eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronische Rechnung (INVOIC)

Eckes AG
Hahn Getränke Union GmbH & Co. KG, Eckes AG

Frielendorf, Hessen
Großhandel - Getränke
243 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 31,7 Mio.

www.hahn-getraenke-union.de

Eckes AG
Partnerunternehmen:

Eckes AG

www.eckes.de

Eckes AG
Michael Hoos, Projektverantwortlicher Hahn:

"Bis das Projekt angelaufen war, musste zwar einiges abgearbeitet werden. Doch grundsätzlich lief alles glatt. Es ist auf jeden Fall positiv für uns verlaufen. Wir sparen Zeit und damit Geld. Außerdem konnten wir unsere Fehlerquote bei Bestellungen erheblich senken. Der volle Ertrag wird sich allerdings erst in ein, zwei Jahren zeigen."

Das Unternehmen

Die Hahn Getränke Union GmbH & Co. KG ist ein mittelständischer Getränkegroßhändler. Das Warensortiment umfasst Bier, Wasser, Saft, Wein, Sekt, Spirituosen sowie auszugsweise Food und Non-Food. Zu den Vertriebskanälen zählen Gastronomie, Getränkeabholmärkte, kleine Getränkefachgroßhändler sowie der Lebensmitteleinzelhandel.

Die Eckes AG ist ein Hersteller von Getränken mit Markenartikeln in den Sparten: alkoholfreie Getränke (Saft), Wein, Sekt und Spirituosen.

Die Ziele

Ziel des PROZEUS-Teilprojektes INVOIC ist der Ausbau der eBusiness-Kompetenz der Fa. Hahn Getränke Union GmbH & Co. KG durch die Einführung des elektronischen Austauschs von Rechnungen auf Basis des EANCOM®-Standards zwischen Hahn und Eckes.

Das Projekt

Projektinhalt ist die Umsetzung des elektronischen Austauschs von Rechnungsdaten auf Basis von EANCOM® zwischen Industrie (Eckes AG) und Fachhandel (Hahn Getränke Union GmbH & Co. KG). Der Hersteller wird die Rechnung elektronisch senden. Hahn wird diese Daten zukünftig elektronisch empfangen und weiterverarbeiten können. Der Austausch findet über eine b2b-Plattform (ge-con) zwischen den beiden Partnern statt. Die Konvertierung der Daten wird von den Unternehmen selbst durchgeführt.

Der Nutzen

Durch die Einführung der elektronischen Rechnung (INVOIC) wird die Verarbeitung von Rechnungsdaten erheblich beschleunigt. Die Verwaltungs- und Verarbeitungskosten werden durch die Erhöhung der Datenkonsistenz bzw. die Reduktion von manuellen Eingaben gesenkt.
Die detailierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung kann der Entscheider- bzw. der Umsetzerbroschüre entnommen werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juni 2003 und wurde im Juli 2005 erfolgreich abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Zum Zeitpunkt der Ist-Analyse findet der Rechnungsprozess bzw. die Rechnungsbearbeitung in allen drei Niederlassungen statt. Lediglich die Ablage der Rechnungen findet in der Zentrale Frielendorf statt.

Organigramm Hahn Eckes IST

Die Zielsetzung

Im Rahmen der Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte wurden Folgende Soll-Zustände definiert: Die Rechnungsdatenabwicklung erfolgt nicht mehr über Papierbeleg, sondern elektronisch in Form des EANCOM® ‘97–Standardformates INVOIC. Die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung werden die eingehenden Rechnungen nicht mehr manuell erfassen, diese werden vom Konverter im Inhouseformat zur Verfügung gestellt. Zusätzlich zu der bestehenden Software wurden die Warenwirtschaft um das EDIFACT-Modul erweitert und das Mapping für die INVOIC im Konverter hinterlegt. Des Weiteren wurde festgelegt, welche Informationen für die automatisierte Verarbeitung der Rechnung vorhanden sein müssen.

Orga Hahn Eckes Soll
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Meilenstein 5:
Echtbetrieb
Umstellung in den Echtbetrieb
- Stammdatenpflege in der Produktivumgebung - Test von der Bestellung bis zur Rechnung mehr Info

Start: 26.01.2004
Ende: 23.07.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 4:
Testbetrieb
Testphase für die elektronische Rechnung
Testphase Konvertierung sowie einlesen in die Warenwirtschaft mehr Info

Start: 27.08.2003
Ende: 14.01.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 3:
Realisierung
Umsetzungsphase bei Hahn Getränke Union GmbH
Zunächst mussten die technischen Voraussetzungen für den elektronischen Datenaustausch der Rechnung bei der Firma Hahn Getränke Union GmbH geschaffen werden. mehr Info

Start: 13.10.2003
Ende: 19.02.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 1:
Projektstart
Geschäftleitung trifft Entscheidung über Projekt
Vor Projektstart trifft die Geschäftsleitung die grundsätzliche Entscheidung, dass der elektronische Datenaustausch eingeführt werden soll und benennt einen Projektleiter, ... mehr Info

Start: 16.06.2003
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 2:
Planung & Dokumentation
Planung & Dokumentation der Aktivitäten
Der Projektleiter analysiert und plant anschließend mit Hilfe unternehmensinterner Experten, z. B. des IT-Verantwortlichen, die ersten Aktivitäten. mehr Info

Start: 16.06.2003
Ende: 23.07.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 6:
Projektende
Projektabschluss innerhalb von 13 Monaten
Das Projekt wurde innerhalb von 13 Monaten abgeschlossen. mehr Info

Ende: 23.07.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Bei der Umsetzung der Arbeitsplaninhalte kam es beim Stammdatenabgleich aufgrund fehlender Informationen (Urlaubsbedingt, Weihnachtszeit) zu einer zeitlichen Planabweichung. Diese Verzögerung hatte wegen ausreichender Berücksichtigung von Puffern keine Auswirkung auf das Gesamtprojekt, so dass die vollständige Umsetzung der INVOIC-Einführung Mitte 2005 erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Die Erfahrungen

Zunächst musste ein einheitliches Verständnis darüber erzielt werden, welche Zeichen im EDI-Format überhaupt vorkommen dürfen. Der Warenempfänger einer ORDER-Nachricht konnte zunächst nicht über die Lieferanschriften ermittelt werden. Daraufhin wurde eine Lösung eingerichtet, so dass der Warenempfänger einer ORDER-Nachricht im Inhouse-System zunächst über die Lieferanschrift ermittelt werden kann. Wenn auf diese Art und Weise auch dort die ILN nicht gefunden werden kann, so wird direkt in der Kundenkartei nach dem Kunden gesucht.

Die Zukunft

Nach der erfolgreichen Umsetzung der INVOIC wurde als weitere EANCOM-Nachrichtenart die elektronische Bestellung (ORDERS) eingeführt. Darüber hinaus wurden die eingesetzten Nachrichtenarten um den Verkaufsdatenbericht (SLSRPT) erweitert. Neben der Eckes AG wurde der Rechnungsdatenaustausch mit der EDEKA initiiert.

In einem nächsten Schritt sollen weitere Lieferanten für den Austausch von ORDERS und INVOIC über die B2B-Plattform von ge-con aufgeschaltet werden. Außerdem ist die Versendung von elektronischen Rechnungen an unsere Kunden geplant. In naher Zukunft wollen wir die elektronische Lieferavisierung (DESADV) vom Lieferanten empfangen sowie den Salesreport (SLSRPT) ebenfalls über ge-con an unsere Lieferanten senden können.

INVOIC - Entscheiderbroschüre (pdf)

INVOIC - Umsetzerbroschüre (pdf)