eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 1: Ist-Analyse Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur

Durchführung geplant für Jan 2007
Start 01.01.2007
Ende 28.02.2007

Stand: 07.02.2008
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Projektverlauf

Das Projekt startete Ende Dezember 2006 mit der Entscheidung das Projekt im Rahmen von PROZEUS mit den oben erwähnten beteiligten Unternehmen durchzuführen. Nach dem Kick-off-Meeting wurden die Ist-Prozesse sorgfältig über fast zwei Monate hinweg analysiert, und gegen Ende der Analyse dann ein Soll-Konzept erarbeitet.

Nahezu zeitgleich wurde die genaue Produktplanentwicklung verbunden mit der entsprechenden Dokumentation und die Auswahl der Technologiepartner ausgeführt. Im Anschluss daran wurden die Mitarbeiter geschult.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Ist-Analyse: 

Im Rahmen der „detaillierten Ist-Analyse der Unternehmensstruktur“ wurde ermittelt, wie die aktuelle Rechnungsabwicklung erfolgt (eine Rechnungsabwicklung mit digitaler Signatur wurde im Unternehmen bis dato nicht eingesetzt), wie die Prozesse insgesamt ablaufen, wer die prozessbeteiligten Mitarbeiter sind, wer welche Zuständigkeiten aufweist, welche Technik eingesetzt wird, welche Schnittstellen bestehen und wie das Datenmanagement abgewickelt wird.

Ziel war die Ermittlung einer Ist-Basis auf deren Grundlage die Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte erfolgen konnte, um dadurch zu jedem späteren Zeitpunkt einen Soll-Ist-Abgleich zu ermöglichen. U. a. wurden die grundlegenden Rahmenbedingungen für das bevorstehende Projekt abgesteckt.
Im Rahmen dieses Arbeitspaketes sollte die technische Voraussetzung für die geplante EDI-Umgebung bei Ilert ermittelt werden. Dabei soll der Pilotpartner über die Realisierungsmöglichkeiten im Rahmen seines Vorhabens aufgeklärt werden. In einem weiteren Schritt soll der Rechnungsdatenverkehr in der Zeitachse analysiert und alle Meilensteine dokumentiert werden.

-Hinsichtlich der Organisationsstruktur wurde festgestellt, wie die Rechnungsabwicklung ohne digitale Signatur erfolgt.
-In einer Prozessbeschreibung wurde erläutert, welche Prozesse zwischen der Firma Ilert und der Porta ablaufen.
-Bei der Personalabwicklung wurde aufgezeigt, wer die prozessbeteiligten Mitarbeiter sind.
-Bei der Technik-Komponentenfeststellung welche Hardware und Software im Unternehmen momentan eingesetzt wird.
-Eine Schnittstellen-Analyse erläuterte, welche Schnittstellen zwischen den Beteiligten bestehen.
-Eine Datenmanagement-Struktur ermittelte welche Datenarten, welches Belegvolumen und welche Datenformate anfallen würden.

Alle oben genannten Aktivitäten bildeten zusammen eine „detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur“ der Firma Ilert mit Hinblick auf die aktuelle Rechnungsabwicklung.

Die Firma Ilert ermittelte und dokumentierte dabei in Zusammenarbeit mit seinem Dienstleister 1eEurope die technischen Voraussetzungen der EDI-Umgebung bei sich und erhielt von seinem Dienstleister Auskunft über die Realisierungsmöglichkeiten im Rahmen dieses Projektes. Die Firma Ilert führte eine Analyse des bestehenden Rechnungsprozesses in der Zeitachse durch.
Dabei wurden auch die Hardware, Software sowie die Schnittstellen und das Datenmanagement im Prozess ermittelt und dargestellt.

Beurteilung: 

Die Einarbeitung in die Dokumentationsstruktur und die Dokumentation in der PROZEUS-Form waren für alle Projektbeteiligte aufwändiger als erwartet. Die übersichtliche Struktur des Handbuches erlaubte einen schnellen Überblick über den Stand der einzelnen Projekt-Aktivitäten. Dies stellte eine große Hilfe bei der Planung und Umsetzung der jeweiligen Arbeitspakete dar.