eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Materialklassifizierung und Produktdatenmanagement in SAP R/3

Schuhmacher Klein
KS Metallbearbeitung GmbH

Spaichingen, Baden-Württemberg
Metallverarbeitung
14 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 1,8 Mio.

www.ks-metall.de

Schuhmacher Klein
Tanja Schuhmacher, Projektleiterin:

"Mit der Einführung eines innovativen Stammdatenmanagements und der Schaffung von E-Business Anwendungen zu Kunden und Lieferanten positionieren wir uns als strategischer Partner. Gleichzeitig werden die Prozesse durch Standards effizienter und wir steigern dadurch unsere Leistungsfähigkeit."

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Informationssuche unterschätzt, Abstimmung zeitaufwändig
Die Erstellung der verschiedenen Dokumentationen und die Aufnahme der Ist-Prozesse erwiesen sich zeitaufwändiger als geplant. mehr Info
Apr 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2009
Start: 01.04.2009
Ende: 30.04.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Produktklassifizierung und Datenbereinigung
Hierarchisches Klassensystem wurde produktiv im SAP angelegt
eCl@ss Ergänzungen liegen zur Prüfung und Abstimmung vor. mehr Info
Nov 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun/Jul 2009
Start: 20.04.2009
Zeitverzögerung Ende: 20.11.2009
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Installation, Anpassungsprogrammierung, Schnittstellen
Automatische Zuordnung von Zahlungen im System erstellt
Ab Januar 2010 wird komplett auf den elektronischen Kontoauszug umgestellt. mehr Info
Nov 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Aug/Sep 2009
Start: 15.07.2009
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen
Das Projekt konnte erfolgreich abgeschlossen werden
Die Akzeptanz der Anwender und der erzielte Nutzen übertreffen die Erwartungen des Unternehmens. mehr Info
Dez 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Okt/Nov 2009
Start: 15.09.2009
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Die Ausgangslage

Ausgehend von den Anforderungen seitens Kunden und Lieferanten am elektronischen Datenaustausch hinsichtlich Produktinformationen sowie elektronischer Geschäftsdokuments teilzunehmen, soll durch die Einführung einer standardisierten Produktklassifikation die Basis gelegt werden, kundenspezifische Anfragen sowie Anfragen auf Basis von Produktdatenstandards (z.B. eCl@ss) nach Produkten effizient beantworten zu können.

Die Zielsetzung

Da der Einsatz einer Produktklassifikation ihren Vorteil erst im Rahmen korrellierender Geschäftsprozesse entfalten kann, soll ihm Rahmen des Projektes insbesondere der Auftragsbearbeitungsprozess untersucht, analysiert und in Richtung des Einsatzes der standardisierten Produktklassifikation und des elektronischen Datenaustauschs (siehe unten) optimiert werden. Dabei soll untersucht werden, inwieweit der Einsatz von Prozessstandards bzw. Prozessframeworks möglich und sinnvoll ist.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes soll untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

Technik Soll Ks-metall
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Informationssuche unterschätzt, Abstimmung zeitaufwändig
Die Erstellung der verschiedenen Dokumentationen und die Aufnahme der Ist-Prozesse erwiesen sich zeitaufwändiger als geplant. mehr Info
Apr 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2009
Start: 01.04.2009
Ende: 30.04.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Produktklassifizierung und Datenbereinigung
Hierarchisches Klassensystem wurde produktiv im SAP angelegt
eCl@ss Ergänzungen liegen zur Prüfung und Abstimmung vor. mehr Info
Nov 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun/Jul 2009
Start: 20.04.2009
Zeitverzögerung Ende: 20.11.2009
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Installation, Anpassungsprogrammierung, Schnittstellen
Automatische Zuordnung von Zahlungen im System erstellt
Ab Januar 2010 wird komplett auf den elektronischen Kontoauszug umgestellt. mehr Info
Nov 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Aug/Sep 2009
Start: 15.07.2009
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen
Das Projekt konnte erfolgreich abgeschlossen werden
Die Akzeptanz der Anwender und der erzielte Nutzen übertreffen die Erwartungen des Unternehmens. mehr Info
Dez 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Okt/Nov 2009
Start: 15.09.2009
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

„Stammdaten in der Aluminiumbearbeitung mit Leichtigkeit managen“

Das Projekt wurde mit geringer Zeitverzögerung erfolgreich abgeschlossen.

Das Ergebnis

Durch die Einführung des Stammdatenmanagements in SAP R/3 und die Verwendung von eCl@ss zur Klassifizierung der Produkte im Rahmen des PROZEUS-Projektes, kann die Firma KS Metallbearbeitung ihren Gesamtprozess integriert, automatisiert und in digitaler Form leben. Optimierungspotential in den internen Unternehmensprozessen sowie in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wurden genutzt, um mit besserer Datenqualität transparente und effiziente Prozesse zu realisieren.

Im Stammdatenbereich wurden alle Materialien (Produkte/Rohmaterial) überarbeitet und im Hinblick auf den Klassifizierungsstandard eCl@ss gepflegt. Weiterhin wurden die produktbezogenen Dokumente wie Fertigungs- und Kundenzeichnungen, Reklamationen oder Werkszeugnisse digital im System hinterlegt. Auch in den Bereichen Kunden- und Lieferantenstamm wurden die prozessrelevanten Daten wie z.B. Lieferhinweise interlegt. Die Konditionspflege ist zeitlich abgegrenzt und im Kreditoren- wie auch im Debitorenbereich lückenlos dokumentiert. Der Gesamtprozess vom Auftragseingang bis zum Controlling wurde im Rahmen des Projektes mit einem hohen Automatisierungsgrad und Standardprozessen abgebildet. Außerdem wurden weitere interne aber zeitaufwändige Nebenprozesse wie Zeiterfassung und Messergebniserfassung durchleuchtet und mit eBusiness-Technologien neu gestaltet.

Das Projekt konnte mit einem Verzug von einem Monat im Rahmen der budgetierten Kosten produktiv gesetzt werden.

Die Erfahrungen

Durch die Unterstützung der externen Beratung war der Einstieg in integrierte Prozesse und die dafür notwendigen und relevanten Stammdaten strukturiert und einfach. Die Definition des Pflichtenhefts sowie des Zeit- und Kostenplans nahm allerdings mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich gedacht. Bei der Aufnahme und Überarbeitung der Prozesse entstanden weitere Anforderungen, die im Rahmen des Projektes direkt mit realisiert wurden. Die erfolgreichen Ergebnisse waren während des Projektes bereits sichtbar und spürbar. Für alle Mitarbeiter ist die Umstellung auf integrierte und digitale Prozesse ein großer Schritt, es wurde deshalb in kleinen Paketen und mehrmals geschult.

Die Abstimmung der Klassifizierung nach dem Klassifizierungsstandard eCl@ss war aufwändiger als geplant. In den Produktbereichen der KS Metallbearbeitung ist die Klassifizierung nach eCl@ss nur rudimentär vorhanden und musste mit neuen Merkmalen und Merkmalswerten ergänzt werden. Die Anträge bei eCl@ss zur Erweiterung der vorhandenen Klassendaten wurden gestellt und werden nach aktuellem Stand auch in der nächsten Version berücksichtigt.

Der geplante Terminrahmen für das PROZEUS-Projekt führte zu einer straffen Arbeitsweise, so dass sehr schnell produktiv nutzbare Teilergebnisse entstanden sind. Während der gesamten Projektlaufzeit hatte das Projekt einen festen Platz im Tagesgeschäft der Mitarbeiter und wurde somit auch von allen in seiner Entwicklung beobachtet.

Die Zukunft

Für die Zukunft plant KS Metallbearbeitung weitere eBusiness-Szenarien:

• Einführung von EDI zu Kunden und Lieferanten
Direkte Anbindung der Hauptkunden und –lieferanten für Datenaustausch.

• Scannen von Eingangsrechnungen für die Rechnungsprüfung
Ablage der „Papierrechnungen“ im digitalen Archiv und somit immer Online-Zugriffsmöglichkeit.

• Elektronischer Urlaubsantrag
Antragsstellung der Mitarbeiter direkt im System mit Genehmigungsszenario.

• Digitale Personalakte