eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 1 Vorüberlegungen
Pflichtenheft
Ziele definieren / IST-Erhebung
Auswahl externer Berater
Anforderungen und Umsetzung

Durchführung geplant für Mai 2003
Start 11.04.2003
Ende 31.05.2003

Stand: 31.05.2003
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Pflichtenheft erstellt

Das Pflichtenheft für die Anwendung wurde im geplanten Zeitraum erstellt. Mit der Abarbeitung des Arbeits- und Zeitplanes kann begonnen werden.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.05.2003: Bewertung des bisherigen Projektverlaufs

Köhler&Hörter geht davon aus, dass das Gesamtvorhaben realisiert werden kann, wenn auch einige Aufgabengebiete, wie C-Teil-Management und eCl@ss-Einführung wirtschaftlich gesondert zu betrachten sind. Dafür wird erst ein neues ERP System eingeführt werden müssen, weil die Schnittstellen im alten System nur sehr schwer realisierbar sind und sich größere Investitionen in das alte System nicht lohnen.

31.05.2003: Rückblick: Zieldefinition und IST-Erhebung

Zuerst wurde von allen relevanten Abteilungen eine Isterhebung durchgeführt, um den zur Auswahl stehenden externen Beratern Zahlen an die Hand geben zu können. Es zeigte sich, dass für die weitere Vorgehensweise ein externer Berater ausgesucht werden mußte, damit auch die Ziele einfacher und präziser festgelegt werden konnten. Mit den Firmen, die bisher für Köhler&Hörter tätig waren, wurde keine Möglichkeit einer Zusammenarbeit gesehen, weil diese nur Standardprogramme zur Verfügung stellen konnten, die die Bedürfnisse nicht abdeckten. Deshalb wurde sich mit der Firma www.kennziffer.com in Verbindung gesetzt, die als Berater über entsprechende Vorkenntnisse verfügte. Es wurde beschlossen, erst einmal gemeinsam das Pflichtenheft zu erstellen und in diesem Zusammenhang die Isterhebung weiterzuführen und die Ziele zu präzisieren.

31.05.2003: Rückblick: Einrichtung eines Projektmanagements

Einrichtung eines Projektmanagements incl. Terminplanung zur besseren Koordinierung der Abläufe bei der Auftragsbearbeitung

Zu Projektbeginn bestanden bei Köhler&Hörter nur vage Vorstellungen, wie dieses Projektmanagement aussehen sollte. Versuche mit Standardprogrammen, wie z.B. Microsoft Projekt zeigten sich nicht als geeignet. Dass mit diesem Projektmanagement auch ein Dokumentenmangement verbunden werden könnte, welches auch über Internet eine Verbindung zu Kunden und eventuell Lieferanten ermöglicht, war zu diesem Zeitpunkt noch nicht geplant. Zuerst mussten Gespräche mit externen Beratern gesucht werden, mit denen die allgemeinen Vorüberlegungen besprechen konnten, besonders auch in Bezug auf die Erstellung eines Pflichtenheftes.

27.05.2003: Pflichtenheft erstellt

Das Pflichtenheft für die Anwendung wurde im geplanten Zeitraum erstellt. Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es keine Abweichungen im Zeitplan. Mit der Abarbeitung des Arbeits- und Zeitplanes kann begonnen werden.

20.05.2003: Erstellung des Pflichtenheftes

Im Rahmen der Pflichtenhefterstellung mußten noch einige Istdaten nachgetragen werden, einige Anforderungen ergänzt werden und korrigiert werden.

15.05.2003: Pflichtenheft - Umsetzungsbesprechung

Die Anforderungen an die Umsetzung sind soweit geklärt. Jedoch handelt es sich derzeit noch um eine Modellbeschreibung. Das "digitale" Projektmanagement kann erst mit Begleitung eines konkreten Kundenprojektes hinsichtlich der Kundenanforderungen optimiert werden. Da ein Projektablauf ca. 6 Monate umfaßt, wird es hier eine revolvierende Planung geben, die ständig angepasst wird. Das geplante C-Teil-Management "lebt" von der Qualität und Quantität der Zulieferdaten. Die bislang gefundenen Zulieferer, welche die Standardanforderungen hinsichtlich Klassifizierung und Katalogisierung erfüllen, sollen im ersten Schritt in die neue KoHo-Produktdatenbank integriert werden.

06.05.2003: Pflichtenheft - Detailbesprechung der Anforderungen

Für die geplante Anwendung ergeben sich derzeit folgende Problemfelder:
1. Welche Schnittstellen bietet Comet?
2. Welcher Datenaustausch ist notwendig?
3. Wie sieht ein idealtypisches Projektmanagement aus?
4. Welche Lieferanten bieten bereits aufbereitete Produktdaten gemäß eCl@ss an?
5. Sind diese Artikel für ein funktionierendes C-Teil-Management ausreichend?

Weiterhin wurde die Ausarbeitung der Punkte "Einführung" und "IST-Analyse" für das Pflichtenheft besprochen. Für die weitere Arbeit wird eine Beschreibung der Comet-Software benötigt.

05.05.2003: Auftragsvergabe an externen Dienstleister

Die Angebote wurden gemeinsam analysiert und auf Grund der Vorgaben beurteilt. Ergebnis ist die Vergabe zur Erstellung des Pflichtenheftes an die www.kennziffer.com GmbH mit der Option der Durchführung der geplanten Maßnahmen.

Der bisherige IT-Dienstleister des Unternehmens kommt für diese Projekt leider nicht in Frage.

16.04.2003: Projektplanung - Konzeptvorschlag

Die www.kennziffer.com GmbH stellt Ihren Konzeptvorschlag für die effiziente Nutzung von Prozessen und Standards im Rahmen des Projektmanagements dar. Dabei werden zwei Aufgaben klar:
1. Standardisierung des Ablaufmanagements mit Hilfe einer Datenbanklösung mit Integration der jeweiligen Artikelstücklisten.
2. Aufbau eines C-Teil-Mangements für Kunden im Rahmen des Verkaufs und für Köhler&Hörter im Rahmen des Einkaufs bei Zulieferern. Kennziffer erhielt für dieses Konzept den Zuschlag für das Projektmanagement.

Die im Muster-Pflichtenheft aufgeführten Bereiche wurden angesprochen und die Ergebnisse der unternehmensinternen IST-Analyse vorgestellt. Auf dieser Basis wird kennziffer seine Vorstellungen konkretisieren, eine Anforderung beschreiben und ein entsprechendes Angebot für die Realisierung unterbreiten.

16.04.2003: Ist-Daten Erfassung

Ist-Daten wurden erfasst und in einer Besprechung vorgestellt; Qualität und Quantität wird als ausreichend empfunden. Sollten externe Berater weitere Daten und Informationen benötigen, so werden diese nachgereicht.

11.04.2003: Besprechung Workshop-Projektplanung

Es wurden die Ergebnisse und Anforderungen vorgestellt, die auf dem Workshop in Hinblick auf die Einführung von Prozessen und Standards gemacht wurden. Die besondere Situation im Anlagenbau - wie sie bei Köhler&Hörter vorliegt, wurde auf dem Workshop kurz angesprochen.

Um den Zeitrahmen des Projektes (Erstellung des Pflichtenheftes) möglichst einzuhalten, wurde beschlossen die bekannten Fakten bereits detailliert zu erfassen. Dabei wurden einzelne Aufgaben an Mitarbeiter delegiert.

Das derzeitige PPS-System Comet läuft absolut stabil und zufriedenstellend. Die Analyse der IST-Situation soll die jetzigen Projektphasen mit den derzeitigen Werkzeugen aufführen. Es wird eine zusätzliche Lösung angestrebt, die vor allem das Projektmanagement optimiert - idealerweise standardisiert - und dabei Comet nutzen kann. Ob Comet dazu in der Lage ist muß geprüft werden. Diese Aufgabenstellung muß durch den noch festzulegenden Spezialisten geklärt werden.

Für die Umsetzung der angestrebten Lösung ist ein spezialisierter Partner unerläßlich. Hierbei geht es um die Kernkompetenzen: Projektmanagament, Datenbankanbindung, ERP/PPS und Klassifizierung.