1 Planungsphase Informationsphase, Ist-Analyse, Sollzustand, ERP-Auswahl, Pflichtenheft
Durchführung geplant für Jan-Feb 2008
Start Jan 2008
Ende Feb 2008
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Henke Treppen hat sich für OpenERP entschieden
OpenERP hat eine große Entwicklergemeinschaft und ist sehr gut dokumentiert.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.
In diesem Arbeitspaket sollte einen Überblick über vorhandene Open-Source ERP-Systeme sowie Klassifikationsstandards geschaffen werden. Um ein Pflichtenheft zu erstellen und ein Open Source ERP-System auszuwählen, wurde in diesem Arbeitspaket eine Ist-Analyse der Unternehmensstruktur, der Prozesse, der Technik und des Personals vorgenommen.
Analyse:
• Unternehmensstruktur
• Technik und Datenmanagement
• Personal
• Prozesse Einkauf, Warenannahme, Lager
• Prozesse Anfrage-, Angebotsprozesse
• Prozesse Fertigungs- und Lieferprozesse
Wichtige Ergebnisse:
Die Prozesse sind durch nicht vorhandene (z.B. Materialstammdaten) oder in verschiedenen System gepflegte Stammdaten (Angebote und Aufträge werden in unterschiedlichen Systemen verwaltetet) unnötig komplex. Durch die Datenredundanzen ist der Pflegeaufwand enorm, die Konsistenz der Daten ist nicht gewährleistet. Dies spiegelt sich auch in der Personalstruktur wieder, es sind keine Abteilungsgrenzen erkennbar, die Übergänge sind fließend. Alle Ergebnisse können dem Pflichtenheft entnommen werden.
Am 24.01.2008 wurde die PROZEUS KongressMesse besucht. Dort konnte Henke Treppen sich in den Praxisforen zu den Themen Kataloge und Stammdaten über den Klassifikationsstandard eCl@ss und das Katalogaustauschformat BMEcat informieren. Anhand der Vorträge und Informationsgespräche wurde deutlich, dass ein großer Teil der Materialien bereits nach eCl@ss klassifiziert werden kann, der Bereich der Treppen allerdings kaum differenzierte Klassen und Merkmale aufweist.
Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.
Die in der Ist-Analyse ermittelten Daten wurden als Basis zur Festlegung des Sollzustands benutzt. Die Ist-Analyse und der daraus resultierende Sollzustand können dem Pflichtenheft entnommen werden.
Am 06.02.2008 traf man sich mit dem RECO – Regionalzentrum für Electronic Commerce Anwendungen Osnabrück, um eine Erstberatung zum Thema Open Source ERP-Systeme zu bekommen. Im Vorfeld hatte Henke Treppen sich bereits Demos der Open Source ERP-Systeme Adempiere, Apache OFBiz, IntarS, Openbravo und OpenERP angeschaut und festgelegt, dass man sich bei der Einführung eines ERP-Systems auf die Bereiche Material-, Warenwirtschaft und Produktionsplanung und -steuerung konzentrieren will. Die komplette Finanzbuchhaltung soll weiterhin in Datev Kanzlei-Rechnungswesen und Personalbuchhaltung erfolgen, eine Schnittstelle zum ERP-System muss vorhanden sein oder erstellt werden. eCommerce-Anwendungen, Katalogaustausch, Marketing und CRM sollen in einem weiterführenden Projekt im 2009 integriert werden. Die Firma Ecoservices wird Henke Treppen als IT-Dienstleister bei der Einführung eines OS ERP-Systems in Zukunft unterstützen. Diese Zusammenarbeit resultiert vor allem aus der kompetenten Beratung und der Erfahrung bei der Einführung eines solchen Systems bei einer Firma mit vergleichbarer Produktstruktur. Nach Festlegung des Sollzustands und genauerer Analyse wurde das Pflichtenheft erstellt und zusammen mit dem Dienstleister ein Open Source ERP System ausgewählt.
OpenERP ist das System für das Henke Treppen sich entschieden hat. Die im Soll-Zustand festgelegten Prozesse können in diesem System am besten abgebildet werden. Das Projekt OpenERP hat eine große Entwicklergemeinschaft und ist sehr gut dokumentiert. Erfahrungen im Bereich der Python Programmierung und mit dem Datenbanksystem PostgresSql, sowie die Möglichkeit der vorhandenen PHP-Dienste (Business Intelligence, Seriennummern Erfassung, Reklamationsmanagement) an das ERP System anzubinden sind weitere Kriterien, die für den Einsatz von OpenERP entscheidend waren.
Folgende Punkte wurden insgesamt hierbei untersucht:
1. Marketing: Absatzplanung, Projektmanagement, Verkaufsförderung
2. Verkauf: Anfragen, Angebote, Preisermittlung, Konditionsfestlegung, Verfügbarkeit, etc.
3. Versand: Kommissionierung, Export
4. Fakturierung: Gutschriften, Elektr. Rechnungen
5. Lagerwirtschaft: Bedarfsermittlung, Lagerbestandsführung, Lagerverwaltung, Bewertung/Inventur
6. Mehrlagerverwaltung, Packmittelverwaltung, Serien- und Chargenverwaltung
7. Einkauf: Lieferantenanalyse und -bewertung,Anfragen/Angebote, Bestellüberwachung, Rahmenverträge
8. Auswertungen: ABC-Analyse und Statistiken
9. Fertigungstypen: Einzel-, Fremd-, Serienfertigung
10. Produktionsplanung: Materialbedarfsplanung, Terminierung, Kapazitätsplanung
11. Fertigungssteuerung: Material- und Kapazitätsverfügbarkeitsprüfung, Grafische Feinplanung, Auftragsstatus
12. weitere Funktionen: Simulation, CAD-Schnittstelle, Just-In-Time-Terminierung, Auswertung, Statistik
13. Schnittstellen: CAD, Datev, Import- und Export, Auslandszahlungsverkehr, EDI
14. Kalkulation: Vor- und Nachkalkulation, Voll- und Teilkostenrechnung, Offene Posten, Mahnwesen, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Ergebnisrechnung und Reporting
15. Personalwesen: Personalverwaltung, Urlaub- und Krankentage
16. Kundenbeziehungsmanagement: Kontaktdaten, Kundensegmentierung, Wiedervorlage, Terminierung, Kampagnenmanagement, Statistik, Shop-Anbindung
OpenERP implementiert die Prozesse aus den Bereichen Einkauf und Vertrieb vollständig. Die Produktionsprozesse werden im vollen Umfang unterstützt. Eine Schnittstelle zum Datev Personal- und Rechnungswesen muss noch erstellt werden.
Folgende Module sind in OpenERP enthalten:
1. Basismodul: verwaltet alle Kunden- und Lieferantendaten sowie die Mandantenstammdaten.
2. Produkte: umfasst Preislisten, Artikelstammdaten, Einheitenverwaltung für Einkauf und Verkauf
3. Verkauf: Angebotsverfolgung und Auftragsverwaltung.
4. Einkauf: kompletter Beschaffungsprozess.
5. Finanzen: Rechnungen und Gutschriften, Kontenrahmenverwaltung, SKR03, Kostenstellen, Voranmeldungen, Berichte, Konten-Abgleich
6. Kundenmanagement (CRM): sehr flexible Helpdesk-Funktion mit E-Mail-Empfang, Kontakthistorie, Verkaufschancen, Serien-EMails, SMS - Versand, Anschreiben
7. Helpdesk Ticket-System: Automatischer E-Mail-Eingang, Regel-Definitionen, Terminierung, E-Mail-Antworten
8. Projektverwaltung: Stundenerfassung mit Projektzuordnung, Rechnungserstellung aus den Projektstunden, Gantt-Diagramm, Projekte mit beliebig vielen Unterprojekten und Aufgaben
9. Lagerverwaltung: Eigene Lager, Kundenlager, Verbuchung aller Material-Bewegungen
10. Produktion: Produktionsstätten definieren, Rüstzeiten, Arbeitspläne, Auslastung, Kosten, Beschaffungsplaner.
