eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 18 Vertriebssystem ourJOKE

Durchführung geplant für Juli 2003
Start 16.07.2003
Ende 30.09.2003

Stand: 30.09.2003
abgeschlossen abgeschlossen
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

ourJOKE-Vertrieb abgeschlossen

Das System ourJOKE wurde fertig programmiert und ohne Anbindung an die vorhandenen Standardprogramme, mit Ausnahme der bereits vorhandenen Verknüpfung zur AS400 und zu ourJOKE-MIS, präsentiert.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
30.09.2003: ourJOKE-Vertrieb abgeschlossen

Nun erfolgt die Einbindung in die JOKE-Umgebung.

26.09.2003: Programmierung durch den Dienstleister

Das System ourJOKE wurde fertig programmiert und ohne Anbindung an die vorhandenen Standardprogramme, mit Ausnahme der bereits vorhandenen Verknüpfung zur AS400 und zu ourJOKE-MIS, präsentiert. In einem Testlauf sollte nun die eigentliche Funktionalität des Systems geprüft werden. Die Anbindung an Exchange, und Office-Standardprodukte erfolgt bei Freischaltung der bisherigen Version und Einführung in den Echtbetrieb. Außer der genannten Systemanbindung müssen von JOKE noch weitere Infrastrukturmaßnahmen für den vollständigen Echtbetrieb durchgeführt werden. Hierbei geht es um die Implementierung des Exchange-Servers für die Kommunikation intern und extern, sowie die Anbindung der externen Mitarbeiter via VPN an den ourJOKE-Server.

26.09.2003: Abstimmung des Designs

Festlegung der Screen-Design-Darstellung

Die Optik konnte aufgrund der vorgegebenen Faktoren (Schnelligkeit, MIS-konform, Übersichtlichkeit) direkt abgenommen werden.

26.09.2003: Vorbereitung des Oberflächendesigns

Aufgrund des bestehenden Oberflächendesigns bei ourJOKE-MIS wurde dies für ourJOKE übernommen.

Die Darstellung folgt einem funktionalen Anspruch hinsichtlich Performance (Ladegeschwindigkeit bei den externen Usern) und Bildschirmnutzung. Da sehr viele Links zu den einzelnen Informationsbereichen angezeigt werden müssen, entschied man sich für eine "Karteireiter"-ähnliche Darstellung. Diese Form ist für die User einfach nachzuvollziehen und erleichert ein schnelles Finden der relevanten Informationen.

26.09.2003: Aufbau der Datensatzstruktur

Die Felder wurden in ein Raster aufbereitet und Referenzierungen dargestellt.

Ziel des Kontaktmanagements ist eine einheitliche Oberfläche aus der heraus alle kundenspezifischen Informationen anzeigbar sind. Aufgrund der geplanten höheren Informationstiefe (z.B. Zuordnung von Aktivitäten zu Ansprechpartnern statt zu Kunden) ist eine 1:1 Datenübernahme aus dem Altsystem nicht mehr möglich. Die Informationsbreite und –tiefe (Zusatzfelder) nimmt enorm zu.

Alle relevanten Zusatzfelder wurden besprochen und der Aufbau der Datensatzstruktur erfolgt zeitnah.

26.09.2003: Abstimmung aller Zusatzfelder

Cross-Check der festgelegten Felder und Festlegung der Feldzuordnung auf der AS400 bzw. innerhalb der SQL-Datenbank

Die definierten Felder wurden noch einmal auf Vollständigkeit und logische Richtigkeit überprüft.

26.09.2003: Erfassung zusätzlicher Datenfelder und Auflistung aller Zusatzfelder

Da das neue System komplett offen und flexibel hinsichtlich aller möglichen Auswertungen und Selektionen arbeiten soll, musste größte Sorgfalt auf die Auswahl der Merkmale und deren Kategorisierung gelegt werden.

Die Anforderungen an ourJOKE-Vertrieb wurden endgültig festgelegt und kennziffer mit der Umsetzung beauftragt. Wichtiges Merkmal ist dabei die Anbindung des neuen webbasierten Systems an die vorhandenen Programme (AS400/Kissel/ourJOKE-MIS). Mit der Erfahrung aus der Umsetzung von ourJOKE-MIS wurde das Zeitraster verfeinert und die Fertigstellung auf KW37/38 festgelegt. Im Verlauf der Entwicklung sind weitere Merkmale aufgefallen, die den Mitarbeitern in der theoretischen Erhebung nicht präsent sein konnten. Es ist davon auszugehen, dass weitere Felder im Test- und Echtbetrieb hinzukommen werden.

26.09.2003: Sicherstellung des Datenexports aus Gedys

Überprüfung der für ourJOKE relevanten Daten und deren Übernahme

Aufgrund der beschlossenen wesentlich feineren Gliederung in ourJOKE ist die Datenübernahme kaum möglich. Die Folge: In der Startphase muß Gedys noch parallel zu ourJOKE laufen, um sich alte Kontaktdaten anzuschauen. Die betriebsrelevanten Daten aus Gedys verbleiben als Kontaktinformationen somit im alten System. Kategoriesierbare Felder dagegen, konnten übernommen werden.

19.09.2003: 1. Präsentation des ourJOKE-Vertrieb

Das webbasierte Kontaktmanagementsystem ourJOKE wurde von kennziffer vorgestellt. Alle im Pflichtenheft aufgeführten Leistungsmerkmale sind in dem System vorhanden.

Da das System auf verschiedene Standardprogramme (MS Exchange, MS Word, MS Excel) zugreifen wird, erfolgt nun eine Einbindung des derzeit noch autarken Systems in die JOKE-Umgebung.

Die JOKE-Mitarbeiter werden das jetzige System bis zum 06.10.03 testen und Änderungswünsche sammeln. Diese werden dann in einer Besprechung geprüft und evtl. zur Umsetzung an kennziffer weitergereicht.

29.08.2003: Abfrage kundenspezifischer Informationen

Ziel des Kontaktmanagements ist eine einheitliche Oberfläche, aus der heraus alle kundenspezifischen Informationen anzeigbar sind. Aufgrund der geplanten höheren Informationstiefe (z.B. Zuordnung von Aktivitäten zu Ansprechpartnern statt zu Kunden) ist eine 1:1 Datenübernahme aus dem Altsystem nicht mehr möglich. Die Informationsbreite und –tiefe (Zusatzfelder) nimmt enorm zu. Alle relevanten Zusatzfelder wurden besprochen und der Aufbau der Datensatzstruktur erfolgt zeitnah. Aufgrund des bestehenden Oberflächendesigns bei ourJOKE-MIS wurde dies für ourJOKE übernommen. Größter Klärungsbedarf stellte die Anbindung der AS400-relevanten Felder dar und die zukünftige Festlegung welches Feld in welchem System gepflegt werden soll. Da die AS400 es nicht erlaubt Stammdaten extern zu pflegen (und via Schnittstelle einzulesen) war die Bestimmung des jeweils führenden Systems entscheidend. Aufgrund der Fokussierung auf das neue Kontaktmanagement wurde festgelegt, daß alle für die Warenwirtschaft entscheidenden Datensatzfelder auf der AS400 und alle weiteren Felder in der MS SQL-Datenbank gepflegt werden.

25.07.2003: Anforderungen an ourJOKE-Vertrieb festgelegt

Die Anforderungen an ourJOKE-Vertrieb wurden endgültig festgelegt und kennziffer mit der Umsetzung beauftragt. Wichtiges Merkmal ist dabei die Anbindung des neuen webbasierten Systems an die vorhandenen Programme (AS400/Kissel/ourJOKE-MIS). Mit der Erfahrung aus der Umsetzung von ourJOKE-MIS wurde das Zeitraster verfeinert und die Fertigstellung auf KW37/38 festgelegt.

16.07.2003: Sicherheit

Der Zugang auf das neue System ourJOKE soll auch über das Internet für die Vertriebsmitarbeiter möglich sein. Hierzu wurde die technische Realisierung besprochen (DFÜ, Direkteinwahl, Userregistrierung). Generell wird das System mit einem hierachisch gestaffelten Rechtesystem ausgestattet. Die Zugriffe auf das System werden registriert, so daß der tatsächliche Userverlauf nachvollziehbar ist. Die Userverwaltung wird zunächst im MIS integriert und dann für ourJOKE mitbenutzt.