Arbeitspaket 1: Ist-Analyse Arbeitspaket 1: Ist-Analyse
Durchführung geplant für Sep 2006
Start Aug 2006
Ende Sep 2006
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Besonders zwei Abteilungen stehen in der Betrachtung
Bei der IST-Analyse liegt der Fokus besonders auf den Abteilungen Kommissionierung und Versand sowie dem Verkauf mit Schwerpunkt Kundenreklamationen.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Zur Zeit dauert eine Kommissionierung ca. 15 Minuten bei 6 Bestellpositionen mit einem oder zwei Artikeln pro Position. Die Kommissionierung besteht aus verschiedenen Schritten. Zuerst nimmt sich der Kommissionierer den obersten Kommissionierbeleg vom Stapel der zu bearbeitenden Kommissionierbelege. Dann holt er sich einen elektrischen Kommissionierwagen und besorgt sich eine Leerpalette vom Stapel, liest das Dokument und überprüft, welchen der Artikel auf dem Beleg er zuerst holen will. Die Auswahl ergibt sich auf Grund der Größe und des Gewichts der Artikel. Anmerkung: die Reihenfolge der Positionen auf dem Beleg ergibt sich zur Zeit aus den Regalreihen. Das ist aber auf Grund der Unterschiedlichen Beschaffenheit der Produkte nicht die Kommissionierreihenfolge.
Er begibt sich zum Kommissionierplatz und nimmt sich dort, entsprechend des Beleges, die benötigte Menge an Artikeln. Hier muss er oft die Anzahl der Artikel in Anzahl der Versandeinheiten umrechnen. Hat er alle Positionen des Kommissionierbeleges abgearbeitet, so bringt er die Palette auf den Platz vor der Foliermaschine und holt sich einen Hubwagen mit Waage mit dem er die Palette wiegt und das Gesamtgewicht auf dem Kommissionierschein erfasst.
Um die Identifikation der Waren zur Aufbringung des Versandetiketts und des Lieferscheins kurz vor dem Verladen zu ermöglichen, werden per Hand Name und Adresse des Kunden auf ein Etikett geschrieben, für jede Palette des Auftrages eins. Besteht eine Lieferung aus 50 Paletten, so werden per Hand 50 Etiketten geschrieben und aufgebracht. Er zeichnet den Kommissionierbeleg ab und gibt diesen im Büro des Versandleiters ab. Der Versandleiter meldet den Beleg dann im Warenwirtschaftssystem zurück.
Nach der Rückmeldung wird der Druck für den Lieferschein angestoßen. Lieferschein und Kommissionierbeleg werden an einen Mitarbeiter übergeben, der die Adressen in die Programme der Spediteure einpflegt. Es gibt drei verschiedene Programme, je nach dem mit welchem Spediteur oder Paketversender die Ware versendet wird. Dort wird die Adresse des Kunden und das Gewicht des Kommissionierbeleges eingegeben und ein Versandetikett wird erstellt.
Der Lieferschein wird in eine Lieferscheinhülle gesteckt und das Versandetikett dazu gelegt. Nachdem sich einige Etiketten angesammelt haben, werden diese auf die Paletten oder Pakete geklebt und der Lieferschein aufgebracht. Ist die Menge der Ware auf dem Lieferschein so groß, dass sich der Versand als Palette lohnt, so wird die Ware auf der Palette foliert und zu den anderen folierten Paletten im Wareneingang gestellt. Das handgeschriebene Etikett wird dann auf die Folie aufgebracht. Zwischenzeitlich meldet der Versandleiter den Speditionen wie viele LKWs benötigt werden.
Bei dem zweiten Prozess, der indirekt mit dem ersten zu tun hat, handelt es sich um die Reklamationsabwicklung von zu spät oder falsch ausgelieferter Ware. Die Abwicklung erfolgt im Versand.
Ist eine Ware nicht angekommen, so prüft der für den Kunden zuständige Verkaufsmitarbeiter zunächst, ob und wann die Ware versendet wurde. Anhand von Tagesausdrucken der Versender (Logistikdienstleister) versucht er die Versandnummer der Warenlieferung herauszubekommen. Diese Nummer wird dann in ein Trackingtool des Versenders eingegeben. Der Mitarbeiter des Dienstleisters prüft dann die Auslieferung der Ware anhand des Abliefernachweises. Bei einer Spedition steht ein solches Tool nicht zur Verfügung. Der aktuelle Status der Lieferung muss per E-Mail nachgefragt werden.
Oftmals sind Paletten mehrere Wochen nicht aufzufinden und tauchen dann plötzlich in einem Lager der Spedition wieder auf. Wird eine Palette vom Kunden nicht angenommen, ist nach einigen Monaten nicht mehr nachvollziehbar, ob die abgewiesene Lieferung überhaupt retourniert wurde. Ist die Ware falsch geliefert worden oder ist nur ein Teil der Ware geliefert worden, so überprüft zunächst der Versandleiter, ob das Gewicht der ehemaligen Sendung mit dem Gewicht der Ware übereinstimmt. Dieses lässt sich aber nicht in allen Fällen Rückschlüsse auf den wirklichen Inhalt der Sendung zu. In den meisten Fällen ist es nicht möglich herauszufinden, ob bereits beim Versand etwas gefehlt hat, oder ob Ware auf dem Weg zum Kunden verloren gegangen ist.
Auf Grund der fehlenden Softwareverbindung zwischen Lager und Verkauf, bzw. zwischen den Logistikdienstleistern und dem Verkauf und einer fehlenden Qualitätskontrolle vor dem Warenausgang sind die sieben Mitarbeiter im Verkauf durchschnittlich pro Tag eine Stunde damit beschäftigt Unstimmigkeiten zu klären. Ohne Computerunterstützung müssen die Unterlagen visuell in Ordnern zusammengesucht und durch Telefonate bei den verschiedenen Transportstationen nachgefragt werden.
