eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Einführung einer Produktdatenbank zur medienneutralen Datenhaltung unter Einsatz der Standards eCl@ss und BMEcat

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GRUBE KG

Bispingen, Niedersachsen
Versandhandel (Einzel-/ Großhandel)
247 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 32 Mio.

www.grube.de

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Alexander Zindler, Projektmanager eCommerce:

"Durch zentrale Datenhaltung sind wir in der Lage akkurate und konsistente Produktinformationen für unsere Kunden in alle Vertriebskanäle zu liefern."

Das Unternehmen

Die GRUBE KG ist ein international tätiges Handelsunternehmen für Produkte rund um Wald, Landschaft, Natur und Umwelt. Für Forstgeräte und Zubehör ist GRUBE führender Lieferant in Deutschland. Bedingt dadurch, dass sich große Flächen und viel Wald in öffentlichem Besitz befinden, finden unter den Kunden des Unternehmens viele Vertreter aus Bund, Ländern, Kommunen und Behörden wieder.

Die Ziele

Vor allem die Forstverwaltungen der öffentlichen Hand wurden in der letzten Jahren stark reformiert. Diese Kunden fordern nun verstärkt von GRUBE, die Produkte in standardisierten elektronischen Katalogen zur Verfügung zu stellen. Hierzu ist das Unternehmen im Augenblick nicht in der Lage, denn die Datenhaltung findet dezentral, zum Teil nicht einmal elektronisch statt. Nur die Daten des Webshops stellen eine schmale Datenbasis dar. Eine Anbindung von dort an andere Systeme ist, ebenso wie eine standardisierte Zertifizierung der Daten als solches, nicht möglich. Aus diesen Gründen plant die GRUBE KG, im Rahmen von PROZEUS, die Einführung einer umfassenden Produktdatenbank zur medienneutralen Datenhaltung. Zudem soll der Import und die Zusammenfung bestehender Daten aus verschiedenen Quellen erfolgen, die eigenen Produktdaten solen angereichert, nach eCl@ss klassifiziert und schließlich kontrolliert werden. Abschließend werden dann Schnittstellen zu den Kundensystemen aufgebaut.

Das Projekt

GRUBE ist es wichtig bei der Auswahl der Datenbanksoftware auf einen externen Anbieter einer Standardsoftware zu setzen. Die Installation und Anpassung an die bestehenden Systeme erfolgt daher in enger Zusammenarbeit mit dem Deinsteleister jCatalog. Einen Grundstamm an Daten wird dem Unternehmen durch Zusammenfassen der zur Verfügung stehenden, elektronischen Produktdaten erhalten. Ein Datenimport aus ERP-System und Webshop wird die
Basis bilden, bevor mit Datennreicherung, Kontrolle und Klassifizierung (eCl@ss) begonnen wird. Sobald eine klassifizierte Datenbasis zur Verfügung steht wird das Unternehmen über standartisierte elektronische Austauschformate wie BMEcat in der Lage sein, seine Produktdaten mit den Systemen der Kunden zu verknüpfen. Im Rahmen des geplanten Projektes wird dies Beispielhaft mit einem größeren Kunden aus der öffentlichen Hand geschehen.

Der Nutzen

Durch die Anbindung und Ausleitung der Produktdaten an externe Systeme, z.B. die Ausleitung von nach eCl@ss klassifizierten Daten im BMEcat-Format an einen Kunden aus der öffentlichen Hand stellt für das Unternehmen eine starke Aufwandsreduzierung dar. Zudem geht man bei GRUBE davon aus sicher, dass zukünftig immer mehr der B2B Kunden auf zentrale Beschaffung und die dazu notwendige elektronische Beschaffungssoftware setzen werden. Von daher ist der Schritt zu einer medienneutralen Datenbank ist für die GRUBE KG ein Schritt in die richtige Richtung.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2011 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Daten werden von den jeweilig zuständigen Produktmanagern erhoben. Bei diesen laufen die Herstellerinformationen, Bildmaterial, Handbücher, Sicherheitsdatenblätter etc. auf. Die aktuelle Struktur ist gewachsen mit der Katalogproduktion, entsprechend liegt auf ihr der Focus. Vom Produktmanager werden die Daten der dtp-Abteilung zur Verfügung gestellt und im Rahmen der Katalogproduktion bearbeitet. Aus dem fertigen Katalog wiederum werden in einem zweiten Arbeitsschritt von einigen Angestellten die Informationen (Gewicht, Text, Hersteller, Name, usw.) in die Datenbank des Shops übernommen. Die entsprechend passenden Bilder generiert die dtp-Abteilung in einem Dateisystem, nach Artikelnummern benannt. Eine Organisation der Anbindung an externe Systeme besteht nicht. Einzelne Systeme, wie die Warenwirtschaft unserer ungarischen Tochterunternehmung, sind manuell über ein Script mit täglichem Export an unseren Onlineshop gekoppelt. Kunden- oder Lieferantensysteme werden nicht bedient. Vereinzelt wurde versucht Kunden mit händisch erstellten Katalogen im BMEcat Format zu bedienen, dies führte aber besonders hinsichtlich fehlender standardisierter Produktklassifizierungen zu keinen Erfolgen oder dauerhaften Einrichtungen.

Die Zielsetzung

Auch zukünftig wird ein Artikel zur Anlage erst einmal im Warenwirtschaftssystem erfasst. Durch die automatische Anbindung wird dieser Artikel auch im PIM-System angelegt, und dort als "noch zu pflegender" Artikel markiert. Hier werden dann alle entsprechenden Produktdaten und –medien rund um den entsprechenden Artikel angereichert. Diese Aufgabe werden weiterhin die zuständigen Produktmanager übernehmen. Aus dem PIM können jetzt alle externen Systeme mit Daten bedient werden. Sei es der eigene Webshop, das Einkaufsystem eines Kunden oder die Warenwirtschaft einer Tochterfirma.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
03 Datenbasis schaffen:
Stammdatenimporte, Produktklassifizierung, Datenexport
Artikel sind klassifiziert, Katalogexport wurde erfolgreich umgesetzt
Klassifizierung nach eCl@ss inkl. Merkmalen ist erfolgt, neues PIM-System im Einsatz mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2011
Start: Mrz 2011
Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
02 Implementierungsbeginn:
Softwareinstallation und Mitarbeiter-Schulungen
Software wurde erfolgreich installiert, Schulungen durchgeführt
PIM-Software wurde auf dem Server installiert, Produktmanager und Administratoren wurden geschult mehr Info
31.03.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mrz 2011
Start: 01.02.2011
Ende: 31.03.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
01 Abnahme Pflichtenheft:
Kick-Off Meeting und Pflichtenhefterstellung
Zeitplan und Pflichtenheft erstellt
Kick-Off Meeting wurde abgehalten, das Pflichtenheft wurde nach Absprache zwischen GRUBE und jCatalog erstellt mehr Info
28.02.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2011
Start: 01.01.2011
Ende: 28.02.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
04 Testphase:
Abschließende Tests und Go-Live
BMEcat-Daten können nun an Kunden gesendet werden
Produkttexte werden nun noch um Bilder erweitert, hierfür ist ein Software-Add-On erforderlich mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2011
Start: Jun 2011
Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Mit Bereitstellung des Produkt-Information-Systems von jCatalog ist Grube nach sechsmonatiger Projektdauer in der Lage, seinen Kunden schnell und unkompliziert elektronische Kataloge im BMEcat Format bereitzustellen. Grade bei den Kunden aus der öffentlichen Hand, die oftmals über große Einkaufssysteme oder interne Marktlösungen verfügen, wird zukünftig eine elektronische Anbindung der eigenen Kataloge unabdingbar sein. Die ausländischen Tochterfirmen nutzen das PIM bereits, um sowohl eigene Texte zu den Produkten zu hinterlegen, als auch allgemeine Informationen über Sortimentsneuerungen der deutschen Mutterfirma zu bekommen.

Die Erfahrungen

Das Unternehmen konnte das Projekt ohne große Verzögerung im Rahmen der geplanten Kosten abschließen. Der Zeitplan der einzelnen Projektphasen wurde zwar nicht immer genau eingehalten, er blieb dann aber in seiner Gesamtheit wieder im Soll. Da Grube auf eine gute, elektronische Datenbasis zurückgreifen konnte, sparte man beim ersten Produktdatenimport etwas Zeit, sah sich aber an anderen Stellen, wie zum Beispiel dem Einrichten der Exportfunktionalität oder der Produktklassifizierung, mit unerwarteten Problemen konfrontiert. Teilweise musste das PIM System funktional an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Die Einführung einer Produktdatenbank war sicherlich ein wichtiger und richtiger Schritt in eine konkurrenzfähige Zukunft. Viele Kunden benötigen bereits seit einiger Zeit Daten in Form von elektronischen Katalogen - insbesondere Gemeinden, Kommunen oder andere Stellen der öffentlichen Hand. Diese Daten hat man bisher umständlich manuell aufbereitet. Jetzt ist eine Datei in wenigen Minuten auf Knopfdruck fertig zum Export. Änderungen und Neuerungen sind auf diesem Wege schnell zu kommunizieren.
Auch mit den Tochterfirmen konnten bereits erste positive Erfahrungen gesammelt werden. Das Interesse war bereits im Vorfeld groß, als von der geplanten Einführung des PIM Systems und dem, was es leisten solle gesprochen wurde. Inzwischen arbeiten bereits zwei Töchter täglich mit dem System und nutzen es sowohl zur Dateneingabe, als auch zur Datenabfrage. Viele Fragen die früher oft telefonisch geklärt wurden, sind nun auf kurzem, digitalem Wege schnell ohne direkten Kontakt zu klären. Grube ist sehr zuversichtlich, dass besonders der länderübergreifende Nutzen der PIM-Lösung zu einer deutlich besseren Kommunikation und einem besseren Informationsaustausch führen wird. Hier hilft sicherlich auch, dass die jCatalog Software von Haus aus in deutscher und englischer Sprache ausgeliefert wird.
Als wichtig heraus gestellt hat sich im Rahmen des Projektes, dass man weiß, was man will, und welche Funktionalitäten von einem PIM System erwartet werden. Ein Vorgehen nach dem Motto „wir fangen mal an, und schauen wo wir rauskommen“ ist wenig sinnvoll. Dabei waren nach Aussage des Unternehmens die Hilfestellungen und Vorlagen von PROZEUS eine große Orientierungs- und Konzeptionshilfe.

Die Zukunft

Im Rahmen des Projektes wurde nicht das gesamte Sortiment (40.000 Artikel) klassifiziert, sondern mit der Produktauswahl begonnen, die kurzfristig im BMEcat-Format bereitgestellt werden muss. Ziel ist es selbstverständlich in absehbarer Zeit alle Produkte zu klassifizieren. Das PIM selbst ist nur der erste Schritt eines größeren Gesamtprojektes gewesen. Grube möchte weiterhin eine Art internen Shop aufbauen, der zum Vertrieb genutzt werden soll (jCataolg OPC), eine automatische Kataloggenerierung ermöglichen (jCatalog CMP) und seine Medien und Dokumente zentral mit Bezug zu den Produktdaten verwalten (jCatalog DAM). Im internationalen Hinblick soll die Verknüpfung elektronischer Daten zukünftig weiter ausgebaut werden. Man plant, die verschiedenen Warenwirtschaftssysteme und Datenbanken der Firmengruppe weiter miteinander zu vernetzen, um an zentraler Stelle Zugriff auf alle Produktdaten zu haben.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: