlegt. Die Konditionspflege ist zeitlich abgegrenzt und im Kreditoren- wie auch im Debitorenbereich lückenlos dokumentiert. Der Gesamtprozess vom Auftragseingang bis zum Controlling wurde im Rahmen des Projektes mit einem hohen Automatisierungsgrad und Standardprozessen abgebildet. Außerdem wurden weitere interne aber zeitaufwändige Nebenprozesse wie Zeiterfassung und Messergebniserfassung durchleuchtet und mit eBusiness-Technologien neu gestaltet.

Das Projekt konnte mit einem Verzug von einem Monat im Rahmen der budgetierten Kosten produktiv gesetzt werden.

Durch die Unterstützung der externen Beratung war der Einstieg in integrierte Prozesse und die dafür notwendigen und relevanten Stammdaten strukturiert und einfach. Die Definition des Pflichtenhefts sowie des Zeit- und Kostenplans nahm allerdings mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich gedacht. Bei der Aufnahme und Überarbeitung der Prozesse entstanden weitere Anforderungen, die im Rahmen des Projektes direkt mit realisiert wurden. Die erfolgreichen Ergebnisse waren während des Projektes bereits sichtbar und spürbar. Für alle Mitarbeiter ist die Umstellung auf integrierte und digitale Prozesse ein großer Schritt, es wurde deshalb in kleinen Paketen und mehrmals geschult.

Die Abstimmung der Klassifizierung nach dem Klassifizierungsstandard eCl@ss war aufwändiger als geplant. In den Produktbereichen der KS Metallbearbeitung ist die Klassifizierung nach eCl@ss nur rudimentär vorhanden und musste mit neuen Merkmalen und Merkmalswerten ergänzt werden. Die Anträge bei eCl@ss zur Erweiterung der vorhandenen Klassendaten wurden gestellt und werden nach aktuellem Stand auch in der nächsten Version berücksichtigt.

Der geplante Terminrahmen für das PROZEUS-Projekt führte zu einer straffen Arbeitsweise, so dass sehr schnell produktiv nutzbare Teilergebnisse entstanden sind. Während der gesamten Projektlaufzeit hatte das Projekt einen festen Platz im Tagesgeschäft der Mitarbeiter und wurde somit auch von allen in seiner Entwicklung beobachtet.

Für die Zukunft plant KS Metallbearbeitung weitere eBusiness-Szenarien:

• Einführung von EDI zu Kunden und Lieferanten
Direkte Anbindung der Hauptkunden und –lieferanten für Datenaustausch.

• Scannen von Eingangsrechnungen für die Rechnungsprüfung
Ablage der „Papierrechnungen“ im digitalen Archiv und somit immer Online-Zugriffsmöglichkeit.

• Elektronischer Urlaubsantrag
Antragsstellung der Mitarbeiter direkt im System mit Genehmigungsszenario.

• Digitale Personalakte