Praxisberichte GS1-128-Transportetikett, DESADV mit NVE, IFTMIN, IFTSTA

Die Projektpartner

HUDORA ist der Spezialist für alles, was Menschen bewegt. Die Kernkompetenzen des Unternehmens liegen im Bereich Inline Skates, Rollschuhe, Skateboards, Scooter, Schlitterschuhe sowie dem dazugehörigen Equipment wie Protektoren, Helme und Schutzausrüstungen. Auch im Bereich Freizeitsport insbesondere Nordic Walking, Fußball und Fitness hat es Hudora geschafft, sich einen Namen zu machen. Mit innovativer Technik und guter Qualität erzielen die Produkte bei Stiftung Warentest regelmäßig beste Beurteilungen. Das Sortiment umfasst mehr als 300 Artikel rund um Sport, Spiel und Bewegung. Hudora ist stolz darauf, als einziges Inhaber geführtes, mittelständisches Unternehmen seit über 85 Jahren im Markt erfolgreich zu bestehen.

Projektpartner ist die Gustav Mäuler GmbH & Co. KG. Den ursprünglichen Kernbereich des Unternehmens stellt das klassische Speditionsgeschäft dar - national wie international. Seit der Gründung im Jahre 1934 durch Gustav Mäuler sen. ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen - mit den Herausforderungen des Marktes bzw. mit den Problemlösungen aus dem eigenen Haus.

Die Ziele

Die primären Ziele des PROZEUS-Projektes liegen in der Optimierung der gesamten logistischen Prozesse und in einer signifikanten Erhöhung der Lieferqualität. Dabei stehen der Versandprozess und die Abwicklung der Beschwerden von Kunden über nicht oder zu spät gelieferte Sendungen sowie Fehlmengen im Fokus.

Des Weiteren sollen mittels integrierter, elektronischer Geschäftsprozesse zur Handelsseite die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert und eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden.

Das Projekt

Gegenstand des Pilotprojektes ist eine Kombination aus verschiedenen logistischen eBusiness-Standards. Vorgesehen ist die Einführung des GS1-128-Transportetiketts, des Lieferavis auf Basis der Nummer der Versandeinheit (DESADV) und der Transport-/ Speditionsauftrag (IFTMIN) an den Spediteur – sowie der Empfang und die Verarbeitung des Transportstatusberichtes (IFTSTA).

Im Zuge der Umsetzung will man sich seitens HUDORA auch mit dem Austausch der Artikelstammdaten (PRICAT) und dem Lagerbestandsbericht (INVRPT) auseinandersetzen. Es soll ebenfalls eruiert werden, inwieweit der Einsatz der RFID-Technologie die interne Logistik unterstützen kann.

Der Nutzen

Durch die Erhöhung der Lieferqualität und einem effizienteren Informationsmanagement werden die Kosten für die Reklamationsbearbeitung von Fehllieferungen, beschädigten Lieferungen und verlorenen Lieferungen erheblich reduziert. Die Rückverfolgung und die damit verbundene Recherchearbeit von Lieferungen wird durch eine automatisierte Verfolgung erleichtert. Jederzeit kann kurzfristig Auskunft über den Status der Lieferung gegeben werden. Außerdem erhöht sich die Beweisbarkeit von Sachverhalten gegenüber den Logistikdienstleistern durch zusätzliche Fotografien der Versandeinheiten und der LKW, auf die sie verladen wurden.

In Folge der Qualitätssteigerungen von Lieferungen und durch den neuen Service DESADV verbunden mit der Nummer der Versandeinheit (NVE), wird weiterhin insbesondere bei größeren Kunden eine höhere Zufriedenheit erreicht, da bei diesen die Abwicklung im Wareneingang stark vereinfacht und durch den Einsatz von Scannern zeitsparend durchgeführt werden kann. Hierdurch wird ein Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Anbietern generiert.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im August 2006 und wurde im Mai 2007 abgeschlossen.

Broschüre PROZEUS-Praxisprojekt HUDORA GmbH: Effizientes Tracking und Tracing von Sportartikeln mit GS1-128 und EANCOM® (pdf)

Die Ausgangslage

Obwohl der Umsatz von HUDORA in den sechs Jahren nach dem Jahrtausendwechsel um 1.400% gesteigert werden konnte, ist der Versand nahezu unverändert geblieben. Der eigentliche Warenversand ist an drei verschiedene Logistikdienstleister ausgelagert worden. Jeder Dienstleister hat eine eigene Software im Einsatz, in das die jeweiligen Transportdaten eingegeben werden müssen. Hinzu kommt ein erhöhter Supportaufwand bei der Pflege der unterschiedlichen Systeme. Updates müssen eingespielt werden und Software muss bei einem Systemaustausch der Logistikdienstleister neu installiert werden. Zu diesen Ärgernissen muss hinzugerechnet werden, dass auf Grund der unterschiedlichen Software die Mitarbeiter spezifisch geschult und eingewiesen werden müssen.

Bei der Rückverfolgung der Waren ist es ohne fehlende Rückmeldungen nahezu unmöglich, Angaben zum aktuellen Standort der Ware machen zu können. Recherchen der Verkaufsabteilung gestalten sich als äußerst aufwendig, da zunächst anhand von Papieren ermittelt werden muss, wer die Ware transportiert hat. Es folgen Telefonate und Rückrufe, weil auch bei den Spediteuren die gewünschte Auskunft oft nicht direkt gegeben werden kann. Eine Recherche beschäftigt einen Sachbearbeiter ca. eine Stunde. Es konnte ermittelt werden, dass jeder der sieben Mitarbeiter im Verkauf zwischen 2 – 5 Reklamationen pro Woche zu recherchieren hat. Weitere Untersuchungen haben dann ergeben, dass in 4 von 5 Fällen eine fehlerhafte Kommissionierung Ursache der Reklamation war. Dort werden Adressetiketten mit der Hand geschrieben, die Ware, bzw. Kartons und Paletten werden mit der Hand gewogen und die äußerst komplexe Kommissionierung wird durch die eingesetzte Software nur rudimentär unterstützt und dadurch unökonomisch. Diese Komplexität und eine fehlende Endkontrolle ist der Grund dafür, dass es zunehmend zu Fehl-, Falsch- und Überlieferungen kommt, die dann in der Buchhaltung und im Verkauf zu erhöhtem Arbeitsaufwand führen.

Zusätzlich zu den Lieferrecherchen gestaltet sich das Kontrollieren von Speditionsrechnungen als äußerst schwierig, weil Ladelisten und Rechnungen in Papierform miteinander verglichen werden müssen. Bei zuletzt etwa 2.500 Lieferungen pro Monat ist das von dem derzeit zur Verfügung stehenden Personal nicht mehr zu bewältigen.

Die Zielsetzung

Im Vordergrund stand die Frage: wie können Falschlieferungen vermieden werden und wie kann eine Recherche, wenn sie nicht zu vermeiden ist, effektiver bearbeitet werden.

Mit den Logistikdienstleistern, die derzeit mit HUDORA zusammenarbeiten, sollen in Zukunft Transportinformationen ausgetauscht werden. Mit dem Nachrichtentyp IFTMIN, wird ein Transportauftrag an den Spediteur geschickt, um ihm damit anzuzeigen, dass er zu einem bestimmten Termin eine bestimmte Menge Ware zu einem Empfänger transportieren soll. Mit dem Nachrichtentyp IFTSTA, Transportstatusmeldung, meldet der Spediteur den Status der Lieferung zurück. Rückmeldungen der einzelnen Stationen der logistischen Kette gewährleisten jederzeit eine Auskunftsmöglichkeit über den Standort und den Verbleib der einzelnen Lieferungen.

Mit dem Nachrichtentyp DESADV, Lieferavis, wird dem Empfänger gemeldet, das Ware zu ihm unterwegs ist. Die Informationen dieser Nachricht teilen dem Empfänger mit, welche Ware auf welchen Ladungsträgern enthalten ist. Die einzelnen Ladungsträger werden mit einer Nummer der Versandeinheit (NVE) eindeutig identifiziert. Damit kann der Empfänger den Wareneingang und die weitere Verteilung im Lager oder ins Outlet organisieren. Des Weiteren soll im Versandbereich eine Qualitätskontrolle eingeführt werden, die Falschlieferungen vermeidet.

Broschüre PROZEUS-Praxisprojekt HUDORA GmbH: Effizientes Tracking und Tracing von Sportartikeln mit GS1-128 und EANCOM® (pdf)

Das Ergebnis

Mit Hilfe des von HUDORA selbst geschriebenen Programms zur Sendungsverfolgung ist eine Warenlieferung jetzt lückenlos von der Qualitätskontrolle über die Verladung und die einzelnen Transportstufen bis hin zur Unterschrift des Warenempfängers Schritt für Schritt aufgezeichnet. Zusammen mit der Speicherung der Warenausgangs- und Wareneingangsdaten im eigenen Warenwirtschaftssystem, der Einführung eines neuen Kommissionierbeleges und von Qualitätskontrollen sowie die Reduzierung der Transportdienstleister konnten bisher sichtbare Erfolge bei HUDORA erzielt werden. Gab es im letzten Jahr im Verkauf noch ca. 2 – 5 Kundenreklamationen pro Tag zu bearbeiten, sind es jetzt etwa 4 Reklamationen pro Monat.

Der Aufwand bei Track und Trace wurde insgesamt um 95% reduziert, sodass sich die Investitionen nach 0,5 Jahren amortisieren. Die direkte und indirekte Kostenersparnis durch das Projekt beträgt ca. 62.000,- € pro Jahr.

Die Erfahrungen

Durch den gezielten Einsatz von eBusiness-Standards können logistische Prozesse erheblich optimiert und vereinfacht werden. Auch bei auftretenden größeren Schwierigkeiten sollte man ein Projekt nicht „versanden“ lassen. Mit einer konsequenten Durchsetzung, Durchhaltevermögen und stetiger Motivation kann das Projektziel auch dann erreicht werden.

Die Zukunft

Durch die Umsetzung der drei Nachrichtentypen DESADV, IFTMIN und IFTSTA ist eine höhere Kundenbindung zu erwarten. Schließlich spart es den Kunden sehr viel Geld pro Palette, wenn eine reine Sichtprüfung durchgeführt werden kann.

Der Dienstleister wird durch das engere Verhältnis eher zum Partner. Nicht nur die Einkäufer und Verkäufer reden miteinander, sondern auch Logistik- und EDV-Abteilungen. Das erhöht die Bindung und man kann gerade bei kleineren Partnern darauf bauen, dass sich durch das bessere Verhältnis auch die Qualität verbessern wird.

Broschüre PROZEUS-Praxisprojekt HUDORA GmbH: Effizientes Tracking und Tracing von Sportartikeln mit GS1-128 und EANCOM® (pdf)