Arbeitspaket 19 Anbindung des Vertriebs an bestehende Systeme
Durchführung geplant für August 2003
Start 01.09.2003
Ende 30.11.2003
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abgeschlossen |
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Zeitverzögerung |
Verknüpfung von ourJOKE und MIS erfolgt
Bei der Aufstellung eines Projektzeitplans sollte den Erfahrungen nach wesentlich mehr Zeit als Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle eingebaut werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Verknüpfung von ourJOKE und MIS
Basis des gesamten Systems bildet die neue SQL-Datenbank. Sie bezieht die Daten aus der AS400 und bildet sie im MIS ab. ourJOKE bedient sich dieser Werte und stellt zum Teil gleiche Werte noch einmal aufbereitet dar.
Integration der eCommerce-Daten
Da alle Online-Kaufabschlüsse aus myJOKE im ERP-System erfasst und mit einem entsprechenden Merkmal versehen werden, ist die Darstellung in ourJOKE simpel. Alle Onlineaktivitäten werden dem Kunden zugeordnet und sind darstellbar.
Entfällt aufgrund der geänderten Feldanforderungen.
Integration der AS400
Die Implementierung des neuen Systems wirft intern noch Fragen auf. Dies hat seine Ursache in den derzeit vorhandenen Programmen und die damit einhergehende Improvisation, um schon jetzt an bestimmte Daten zu kommen. Mehrere Programme müssen hierzu parallel betrieben werden. Hinzu kommt die Entscheidung die neue JAVA-basierte Version des Warenwirtschaftssystems aufgrund mangelnder Leistungsfähigkeit nicht weiter zu nutzen. Es wird stattdessen wieder auf das "konventionelle" Programm zurückgegriffen. Dieser ständige Wechsel führt zu einer Verunsicherung die durch die Einführung eines weiteren neuen Systems noch verstärkt wird. Mit Einführung von ourJOKE wird letztendlich die gesamte Systemlandschaft geändert (Exchange statt Lotus, ourJOKE statt Gedys, ourJOKE-MIS statt AS400-Abfragen). In einer Übergangszeit müssen zudem beide "System-Welten" parallel gefahren werden. Die Motivation der Mitarbeiter sich mit dem neuen System auseinanderzusetzen, stellt daher derzeit die größte Herausforderung dar. Größter Klärungsbedarf stellte die Anbindung der AS400-relevanten Felder dar und die zukünftige Festlegung welches Feld in welchem System gepflegt werden soll. Da die AS400 es nicht erlaubt, Stammdaten extern zu pflegen (und via Schnittstelle einzulesen) war die Bestimmung des jeweils führenden System entscheidend. Aufgrund der Fokussierung auf das neue Kontaktmanagement wurde festgelegt, daß alle für die Warenwirtschaft entscheidenden Datensatzfelder auf der AS400 und alle weiteren Felder in der MS SQL-Datenbank gepflegt werden. Der Exchange Server wurde eingerichtet und die Postfächer für die ersten Testpersonen eingerichtet. Leider kann durch die technische Voraussetzungen (Virenscanner) kein sanfter Übergang einzelner Personen in dieses Mailsystem erfolgen, so dass die komplette Funktionalität erst bei der Umschaltung auf Exchange und Outlook als Mailsystem für alle Mitarbeiter zur Verfügung steht. Der interne Mailverkehr und der Sendevorgang nach außen stehen bei der Schulung zur Verfügung.
Die Einhaltung des Zeitplans wurde durch die häufig auftretenden Änderungen der internen Aufgabenstellungen sehr erschwert. Geplantes Personal ist aus geschäftlichen Gründen nicht mehr verfügbar und die Personen, die für die Aufgaben des Projektes vorgesehen sind, müssen die Aufgaben der ausgeschiedenen Mitarbeiter zusätzlich erledigen. Alle Vorarbeiten der Dienstleister beinhalten auch Aufgaben an die internen Mitarbeiter, und die Weiterentwicklung ist von deren Erledigung abhängig. Bei der Aufstellung eines solchen Projektzeitplans sollte nach diesen Erfahrungen wesentlich mehr Zeit als Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle eingebaut werden. Es ist daher zu raten, bei der Planung eines solchen Projektes weniger auf die Fertigstellung der Programmierarbeiten des Dienstleisters zu achten, als auf die Arbeiten, die im Hause selber erledigt werden müssen, um das geplante Ziel zu erreichen.
Der Exchange Server wurde eingerichtet und die Postfächer für die ersten Testpersonen eingerichtet. Leider kann durch die technische Voraussetzungen (Virenscanner) kein sanfter Übergang einzelner Personen in dieses Mailsystem erfolgen, so dass die komplette Funktionalität erst bei der Umschaltung auf Exchange und Outlook als Mailsystem für alle Mitarbeiter zur Verfügung steht. Der interne Mailverkehr und der Sendevorgang nach Außen stehen bei der Schulung zur Verfügung.
Die Implementierung des neuen Systems wirft intern noch Fragen auf. Dies hat seine Ursache in den derzeit vorhandenen Programmen und die damit einhergehende Improvisation, um schon jetzt an bestimmte Daten zu kommen. Mehrere Programme müssen hierzu parallel betrieben werden. Hinzu kommt die Entscheidung, die neue JAVA-basierte Version des Warenwirtschaftssystems aufgrund mangelnder Leistungsfähigkeit nicht weiter zu nutzen. Es wird statt dessen wieder auf das "konventionelle" Programm zurückgegriffen. Dieser ständige Wechsel führt zu einer Verunsicherung die durch die Einführung eines weiteren neuen Systems noch verstärkt wird. Mit Einführung von ourJOKE wird letztendlich die gesamte Systemlandschaft geändert (Exchange statt Lotus, ourJOKE statt Gedys, ourJOKE-MIS statt AS400-Abfragen). In einer Übergangszeit müssen zudem beide "System-Welten" parallel gefahren werden. Die Motivation der Mitarbeiter, sich mit dem neuen System auseinanderzusetzen stellt daher derzeit die größte Herausforderung dar.
Das System ourJOKE wurde fertig programmiert und ohne Anbindung an die vorhandenen Standardprogramme, mit Ausnahme der bereits vorhandenen Verknüpfung zur AS400 und zu ourJOKE-MIS, präsentiert. In einem Testlauf soll nun die eigentliche Funktionalität des Systems getestet werden. Die Anbindung an Exchange, und Office-Standardprodukte erfolgt bei Freischaltung der bisherigen Version und Einführung in den Echtbetrieb. Außer der genannten Systemanbindung müssen von JOKE noch weitere Infrastrukturmaßnahmen für den vollständigen Echtbetrieb durchgeführt werden. Hierbei geht es um die Implementierung des Exchange-Servers für die Kommunikation intern und extern, sowie die Anbindung der externen Mitarbeiter via VPN an den ourJOKE-Server. Diese Arbeiten werden voraussichtlich im Oktober abgeschlossen.
