eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Prozessoptimierung durch Stammdatenmanagement unter Berücksichtigung der Standards BMEcat, eCl@ss und proficl@ss

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Heinz Hesse KG

Wuppertal, Nordrhein-Westfalen
Werkzeughandel
10 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 5,5 Mio.

www.heinz-hesse-kg.de

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Thomas Hesse, Geschäftsführer:

"Als Bindeglied zwischen Hersteller und Kunde ist der Handel auf standardisierte, elektronische Produktdaten angewiesen. "

Das Unternehmen

Die Heinz Hesse KG ist ein familiengeführtes Unternehmen aus Wuppertal. Das Unternehmen sieht sich als Vertretung industrieller Werke und vertreibt Werkzeuge als Handelsware - teilweise im Alleinvertrieb, z.B. für Weidmüller. Das Produktspektrum umfasst neben Spannungsprüfern, Multimetern und Industrietestern weitere elektronische Instrumente und Geräte, aber auch Handwerkzeuge wie Schneidwerkzeuge sowie deren Aufbewahrung und Zubehör.

Die Ziele

Die Heinz Hesse KG plant die Optimierung des Stamm- und Produktdatenprozesses. Als Handelsunternehmen vertreibt Hesse eine Vielzahl von Produkten verschiedener, auch internationaler Hersteller unterschiedlicher Unternehmensgrößen und setzt somit zum Teil auf deren Produktdaten auf.

Das Projekt

Die Heinz Hesse KG bewirbt seine Produkte durch einen Papierkatalog und durch einen Internet Auftritt. Beide Präsentationen beruhen auf einem PDF Ansatz, d.h. einmal wird der Katalog ausgedruckt, andererseits wird die PDF Datei unterteilt nach Kapiteln im Internet Auftritt verlinkt. Dem Anwender werden weder eine Suche (nur die PDF interne Suche) noch individuelle Preise angeboten. Der Katalog steht derzeit nur in deutsch zur Verfügung.
Zudem erhält die Heinz Hesse KG vermehrt Anfragen nach elektronischen Produktdatenkatalogen im BMEcat Format nach eCl@ss und proficl@ss. Diese Anfragen können nicht bedient werden, und die Kunden werden auf später vertröstet.
In diesem Projekt werden sowohl der Wunsch nach elektronischen und klassifizierten Daten durch den Kunden erfüllt als auch eine Umstrukturierung der Stammdaten und deren Pflege insgesamt vereinfacht und dadurch verbessert.

Der Nutzen

Produzierende Unternehmen stellen an Ihre Kunden immer mehr elektronische Produktdaten bereit. Damit werden Handelsunternehmen, die eigentlich im nächsten Schritt der Prozesskette stehen, ebenfalls gezwungen, entsprechende Daten bereitzustellen. Der Handel erhält aber (wenn überhaupt) nur sehr unterschiedliche Produktdaten, bzw. können / wollen einige Hersteller keine Daten bereitstellen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Klassifizierung der Produkte nach Standards, denn i.d.R. werden 20 bis 30% der eingekauften Produkte mit einem anderen Verwendungszweck vertrieben, was häufig eine Umklassifizierung der Produkte bedeutet.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.12.2007 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Heinz Hesse KG verfügt über kein ausgeprägtes Organisationsmodell. Die Geschäftsführung übernimmt sowohl den Einkauf als auch einen Teil des Vertriebs. Es stehen Mitarbeiter für die Projektierung und die Datenpflege inkl. der Medienaufbereitung zur Verfügung.
Während die eigentliche Aufnahme eines Produktes in IT verhältnismäßig schnell funktioniert, ist der Zeitraum bis zur Veröffentlichung, also die Bereitstellung in Medien, sehr lang. Je nach Aktualisierungszyklus vergehen mehrere Monate, bis Produkte für den Kunden sichtbar werden. Eine Bewerbung der Produkte auf Messen wird durchgeführt, allerdings stehen so häufig keine Verkaufsunterlagen in Papierform bzw. Online zur Verfügung.

Die Pflege der Produktdaten geschieht in einer Excel Tabelle. Diese wird mittels eines programmierten Adobe InDesign Prozesses als Katalog aufbereitet. Dabei wird eine Produktliste erzeugt, die als PDF Datei gespeichert wird. Manuelle Nacharbeiten sind üblich. Diese PDF Datei wird als Papierkatalog gedruckt und kapitelweise als PDF Datei Online gestellt.

Hesse Ausgangslage

Die Zielsetzung

Im Bereich des Artikel-Stammdatenmanagements wird ein PIM System (Produkt Informations Management System) eingesetzt, welches eine klare Ausrichtung auf die effektive Datenpflege sowie die nötigen Prozesse des Online Kataloges und des Katalogmanagements besitzt.

Die Pflege von Produktdetailinformationen und technischen Produktmerkmalen, wie sie durch das Katalogmanagement und den Online Katalog gefordert werden, geschieht über eine Excel Pflegeschnittstelle. Dabei soll sich an den von BMEcat v1.2 geforderten Daten gehalten werden, die zukünftig auch als Grundlage im Online Katalog verwendet wird.

Diese Excel Export-Importschnittstelle stellt Pflegetabellen zur Verfügung, mit denen die benötigten Informationen einfach gepflegt werden können. Dabei werden Merkmale, die von Klassifikationsstandards wie eCl@ss oder proficl@ss gefordert werden, bereits als Spalten angegeben. Stehen Wertelisten zur Verfügung, so werden diese als Auswahlfelder in Excel dargestellt.

Der Mechanismus zur Generierung der Pflegetabellen unterstützt ferner die Möglichkeit, Tabellen getrennt nach Herstellern zu erzeugen. Somit kann die Heinz Hesse KG jedem Hersteller eine Menge von Pflegetabellen zur Verfügung stellen, um die Daten selbst zu pflegen. Der Import geschieht dann wieder standardisiert in die medienneutrale Produktdatenbank. Tabellen müssen auch in anderen Sprachen erzeugt werden können.

Hesse Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Projektplanung:
IST-Analyse, Projektdefinition, Pflichtenheft, Zeit-/ Kostenplanung
Pflichtenheft erstellt
Mehrstufiges Vorgehen bei der Erstellung des Pflichtenheftes als gutes und praxisgerechtes Verfahren praktiziert. mehr Info
Feb 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2007
Start: Dez 2007
Ende: Feb 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialsystem:
Initialisierung Datenbank, Initialimport, Importkonzept
Konzept für den Umgang mit Mischdaten abgeschlossen
Es können zukünftig Produktdaten nach BMEcat und Produktdaten, die von Hand über Excel gepflegt wurden, genutzt werden. mehr Info
Jan 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2007
Start: Dez 2007
Ende: Jan 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Grunddatenerfassung, Klassifizierung:
Grunddatenerfassung und -bereinigung, Klassifizierung nach eCl@ss und proficl@ss
Klassifizierung nach proficl@ss 4.0 und eCl@ss 5.1
Erfassung und Bereinigung der Grunddaten nach einigen Korrektur- und Testläufen abgeschlossen. mehr Info
Apr 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan-Feb 2008
Start: Dez 2007
Zeitverzögerung Ende: Feb 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Anpassungen Produktdatenbank:
Anpassung Produktdatenbank, Schnittstellen, Preislisten, effiziente Datenpflege
Produktdatenbank BMEcat-fähig
Die Heinz Hesse KG ist jetzt in der Lage, Produktdatenkataloge nach eClass 5.1 und proficlass 4.0 für Kunden individuell zur Verfügung zu stellen. mehr Info
Okt 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan-Feb 2008
Start: Dez 2007
Zeitverzögerung Ende: Okt 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
5.1 Elektr. Produktkataloge, Testphase:
Klassifizierung von Beispielprodukten, Generierung von Beispielkatalogen, Tests, Fehlerbehebung
Daten fehlerfrei in die Produktdatenbank übernommen
Gepflegte Daten von 15 Beispielprodukten nach eCl@ss und proficl@ss zur Verfügung gestellt. mehr Info
Apr 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2008
Start: Jan 2008
Zeitverzögerung Ende: Feb 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
5.2 Elektr. Produktkataloge, Vollklassifizierung:
Erzeugung von Pflegetabellen, Datenpflege intern/extern, Datenimport und -test, Kundenspezifische Preise, BMEcat-Generierung
Fehlende Daten nachgepflegt
Daten, die eigentlich die Lieferanten pflegen sollten wurden vom Unternehmen selbst gepflegt. mehr Info
Okt 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb-Apr 2008
Start: Feb 2008
Zeitverzögerung Ende: Okt 2008
Stolpersteine Stolpersteine
6 Online Katalog:
Integration Datenoptimierung, Zubehörrelationen, visuelle Eigenschaften, Produktnews, Schulungen
Preise werden in den Online Katalog importiert
Online Katalog mit Beispielkunden getestet. mehr Info
Okt 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb-Mrz 2008
Start: Dez 2007
Zeitverzögerung Ende: Aug 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine

Das Ergebnis

Zu Beginn des PROZEUS Projektes wurde ein detailliertes Pflichtenheft mit Projektplan erstellt. Das Projekt wurde in mehrere Arbeitspakete unterteilt, die teils parallel, teils nacheinander abgearbeitet wurden.
• Pflichtenheft
Basierend auf einer IST-Analyse wurde eine Anforderungsbeschreibung erstellt und abgestimmt. Der Leistungsumfang wurde im Pflichtenheft definiert.
• Aufbau, Vorbefüllung und Erweiterung der Produktdatenbank
Die bei der Heinz Hesse KG vorhandenen Produktgrunddaten wurden aufbereitet und in die Produktdatenbank übernommen. Zudem wurde ein Produktabgleich mit Die Produktdatenbank ermöglicht die Verwaltung mehrerer BMEcat Kataloge. Erweitert wurde die Pflege technischer Merkmalsdaten entsprechend der Klassifikationsstandards über Excel. Die Produktdatenbank wurde über weitere Schnittstellen in die unternehmensinterne IT- und Prozess-Struktur integriert.
• Bereinigung der Produktgrunddaten und Produktklassifizierung
Die Produktgrunddaten wurden bereinigt und optimiert. Weitere Daten wie Zubehörrelationen wurden erfasst. Im Ergebnis standen saubere Produktgrunddaten zur Verfügung.
Alle relevanten Produkte wurden nach eCl@ss 5.1 und proficl@ss 4.0 klassifiziert (ca. 1.100 Produkte bei ca. 40 unterschiedlichen Klassen je Klassifikationsstandard). Für nicht klassifizierbare Produkte wurden Anträge bei den Gremien gestellt.
• Bereitstellung eines Online Kataloges
Die Produktdaten werden auch für den Betrieb eines Online Produktkataloges genutzt. Die Produkte strukturiert dargestellt und können durchsucht werden. Über einen "Warenkorb" kann eine Anfrage an die Heinz Hesse KG versendet werden.
Durch eine Anbindung an die Warenwirtschaft besteht für registrierte Anwender die Möglichkeit, ihre individuellen Preise und Lieferzeiten zu sehen.
• Bereitstellung von BMEcat Katalogen
Im Rahmen einer Testphase wurde für zunächst 15 Produkte eine Vollklassifizierung mit allen Klassifikationsmerkmalen vorgenommen. Das Ergebnis wurde an zwei große Kunden mit er-folgreichem Test bereit gestellt.
Anschließend wurde die Vollklassifizierung für die weiteren Produkte durchgeführt. Ein Hersteller konnte die Daten bereits im BMEcat Format bereitstellen, einige weitere Hersteller pflegten vorbereitete Excel-Tabellen. Die restlichen Produktdaten (> 55%) wurden von der Heinz Hesse KG selbst gepflegt.
Aus der Produktdatenbank können BMEcat Kataloge erzeugt werden. Diese können kundenspezifisch hinsichtlich der Ausprägung des BMEcat Formates, der auszugebenden Produkte und kundenspezifischer Preise angepasst werden.

Die Erfahrungen

Das Projektziel wurde voll erreicht!
Bei der Durchführung des Projektes sind keine technischen Probleme aufgetreten, der Erfassungsaufwand für die Produktdaten wurde jedoch unterschätzt. Der ursprüngliche Plan, Herstellern Excel-Tabellen zur Pflege von Produktdetaildaten bereit zu stellen, funktionierte nur teilweise. Letztendlich wurden viele Produktdaten doch durch die Heinz Hesse KG selbst gepflegt. Somit ergab sich eine Projektverlängerung von ursprünglich 7 auf 10 Monate.
Leider werden Klassifikations- und Transaktionsstandards in der Industrie noch viel zu wenig einge-setzt. Einige Kernkunden können nun mit BMEcat Katalogen bedient werden, viele andere Unternehmen können mit den Daten noch nicht viel anfangen. Hier besteht noch erhebliches Potential!

Die Zukunft

Alle Projektbeteiligten sind sich einig, dass die Heinz Hesse KG einen Schritt in die richtige Richtung gemacht hat. Dieses haben auch viele Kunden bestätigt.
In Folgeschritten wird die Heinz Hesse KG das Thema eBusiness weiter ausbauen. Themen sind Mehrsprachigkeit (speziell englisch und osteuropäisch), die Optimierung des Angebotserstellungsprozesses (Angebotserstellung über den Online Produktkatalog), die Verbesserung des Reportings zum Hersteller und die bessere Anbindung von Herstellern und Händlern an das Unternehmen. In einem neueren Geschäftsbereich Gliedermaßstäbe wurde für die Verkaufsunterstützung ein Konfigurator erstellt.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: