Arbeitspaket 2
Projektmanagement KoHo-PRO
Aufbau des Projektmanagements
Anforderungen an die einzelnen Schritte
Klärung der Datenformate
Aufbau Stücklistenstruktur
Durchführung geplant für Juli 2003
Start 01.06.2003
Ende 30.09.2003
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Grundlagen festgelegt
Nach dem festgelegten Kodierungssystem können alle Unterlagen zu einem Auftrag klassifiziert werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Bei der Diskussion der Dokumentenverwaltung und Verarbeitung stellte sich heraus, dass unbedingt eine Schnittstelle zur CAD-Anlage geschaffen werden muss. Diesbezüglich hat KoHo mit der betreuenden Softwarefirma Kontakt aufgenommen, die im nächsten Monat diese einrichten wird und auch die entsprechende Schulung des Personals vornimmt. KoHo geht davon aus, dass hierbei keine
Schwierigkeiten auftreten und spätestens im November die Einbindungsmöglichkeit geschaffen ist und die Mitarbeiter hiermit arbeiten können.
Das Thema DSL-Leitung ist soweit gelöst, sodass KoHo voraussichtlich bis Ende 2003 einen Anschluß bekommt.
Innerhalb des Unternehmens sind alle Mitarbeiter, die mit dem Projektmanagement arbeiten sollen, an dem E-Mail Server angeschlossen und die Freischaltung zum Internet kann nach dem Anschluß der DSL-Leitung erfolgen.
a. Dokumentenkodierung
- Kommisionnr.ErstellerUnterlagengruppeUnterlagenartlfd. NummerRevision
Die dabei gewählten Ziffernmenge und Art wurde dem bisherigen ERP-System angepaßt um einen entsprechenden Datenaustausch zu gewährleisten.
b. Korrespondenzkodierung
Hierzu wurden die einzelnen Bereiche entsprechend definiert:
Mit Hilfe dieser eindeutigen Klassifizierung wird es später innerhalb der neu zu schaffenden Datenbank möglich sein, alle Vorgänge sowohl projektspezifisch als auch projektübergreifend nach allen inhaltlichen und formalen Kriterien zu selektieren. Dies ist Voraussetzung für die dann folgende weitere Spezifizierung bis auf Artikelebene beim Datenaustausch zwischen Lieferant und KoHo.
Der nun folgende Schritt ist die Programmierung der Datenbank mit der festgelegten Dokumenten- und Korrespondenzkodierung. Dabei wird bei den einzelnen Projektschritten zudem noch eine Projektsteuerung sowie ein Ressourcenmanagement integriert. Die dafür notwendigen Parameter haben wurden bereits festgelegt.
Das vorgesehene Kodierungssystem wurde dem Leiter des CAD-Softwarehauses vorgestellt und erläutert. Anschliessend wurde am CAD-System die jetzige Arbeitsweise demonstriert und um Lösungsvorschläge für die zu schaffende Schnittstelle nebst erforderlichen Schulungsbedarf für die KoHo-Mitarbeiter gebeten.
Es wurde das festgelegt Kodierungssystem erläutert. Anschließend wurde an einem Beispielsauftrag die Realisierbarkeit getestet. Hierbei stellt sich heraus, dass unbedingt eine Schnittstelle zur CAD-Anlage hergestellt werden muß, um die Medienbrüche reduzieren zu können.
Der Dokumentenkodierungsentwurf wurde diskutiert. Hierfür wurde Schritt für Schritt durchgegangen, welche Dokumente erfasst werden müssen, in welcher Reihenfolge und wie diese miteinander verknüpft werden können. Das Ergebnis ist wie folgt zusammenzufassen: Eine Angabe der Lieferantennummer oder Kundennummer soll im Schlüssel entfallen, da bei der Anlage einiger Dokumente der Lieferant noch nicht bekannt ist. Die Steuerung der Lieferantennummer erfolgt in einem entsprechenden Namensfeld.
Der Kodierungsentwurf wurde durchgesprochen. Er unterteilt sich in die Dokumentenkodierung und die Korrespondenzkodierung. Der Sinn der Kodierung liegt in der Wiederverfolgungsmöglichkeit innerhalb eines Projektes sowie über alle Projekte für die zukünftigen Aufträge. Bei der Korrespondenzkodierung gab es keine Änderungen. Bei der Dokumentenkodierung muß jedoch auch nach einer noch vorzunehmenden Besprechung mit Mitarbeitern aus der Auftragsbearbeitung eine Überarbeitung vorgenommen werden.
Die Fa. SDS hat die geplante Einbindung und Einrichtung des eMail-Servers durchgeführt. Damit sind alle Mitarbeiter, die im Projektmanagement eingebunden sind, ans eMail Netz angeschlossen. Eventuelle Internetanbindungen sind auch eingerichtet und können ohne größeren weiteren Aufwand freigeschaltet werden.
Probleme gibt es lediglich bei der geplanten DSL-Anbindung. Das Telekommunikationsunternehmen kann kein genaues Datum nennen, wann ein DSL-Anschluß zur Verfügung gestellt werden kann. Im September ist diesbezüglich eine Besprechung angesetzt.
Aktuell wird ein Konzept zur Kodierung der Dokumente erstellt. Von KoHo wurde eine Aufstellung eingereicht, wie die Nummerierung der Zeichnungen, Listen etc. momentan erfolgt, von der Fa. www.kennziffer.com wurde ein Muster zur Verfügung gestellt, wie diese zukünftige aussehen könnte. Diese Kodierung ist erforderlich, um die anstehende Dokumentenverwaltung zu vereinheitlichen. Bedingt durch die Urlaubszeit wurde für Anfang September eine Besprechung vereinbart, bei der das zukünftige System festgelegt werden soll.
Der Vorschlag der Fa. www.kennziffer.com bzgl. eines Kodierungssystems wurde besprochen. Da KoHo sich nicht auf ein einheitliches System festlegen kann, weil deren Kundschaft teilweise ein eigenes spezifiziert, ist es unbedingt notwendig, zuerst eine Aufstellung aller Dokumente zu erstellen, die bei Bedarf noch ergänzt werden kann. Es wird als zweckmäßig angesehen, ein Datenfeld einzufügen, welches die vom Kunden gewünschte Kodierung beinhaltet. Der KoHo-eigene Code soll als allgemein gültiger Suchbegriff zur Verfügung stehen.
Zur Lösung der Aufgabe wird in einem ersten Schritt eine Dokumentenliste erstellt.
Wie bereits erwähnt, haben sich im Arbeitspaket Projektmanagement einige Veränderungen ergeben, die auch Auswirkungen auf die Webseite haben. Der externe Arbeitsaufwand durch die Konkretisierung der Vorstellungen sowie die Einbindung einer Terminierung hat den geplanten Aufwand erhöht. KoHo wird die Aufgabengebiete Projektmanagement KoHo-PRO und Webseite parallel zueinander bearbeiten und das Thema C-Teilmanagement im Anschluß daran.
Mit einer Hardwarefirma wurden erste Gespräche bezüglich der erforderlichen Einbindung und Einrichtung des E-Mail Servers geführt. KoHo's Hardware ist hierfür ausreichend; es müssen jedoch einige Änderungen bezüglich der Einbindungen am Server und bei den einzelnen PC-Stationen vorgenommen werden. Außerdem wird abgeklärt, ob ein DSL-Anschluß eingerichtet werden solle und ob die Telefongesellschaft diesen zur Verfügung stellen kann.
Sobald Zwischenergebnisse vom Projektmanagement vorliegen wird KoHo diese mit den zuständigen Mitarbeitern in der Auftragsbearbeitung erläutern.
Die Fa. www.kennziffer.com wurde von KoHo mit der Ausführung des Projektmangements KoHo-Pro beauftragt und hat mit der Bearbeitung begonnen. Zwischenergebnisse liegen momentan noch nicht vor.
Das Angebot wurde besprochen und besonders darauf geachtet, dass das neue Projektmanagement sehr flexibel zu handhaben sein muß, da auf die verschiedensten Anforderungen der Kunden eingegangen werden muss. Außerdem will KoHo auf bereits vorhandene Daten alter Projekte zurückgreifen können. Das Angebot wurde in einigen Punkten überarbeitet, so daß dieses als Basis des zu erteilenden Auftrages genommen werden kann.
Auf Grund der zur Verfügung gestellten Unterlagen hat www.kennziffer.com GmbH ihr Konzept überarbeitet und in grober Form vorgestellt. Es wurde auch ins Detail gehend über die Nutzung diskutiert.
Die Erstellung des Pflichtenheftes (Arbeitspaket 1) erfolgte unter großem Zeitdruck und der Situation, daß beide Partner (KoHo und DL) sich kaum kennen. Hierdurch traten Missverständnisse auf, die jedoch unproblematisch aus dem Weg geräumt werden konnten. Das Problem der Terminierung im Projektmanagement müsste durch die gegebenen Informationen gelöst sein. Inwieweit dieses Auswirkungen auf den Arbeits- und Zeitplan haben wird, muss nach den nächsten Gesprächen mit dem externen Berater abgeschätzt werden.
Es bleibt abzuwarten, wie sich die bisherige Verzögerung von ca. 2 Wochen weiterentwickelt.
Seitens www.kennziffer.com GmbH wurde das Konzept vorgestellt und diskutiert. Hierbei stellte sich heraus, daß die zeitliche Komponente und die erforderlichen Verknüpfungen bei der Durchführung der Projekte zu wenig Berücksichtigung fanden. Eine Überarbeitung wird kurzfristig realisiert.
Der Berater hat bei der Beschreibung des Arbeitspaketes einen Terminplan angeführt, diesen Punkt jedoch anders interpretiert als gefordert. Aus diesem Grund wurden die Vorstellungen von KoHo und die angedachten Realisierungsmöglichkeiten diskutiert. Zur Richtigstellung wurde vereinbart, dass KoHo eine Auflistung der einzelnen Projektschritte mit dem Ziel erstellt, den Dienstleister in die Lage zu versetzen, sein Konzept zu überarbeiten.
