eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Sendungsverfolgung mit NVE (SSCC) und elektronische Speditionsabrechnung (INVOIC)

Stoll Guenther - Fa. Hartmann
Hartmann Spedition & Logistik AG

Muggensturm, Baden-Württemberg
Spedition
120 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 24 Mio.

www.hartmannag.de

Stoll Guenther - Fa. Hartmann
Partnerunternehmen:

Biologische Heilmittel Heel GmbH

www.heel.de

Stoll Guenther - Fa. Hartmann
Günther Stoll, Logistikleiter:

"Elektronischer und standardisierter Datenaustausch bietet gerade für mittelständische Unternehmen große Chancen, interne Prozesse optimal zu gestalten und somit auch Kosten zu sparen."

Die Projektpartner

Die Hartmann Spedition & Logistik AG ist ein zwischen Karlsruhe und Baden-Baden angesiedeltes, mittelständisches Unternehmen. Hartmann ist europaweit orientiert und aktiv. Das Leistungsprogramm umfasst ein flächendeckendes Distributionsnetz, alles aus und in einer Hand erfahrener Fachkräfte unter Einsatz intelligenter Betriebssysteme und modernster Kommunikation. Hartmann bietet damit eine äußerst flexible Logistikkette und speziell auf die Kundenanforderungen abgestimmte Serviceleistungen in den Sparten: Nahrungsmittel/Tiefkühlprodukte, Getränke/Spirituosen, Technische Produkte, Papiere und Druckerzeugnisse und chemische Produkte.

Die Firma Biologische Heilmittel Heel GmbH mit Sitz in Baden-Baden ist eines der größten homöopathischen Unternehmen weltweit und stellt primär komplexe homöopathische Heilmittel in den Darreichungsformen Fest, Flüssig, Pastös und Ampullen her. Aus der Firmenzentrale in Baden-Baden / Deutschland werden Heel-Präparate in mehr als 50 Länder exportiert. In zehn Ländern ist Heel durch eigene Tochtergesellschaften vertreten, die zum Teil auch selbst produzieren. Die Firma Hartmann ist einer der Hauptlogistikdienstleiter von Heel, der neben dem eigentlichen Transport von Fertigwaren auch Lagerfunktionen für Heel wahrnimmt.

Das Projekt

Der Datenaustausch bei der Sendungsübernahme und der Rechnungsübermittlung erfolgt heute über Fax und E-Mail. Mit dem elektronischen Datenaustausch sollen zwei ineinander greifende Projektziele gleichzeitig umgesetzt werden: Sendungsverfolgung auf Basis der NVE (SSCC) sowie elektronischer Rechnungsaustausch auf Basis der EANCOM®-Nachricht INVOIC.

Der Nutzen

Der Einstieg ins eBusiness bringt für den Transportdienstleister sowohl quantitative als auch qualitative Nutzenvorteile. Neben verbesserter Datenqualität, schnelleren Prozessabläufen und Kostenvorteilen möchten die Projektpartner Wettbewerbsvorteile aufbauen sowie der zunehmenden logistischen Anforderungen nach Sendungsverfolgungslösungen (Tracking + Tracing) gerecht werden. Im Speditionsumfeld zeigt sich, dass hier ein großes Potenzial bei mittelständischen Unternehmen über alle Branchen hinweg besteht.

Der Zeitraum

Das Projekt startete im Dezember 2008. Die geplante Projektlaufzeit ist auf 12 Monate angesetzt worden.

Broschüre Hartmann Spedition & Logistik AG: "Auf der Überholspur – mit modernen Logistikstandards Prozesse beschleunigen" (pdf)

Die Ausgangslage

Als einer der Hauptlogistikdienstleister von Heel möchte Hartmann seine Prozesse durch Anwendung von GS1-Standards weiter optimieren. Heel hat das Bestreben zur Kosteneinsparung, zur Steigerung seiner Verarbeitungseffizienz und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit seine Systeme und Prozesse "schlank" zu gestalten.

Der Fahrer von Hartmann meldet sich ohne Voravisierung im vereinbarten Zeitfenster bei Heel an der Pforte an. Nach der LKW-Beladung wird dem Fahrer ein Lieferpapier ausgehändigt, auf dem die tatsächlich verladenen Sendungspositionen angegeben sind. Im Lager der Firma Hartmann findet nach der Entladung eine Kontrolle der Ware anhand der übergebenen Papiere statt. Es erfolgt keine Rückmeldung zu Heel. Nachfragen erfolgen per Telefon. Die Rechnung wird im Anschluss manuell erstellt und über Fax oder E-Mail an Heel gesendet.

Der vorhandene Prozessablauf impliziert eine höhere Anfälligkeit manueller Fehlereingaben.

Die Zielsetzung

Im Rahmen des geplanten Projektes möchte sich die Firma Hartmann über eine elektronische Verknüpfung stärker in die Supply Chain von Heel einbinden und einen Entwicklungssprung in der Sendungsabwicklung (Tracking + Tracing) umsetzen. Neben der Sendungsverfolgung soll auch die Rechnungsübermittlung elektronisch erfolgen.

Broschüre Hartmann Spedition & Logistik AG: "Auf der Überholspur – mit modernen Logistikstandards Prozesse beschleunigen" (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 2:
Soll-Prozessplanung und Festlegung der Projektinhalte / Projektplanung
Zukünftigen Prozess festgelegt
Die beteiligten Unternehmen ermittelten den zukünftigen Prozessablauf. mehr Info
01.01.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 13.03.2009
Start: 01.02.2009
Ende: 13.03.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5:
Qualifikation der Mitarbeiter
Schulung aller Mitarbeiter:
Während des Umsetzungsprozesses wurden die Mitarbeiter von Hartmann und Heel geschult, um anschließend im Echtbetrieb mit den Veränderungen vertraut zu werden. mehr Info
01.01.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.10.2009
Start: 01.04.2009
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4:
Test- und Echtbetrieb
Test- und Echtbetrieb
Mit erfolgter Umsetzung, d. h. dem Scannvorgang bei der Entladung sowie automatischer Rechnungsabwicklung, wurde ein Testbetrieb durchgeführt, bevor die neuen Systeme in den Echtbetrieb übergingen. mehr Info
01.01.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.10.2009
Start: 01.04.2009
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 1:
Detaillierte Ist-Analyse der Prozesse und Unternehmensstruktur
Bestehende Prozesse analysiert
Eine Ist-Analyse in den beteiligten Unternehmen ist ermittelt worden, damit eventuelle Hindernisse frühzeitig erkannt und dadurch vermieden werden können. mehr Info
01.01.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.01.2009
Start: 01.01.2009
Ende: 31.01.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Auswahl eines Dienstleisters
Auswahl und Bestimmung eines Dienstleisters
Mit der Ist-Analyse wurde die Notwendigkeit eines Dienstleisters erkannt. Ein externer und langjähriger Dienstleister wurde ausgewählt. Ein Pflichtenheft wurde erstellt. mehr Info
01.01.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.03.2009
Start: 01.02.2009
Ende: 31.03.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 6:
Projektende
Geplantes Projektende nach 12 Monaten
Das Projekt wurde mit den im Projektverlauf definierten Zielen planmäßig Ende November 2009 abgeschlossen. Durch Anwendung der NVE (SSCC) in der Supply Chain wurde eine Tracking + Tracing-Lösung integriert. Durch die Vorbereitung auf den elektronischen Rechnungsdatenaustausch anhand der EANCOM®-Nachrichtenart INVOIC wird die Verarbeitung von Rechnungsdaten zwischen Hartmann und Heel zukünftig erheblich beschleunigt. mehr Info
01.01.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.11.2009
Start: 01.11.2009
Ende: 30.11.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Die Einführung der Sendungsverfolgung mit der NVE (SSCC) in Kombination mit der neuen elektronischen Speditionsabrechnung (INVOIC) wurde vor Projektbeginn von der Spedition Hartmann als zukunftsweisendes Vorhaben für das KMU gesehen. Trotz des relativ hohen, vor allem auch administrativen Aufwandes, bewertet die Firma Hartmann das Projekt auch abschließend als großen Erfolg, da die gesetzten Ziele von allen Beteiligten von Anfang an konsequent angegangen und energisch umgesetzt wurden.

Vor allem im Hinblick auf rein wirtschaftliche Gesichtspunkte (ein Partner allein reicht meist nicht aus, da die Wirtschaftlichkeit direkt vom Transaktionsvolumen abhängig ist) wurde erkannt, dass Zahlen und Amortationszeiten allein nicht die wichtigsten Faktoren für ein solches Projektvorhaben sind. Vielmehr ist auch eine dauerhafte, hohe Kundenzufriedenheit in Verbindung mit klar strukturierten Abläufen ein wesentlicher Punkt, um die Existenz mittelständischer Unternehmen im Wettbewerb mit großen Konzernspeditionen zu sichern.

Wenn es der Firma Hartmann gelingt, in naher Zukunft weitere Kunden in diese standardisierten Prozessabläufe zu integrieren, wird sich der badische Speditions- und Logistikexperte auch weiterhin wettbewerbsfähig am Markt behaupten können.

Auf ähnliche Erfahrungen blickt auch das Partnerunternehmen Heel zurück:

Das Projekt wurde für den biologischen Heilmittelhersteller frühzeitig und zum richtigen Zeitpunkt aufgesetzt. Dabei ist es wichtig, dass ein einheitliches Prozessverständnis bei allen Beteiligten von Anfang an etabliert wird.

Beispielsweise wurde aufgrund unterschiedlicher Prozessvorstellungen der Aufwand für die Umsetzung und Tests vom IT-Partner teilweise unterschätzt. Bei der Anpassung der Schnittstellen im Warenwirtschaftssystem mussten die Nachrichtenformate in enger Zusammenarbeit mit dem Partner abgestimmt werden. Mehrfache Treffen und Korrekturen waren dafür notwendig.

Zudem erforderten die im Projektverlauf entstandenen Sonderfälle, wie z. B. die vereinfachte Vereinnahmung von Komplettsendungen, die Bereitstellung und Erfassung von zusätzlichen Informationen. Die Rechnungsabstimmung mit Wirtschaftsprüfern war vom Aufwand höher als gedacht, da zu Projektstart diesbezüglich nur Empfehlungen vorlagen.

Broschüre Hartmann Spedition & Logistik AG: "Auf der Überholspur – mit modernen Logistikstandards Prozesse beschleunigen" (pdf)