eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 21 Schulungen und Handbücher

Durchführung geplant für November 2003
Start 01.11.2003
Ende 18.05.2004

Stand: 18.05.2004
abgeschlossen abgeschlossen
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

Schulungsunterstützung durch Handbuch

Dokumentation und Schulung sind obligatorische Bausteine. Auf sie sollte ein wesentlich höherer Wert gelegt werden. Die nachfolgenden Rückfragen der Mitarbeiter ließen sich reduzieren und die Systemannahme erhöhen.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
18.05.2004: Schulung in ourJOKE-MIS und ourJOKE

Präsentation und Einführung in die neuen Systeme

Alle Mitarbeiter – Innen- und Außendienst – wurden in ourJOKE geschult. Dabei musste allerdings der zur Verfügung stehende Zeitrahmen aufgrund der Tagesgeschäfte eingeschränkt werden. Für eine bessere Systemannahme wurden zunächst die Vertreter in das System eingefügt und mit diversen Pflegeaufgaben betraut. Dadurch konnte das Handling geübt und die Akzeptanz gesteigert werden.

Der Zeitaufwand war gering. Jedoch mussten die Termine mit dem Außendienst koordiniert werden. Die zur Verfügung stehende Zeit war jedoch nicht ausreichend, um einen umfassenden Einblick in die Programme zu bekommen. "Learning by doing" wurde verordnet. Jedoch ist die Benutzerführung für den Standarduser relativ einfach.

18.05.2004: Dokumentation - Erstellung eines Handbuchs für ourJOKE

Die umfangreiche Funktionalität von ourJOKE macht ein Anwenderhandbuch obligatorisch. Kennziffer erstellt daher für die JOKE-Mitarbeiter ein anwenderorientiertes Handbuch, das anhand von Screen-Shots Schritt für Schritt durch das Programm führt.

Das 45seitige Handbuch wurde pünktlich vor Beginn der Schulungen fertig gestellt. Aufwand und Kosten entsprechen der Planung.

31.01.2004: Schulungsunterstützung durch Handbuch

Die Akzeptanz des neuen Systems ist erstaunlich gut, wenngleich die Umstellung auf ein neues System auch in diesem Fall mit den üblichen Anpassungs- und Veränderungssymptomen verbunden ist. Die erweiterten Möglichkeiten bieten jedoch einige Vorteile in der täglichen Arbeit, so dass der Umstellungsprozess von allen Mitarbeitern akzeptiert wird. Die im Dezember erfolgten Schulungen werden durch ein noch zu aktualisierendes Handbuch unterstützt. Diese Bedienungsanleitung soll selbsterklärend auch Dritten den Einstieg in ourJOKE ermöglichen.

31.12.2003: ourJOKE im Echtbetrieb

Alle Mitarbeiter – Innen- und Außendienst – wurden in ourJOKE geschult.
ourJOKE befindet sich im Echtbetrieb. Die Korrekturen im Produktportfolio sind fast abgeschlossen. Sie werden voraussichtlich Ende Januar fertig sein. Die standardbasierten Module – wie Suchfunktionen über eCl@ss-Schlüssel – sind seitens der Bedienung selbsterklärend und bedürfen keiner weiteren Schulung. Zudem werden alle noch offenen Elemente in einem Handbuch festgehalten, das ständig modifiziert zum Download allen Mitarbeitern zur Verfügung steht.

28.10.2003: ourJOKE-Einführung

ourJOKE steht kurz vor der Einführung. Nach weiteren internen Tests wird nun die Implementierung des Systems im Unternehmen organisiert. Dabei muss vor allem ein logistisches Problem gelöst werden. Aus diesem Grund werden zwei Gruppen für die Schulung in ourJOKE gebildet. Zunächst soll der Vertriebsinnendienst, anschließend die übrigen hausinternen Mitarbeiter geschult werden. Zum Schluss folgen die Außendienstmitarbeiter die im Rahmen des letzten Vertriebstreffens des Jahres gemeinsam eingewiesen werden. Bis dahin müssen noch alle Voraussetzungen für eine reibungslosen Systemnutzung geschaffen werden. Aufgrund der bis zum Jahresende anstehenden Arbeiten der Produktbereinigung, wird sich die Systemeinführung als äußerst schwierig und zeitkritisch darstellen.