eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Einführung eines Datawarehouse mit Stammdatenoptimierung und Teile-Klassifikation nach eCl@ss

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IBB Industrie- & Baumaschinen GmbH / MineParts GmbH

Lindlar, Nordrhein-Westfalen
Ersatzteilhandel
5 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 4,0 Mio.

www.ibb-lindlar.de

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Rainer Börnke, Geschäftsführer:

"Zufriedene Kunden durch kompetente Beratung und zuverlässige Lieferungen ist unser oberstes Ziel.
Schnelligkeit und Flexibilität
kombiniert mit hohem Service sind unsere Erfolgsfaktoren."

Das Unternehmen

IBB / Mineparts ist ein Unternehmen zur weltweiten Lieferung von Ersatzteilen an Unternehmen mit Erdbewegungsmaschinen in Minen und sonstigen Einsatzbereichen. Das sehr umfangreiche Ersatzteilspektrum mit stark unterschiedlichen Teilekategorien von DIN- und Normteilen bis hin zu großen Antriebsrädern, wird bei der IBB / MineParts bevorratet oder ansonsten auftragsbezogen beschafft. Die Kunden sind weltweit verteilt auf allen Kontinenten. Der Export bildet damit den größten Anteil des Umsatzes.
Die schnelle und flexible Reaktion auf Anfragen kombiniert mit einer hohen technischen Kompetenz prägen das Unternehmen. Eine hohe Zuverlässigkeit in der Belieferung zum Kunden basiert auf einer fundierten Erfahrung in der Beschaffung. Die Verbesserung der Leistungsfähigkeit in der Bevorratung und Beschaffung von Ersatzteilen zur Gewinnung neuer Kundensegmente ist der Motor des Unternehmens.

Die Ziele

IBB / MineParts plant neben dem bestehenden Warenwirtschaftssystem eine IT-Architektur aufzubauen zur Abbildung eines eBussines-Gesamtkonzeptes. Dieses Konzept umfasst neben der Einführung eines Data Warehouses weitere Datenebenen, wie eine medienneutrale Datenhaltung zur technischen und visuellen Darstellung der Ersatzteile. Mittelpunkt der Ziele ist die Schaffung eines Online Portals für die weltweit verteilten Kunden. Da das bestehende Warenwirtschaftssystem nur in eingeschränktem Maße Analysen und Datensichten ermöglicht, ist als erste Stufe der Aufbau des Data Warehouses notwendig. In dieser Plattform werden eine Vielzahl von Daten aus dem operativen Tagesgeschäft abgelegt, verdichtet und zu unterschiedlichsten Auswertungen kombiniert. Schwerpunkte der angestrebten Anwendungen sind CRM-Daten zur Abbildung des Marktes, komplexe Analysen zur Optimierung der Materialwirtschaft und Beschaffung sowie die Messung der Leistungsfähigkeit wichtiger Prozesse bei Anfragen und Aufträgen. Die Realisierungsstufe –Data Warehouse- als ersten Abschnitt ist somit ein notwendiges Tool, um die Voraussetzungen zu schaffen, die Prozesse zu optimieren und weiter entwickeln zu können.

Das Projekt

Wie in den Zielen skizziert, sind sehr unterschiedliche Anwendungen auf ein abgestimmtes Gesamtkonzept auszurichten. Wie leicht vorstellbar werden gleiche Datensegmente in den verschiedenen Datenbanken benötigt. Das gilt insbesondere für die artikelbezogenen Stammdaten. Daher ist zunächst die Projektion eines funktionalen Gesamtkonzeptes für den späteren schrittweisen Aufbau zwingend notwendig. Erst durch die Verknüpfung und Integration der Daten in die Anwendungen lässt sich erkennen, wie die Strukturen aufgebaut werden müssen. Die Ergebnisse der benötigten Prozesse, Daten und Schnittstellen werden in einem Pflichtenheft dokumentiert. Der Einsatz der eCl@ss Daten ist integraler Bestandteil des Gesamtkonzeptes. Durch die Verknüpfung des Klassifizierungsschlüssels mit dem Artikelstamm des bestehenden Basissystems, ist eine Anwendung in allen Datenplattformen möglich. Im Data Warehouse bildet der eCl@ss-Schlüssel die Sortiermerkmale zur Bildung von Teilegruppen. Die hierarchische Struktur des Schlüssels ermöglicht in der medienneutralen Produktdatenbank das Raster zur selektiven Suche nach Teilen.
Da die Realisierung des Data Warehouses weiterer Gegenstand des Projektes ist, werden die Benutzeroberflächen, Datenfelder, Verarbeitungslogik und Schnittstellen als Programmiervorlage erstellt. Weitere Schwerpunkte sind die Artikelstammdaten. Neben der bereits zuvor angeführten Verknüpfung mit dem eCl@ss-Schlüssel ist die Ergänzung weiterer Stammdaten notwendig. Um nicht mehrfach die Stammdaten bearbeiten zu müssen, ist angedacht alle Informationen zu einem Ersatzteil zu erfassen, auch wenn diese erst in weiteren Realisierungsstufen des Gesamtkonzeptes benötigt werden.

Der Nutzen

Mit der Realisierung des Data Warehouses wird es möglich sein, Analysen und Datensichten abzubilden, die bei der Optimierung des operativen Tagesgeschäftes sehr hilfreich sind. Aus Auswertungen wie zB. einer Dispositionsanalyse hat man die Möglichkeit die Parameter zur Steuerung von Beständen oder Bestellungen anzupassen. Die Messgrößen der Angebots- und Auftragsprozesse zeigen ein objektives Bild der Leistungen zum Kunden hin. Aus den CRM-Daten der Anfragen oder Aufträge lassen sich Rückschlüsse ziehen auf die richtige Positionierung.

Der Zeitrahmen

Das Projekt ist am 01.12.2010 gestartet und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.

Die Ausgangslage

Eine erste Analyse der Ausgangssituation und Projektion in die Zukunft führte zu einem eBusiness-Gesamtkonzept. Die Projektion in vier Stufen orientiert sich primär an den Möglichkeiten einer schrittweisen Realisierung, da ansonsten die Komplexität für die MineParts / IBB als kleine KMU nicht beherrschbar wäre.

Da naturgemäß aber eine hohe Abhängigkeit und Redundanz zwischen den einzelnen Realisierungsstufen und Daten besteht, ist es in der Phase der Pflichtenhefterstellung unerlässlich, das Gesamtkonzept im Focus zu haben. Auch wenn eine schrittweise Realisierung angestrebt wird, so ist es für die IT - Konzeption sehr wichtig, die Ausrichtung auf das Gesamtkonzept zu kennen.

Die Zielsetzung

Zusammenfassend sind die Ziele durch die eBusiness Anwendungen in der Organisation und den Prozessen wie folgt zu beschreiben:

Intern:
- Leistungsfähigkeit zur Beschaffung, Bevorratung und Versorgung des Marktes mit Ersatzteilen zu steigern und weiter zu entwickeln
- kontinuierliche Analyse der Dispositionsparameter und Anpassen der Bestelloptimierung
- laufende Messung von wichtigen Faktoren wie Zeit für Angebotserstellung, Bearbeitungszeit der Aufträge, Struktur der Angebote und Aufträge, Umwandlungsrate,..
- Reduzieren des administrativen Aufwandes auf ein Minimum

Kundensicht:
- schnelle Auskunft über Verfügbarkeit der Teile
- einfaches und schnelles Selektieren der benötigten Teile
- aktuelle, zeitnahe Auskunft über den Status des Auftrages und der Positionen
- schnelle, zuverlässige Informationen die noch benötigt werden

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Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Konzeption und Pflichtenheft:
Ist-Analyse, Grobkonzept, Pflichtenheft, Zeit- und Kostenplan
Einbindung von eCl@ss in die Gesamtarchitektur
Die Vielfalt der Daten zur technischen Kennzeichnung erfordert eine sehr strukturiert aufgebaute Datensystematik. mehr Info
Jan 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez-Jan 2011
Start: Dez 2010
Ende: Jan 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Realisierung Software und Datenaufbereitung:
Programmtechnische Realisierung, Merkmaldaten, Teilegruppen, Datenerfassung, Klassifizierung
Neue Version des WINLine-Systems musste im Tagesgeschäft stabilisiert werden
Zuordnung der Klassifikation konnte vorbereitet werden. mehr Info
Apr 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan-Apr 2011
Start: Feb 2011
Ende: Apr 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Implementierung:
SW/HW-Installation, Schnittstellen- und Funktionstests, Prozessaktivierung, Produktivphase
eCl@ss-Schlüssel ein wesentliches Bindeglied von WINline System und Datawarehouse
System konnte in die Produktivphase übernommen werden. mehr Info
Jun 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Apr-Jun 2011
Start: Apr 2011
Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Ziel war es eine eBusiness-Organisation zu realisieren, die es ermöglicht, die Leistungsfähigkeit zur Beschaffung, Bevorratung und Versorgung des Marktes mit Ersatzteilen zu steigern und weiter zu entwickeln.
Basis der Arbeitsweise ist das IT-System WinLine von Mesonic. Dieses ERP–System (ohne Produktion) umfasst im Wesentlichen die Funktionen der Materialwirtschaft und Auftragsabwicklung. Auswertungen und Datensichten einer übergreifenden Analyse von Beschaffung und Kundenbedarfen oder auch CRM-Ansprüchen waren so gut wie nicht vorhanden und darstellbar.
Ergebnis dieses Projektes ist daher der Aufbau eines Datawarehouse, mit den umfassenden Möglichkeiten von Analysen, bzw. Abbildungen von unterschiedlichsten Daten. Die Sichtweise der Analysen orientieren sich an den Belangen zur Optimierung der Materialwirtschaft, der Beschaffung und Abbildung der Kundendaten (Angebote, Aufträge).

Inhalt der realisierten Oberflächen sind Datensichten wie beispielsweise
- Analyse des Teilespektrums (Verbrauchsverhalten, Bedarfsverlauf, etc.)
- Dispositionsverhalten in der Beschaffung und Bevorratung
- Lieferanten – Artikelauswertungen
- Angebots- / Auftragsanalysen

Über eine Schnittstelle mit dem ERP-System werden die Daten automatisch laufend im Datawarehouse synchronisiert. Damit setzt man zu jedem Zeitpunkt auf den aktuellen Daten auf.

Ein weiteres Ergebnis dieser Projektphase sind überarbeitete und ergänzte Stammdaten der Materialpositionen. Da naturgemäß die Qualität der Auswertungen und auch Effizienz der Arbeitsweise davon maßgeblich abhängen, wurde hier ein Schwerpunkt des Aufwandes gelegt. Mit der Einbindung des eCl@ss-Schlüssels in die Stammdaten der Artikel im ERP-Basis System kann die Klassifizierung in den verschiedensten Anwendungen genutzt werden.

Das Thema der Materialstammdaten hatte insbesondere vor dem Hintergrund der weiteren zukünftigen Projektionen eine zentrale Bedeutung. In Rahmen eines eBusiness-Gesamtkonzeptes ist der Ausbau bis hin zum Online-Shop für die Kunden, angedacht.

Die Erfahrungen

Die wesentlichste Erfahrung dieses Projektes liegt in der Bedeutung der Stammdatenqualität. Ohne saubere Strukturen und eine durchgehende Systematik sind die Themen wie Datawarehouse oder internetbasierte Shop-Systeme zum scheitern verurteilt.

Die Vielfalt und Komplexität eines Ersatzteilespektrums erfordert zwingend eine Standardisierung in der Bildung von Teilegruppen und einer systematischen Beschreibung der technischen Merkmale. Die Erfahrungen haben die Wichtigkeit des Themas Materialstammdaten aufgezeigt. Zudem ist es sehr wichtig, eine klare Vision in Bezug auf die zukünftigen Entwicklungen zu haben.

Da eine Überarbeitung der Stammdaten sehr aufwändig ist durch die Vielzahl an Positionen (ca. 23.000 Teile), sollte zu Beginn unbedingt ein Gesamtkonzept der Stammdaten vorliegen. Es zeigte sich, wenn man eine Gruppe von Materialpositionen bearbeitet, dass dann sinnvollerweise diese Gruppe auch zusammenhängend bearbeitet wird (eCl@ss-Schlüssel, beschreibende Merkmale, bildliche Darstellung, etc.). Dies gilt insbesondere im Bereich der Norm- und Katalogteile.

Mit dem realisierten Datawarehouse wurde schnell deutlich, welche Vorteile in den damit gegebenen Analysen liegen. Zusammenhänge der gewählten Datensichten oder Zeitreihen der Historie ermöglichen Rückschlüsse, wie beispielsweise Parameter der Materialwirtschaft angepasst werden müssen.

Durch die stabilen technischen Schnittstellen zum ERP-System ist sicher gestellt, das immer die aktuelle Daten angezeigt werden.

Die Zukunft

Die Realisierung des Datawarehouse war die erste Stufe eines eBussines-Gesamtkonzeptes. Weitere projektierte Stufen sind der Einsatz von EAN /GTIN / Datamatrix (ggf. inklusive der Artikelidentifikation mittels RFID) in der Lager- und Materialwirtschaft und der Aufbau eines internetbasierten Online-Shops. Bei der unter Erfahrung angesprochenen Ergänzung der Stammdaten wurde der Ausblick, auf einen Online Shop, bereits berücksichtigt.

Die Selektierung des Teilespektrums über Merkmale des eCl@ss-Schlüssels oder die Visualisierung der technischen Merkmale einer Materialposition, sind daher Daten, die zur Gestaltung der Benutzeroberfläche eines Online–Shops benötigt werden.

Der Aufbau eines Online-Shops mit einem skalierbaren System eines Softwareanbieters ist in Planung.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: