eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Einführung von BMEcat 2005 für Prozessverbesserungen

Güde GmbH

Plettenberg, Nordrhein-Westfalen
Metall
50 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 15 Mio.

www.guede.net

Rolf Hoyer, Projektleitung:

"Wir möchten zum Einen Kunden und Lieferanten enger an unser Unternehmen binden. Zum Anderen möchten wir die Produktivität in den Geschäftsabwicklungen verbessern."

Das Unternehmen

Die GÜDE GmbH wurde im Jahr 1948 als Gewerbe zur Herstellung von Federringen von Wilhelm Güde gegründet. Heute produziert das Unternehmen mit 50 Mitarbeitern verschiedenen Arten von Schraubensicherungen: Federringe (Drahtringe, Sprengringe, Sperringe etc.), Zahn-, Fächer- und Spannscheiben sowie Sicherungsmuttern. Das stark exportorientierte und international agierende Metallbau-Unternehmen verarbeitet dafür Federstahl, Bronze, Aluminium und Sondergüten.

Die Ziele

GÜDE möchte die Anforderung des Großkunden Reyher aus Hamburg nach elektronischen Produktkatalogen erfüllen. Das technische Handelshaus Reyher hat die Produktdaten bislang gepflegt, diese Aufbereitung der Informationen soll zukünftig vom Hersteller GÜDE selbst durchgeführt werden. Außerdem möchte GÜDE die Möglichkeit schaffen, eProcurement-Systeme von Kunden oder eMarktplätze anzubinden. Die Verwendung von eBusiness-Standards soll die fehlerfreie Weitergabe der Produktdaten an internationale Kunden sicherstellen.

Das Projekt

Das derzeit von GÜDE verwendete Warenwirtschaftssystem Sage soll um zwei Aspekte erweitert werden:
1. Produktklassifikation nach eCl@ss 5.1
2. BMEcat 2005 als Katalogaustauschformat
Die Daten sollen einheitlich nach eCl@ss 5.1 aufbereitet und mittels einer BMEcat 2005 Schnittstelle ausgetauscht werden. Die dafür erforderlichen Datenstrukturen müssen zunächst inhaltlich und softwaretechnisch etabliert werden. Das bedeutet, dass in dem Warenwirtschaftssystem Sage die Sachmerkmalsverwaltung und die BMEcat 2005 Schnittstelle einzurichten sind. Die Umsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Pro-Active aus Bielefeld.

Der Nutzen

Die Pflege der Produktdaten soll von dem Kunden Reyher zu GÜDE wechseln. Beide Unternehmen erhoffen sich dadurch eine Qualitätssteigerung der Daten, da diese direkt vom Hersteller gepflegt werden. Für das technische Handelshaus Reyher mit 65.000 Katalogartikeln aus dem Bereich der Verbindungs- und Befestigungstechnik hat die Datenqualität große Bedeutung. Die 1.200 Artikel aus dem GÜDE-Sortiment und die entsprechenden Produktinformationen kann der Kunde so schneller finden, wodurch GÜDE bessere Chancen am Markt erwartet.
Die elektronischen Kataloge und die Referenzierung der gegenseitigen Artikelnummern erleichtern zudem die elektronischen Geschäftsabwicklungen, etwa Bestellungen und Rechnungen.
Durch die Optimierung dieser Prozesse rechnet GÜDE mit Kosteneinsparungen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im März 2006 und wurde im Oktober 2006 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Den Schritt ins eBusiness wagte GÜDE aufgrund von Anforderungen eines Großkunden, Großhändler Reyher aus Hamburg, nach elektronischen Produktkatalogdaten. Bei 65.000 Katalogartikeln aus dem Bereich der Verbindungs- und Befestigungstechnik, davon 1.200 aus dem Güde-Sortiment, stehen Datenqualität und Informationsgehalt bei dem technischen Handelshaus Reyher im Vordergrund. Der Kunde soll die gewünschten Artikel und Informationen möglichst schnell finden. Zudem wird über die elektronischen Kataloge die Referenzierung der gegenseitigen Artikelnummern als Voraussetzung für die elektronischen Geschäftsabwicklungen erleichtert. Durch diese Prozessoptimierung werden erhebliche Einsparungen bei den Prozesskosten erzielt.

Die Zielsetzung

Für die Erstellung des elektronischen Kataloges bei Güde wurden die Produktdaten des Unternehmens auf Basis der Standards BMEcat 2005 und eCl@ss 5.1 (Katalogaustauschformat und Klassifikationsschlüssel) aufbereitet, wobei Kunde Reyher seinen Lieferanten Güde intensiv unterstützte. Neben der Erfüllung der Anforderungen von Reyher erschließt sich das Unternehmen damit auch zusätzliche Absatzkanäle: Güde hat jetzt die Voraussetzung geschaffen, seine Produktdaten in Form von elektronischen Katalogen in die eProcurement-Systeme weiterer Kunden aber auch an eMarktplätze übertragen zu können. Zur Steigerung der Qualität der Produktdaten einigten sich Reyher und Güde darauf, dass Güde zukünftig die Pflege der Produktdaten selbst durchführen wird. Damit wurde die fehlerfreie Weitergabe der Produktdaten vom Hersteller an den Händler sichergestellt.

Projektdarstellung Guede

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Pflichtenheft, Zeit- und Kostenplan
Pflichtenheft planmäßig erstellt
Das Pflichtenheft wurde gemeinsam mit IT-Dienstleistern erstellt. Es stellte sich dabei heraus, dass Hard- und Software den neuen Anforderungen nicht genügen und erneuert werden müssen. mehr Info
31.05.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2006
Start: 15.03.2006
Ende: 15.05.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Erfassung von Produktbeispielen, Produktklassifizierung, Datenaufbereitung, Hard-/Softwareauswahl
Datenaufbereitung zeitintensiver als geplant
Die Aufbereitung der Produktdaten erwies sich als aufwändiger als erwartet. Dagegen konnte die Produktklassifizierung nach eCl@ss leichter als erwartet umgesetzt werden. mehr Info
30.06.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2006
Start: 01.05.2006
Ende: 30.06.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Implementierungsphase:
Installation, Anpassungsprogrammierung, Anpassung der Prozesse
Testsystem installiert - Anpassungsprogrammierung läuft
Die Installation eines Testsystems wurde durchgeführt. Wichtige Parameter wurden definiert, so dass die Anpassungs-programmierung im Juli 06 erfolgen kann. mehr Info
15.09.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2006
Start: 01.05.2006
Ende: 15.09.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Erstellung und Einsatz der BMEcat Kataloge, Schulungen, Tests, Nachbesserungen
Die Erstellung des BMEcat-Katalogs erfolgreich abgeschlossen.
Nach wenigen Tests im September konnte Anfang Oktober 2006 die Erstellung der BMEcat-Kataloge erfolgreich und planmäßig abgeschlossen werden. mehr Info
02.10.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2006
Start: 21.08.2006
Ende: 02.10.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Mit der Zertifizierung des elektronischen Katalogs nach BMEcat 2005 hat die GÜDE GmbH die ersten Schritte ins eBusiness erfolgreich gemeistert. Gemeinsam mit dem technischen Handelshaus Reyher und dem IT-Dienstleister Systemhaus Pro Active setzte der Mittelständler das Projekt um. Außerdem unterstützte die BMEnet GmbH aus Frankfurt mit ihrer Projekterfahrung die Einführung von BMEcat und eCl@ss methodisch. Der zeitliche Rahmen von März bis September 2006 war dabei eng gesteckt – konnte aber nahezu eingehalten werden.
„Mit dem Projekt haben wir den Einstieg und die Grundlage für die elektronische Zukunft geschaffen“, sagt Friedhelm Güde, Inhaber der GÜDE GmbH. „Die Abwicklung im eigenen Haus und vor allem der Service für die Kunden wird durch die elektronischen Verfahren erheblich unterstützt.“
GÜDE kann sein Produktspektrum mit dem neuen elektronischen Katalog umfassender darstellen und die Daten selber pflegen. Die Qualität der Produktinformationen hat das Unternehmen damit in der Hand. Der elektronische Datenaustausch wurde durch BMEcat 2005 und eCl@ass 5.1 wesentlich vereinfacht. Dadurch kann GÜDE auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten verbessern.

Die Erfahrungen

In der Umsetzungsphase hat GÜDE positive wie auch negative Erfahrungen gemacht: Während die Produktklassifizierung nach eCl@ss leichter war als erwartet, überstieg der Aufwand für die Datenaufbereitung des elektronischen Produktkatalogs die Erwartungen. Für die zirka 6.000 Artikel im Sortiment von GÜDE wurden jeweils bis zu 26 Merkmale erfasst – insgesamt also mehr als 100.000 Datenfelder. Trotz vorhandener elektronischer Datenbasis mussten die Mitarbeiter die Daten zum großen Teil manuell erfassen. Nur durch das große Engagement der Beteiligten entsprach der eKatalog schnell den Anforderungen der BMEcat-Definitionen und konnte am 2. Oktober 2006 zertifiziert werden.

Die Zukunft

Die Projektbeteiligten sind sich einig, mit dem Ergebnis einen Grundstein für weitere Schritte in Richtung eBusiness-Integration gelegt zu haben. Als nächstes soll die elektronische Kommunikation zwischen GÜDE und Reyher sowie mit weiteren Kunden ausgebaut werden. Die Unternehmen tauschen dann nicht nur Produktdaten aus, sondern wickeln Aufträge und Rechnungen komplett elektronisch ab.

Lesen Sie den kompletten Abschlussbericht von GÜDE (pdf)

Broschüre: "BMEcat 2005 - Umsetzung in der Praxis"

Wofür wird BMEcat 2005 eingesetzt? Was sind die Vorteile gegenüber älteren Versionen des Katalogaustauschformates? Was muss bei der Implementierung beachtet werden? Lesen Sie dazu die Berichte von zwei Industrieunternehmen, die BMEcat 2005 in ihren Unternehmen eingeführt haben. Sie finden auch den vollständigen Bericht von Güde in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

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Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: