eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Austausch von Gefahrstoffinformationen

GreenCare Deutschland GmbH

Hannover, Niedersachsen
Chemie, Pharma / Umwelttechnologie
21 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR rd. 2 Mio.

www.greencare.de

Partnerunternehmen:

DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG

www.woolworth.de

H. A. Kaboni & R. Möllmann, Geschäftsleitung GreenCare:

"Wir möchten mit Prozeus die Daten zu den Gefahrstoffen elektronisch dorthin bringen wo sie hingehören. Die Bereitschaft zur Veränderung bei beiden Partnern ist die Voraussetzung für das Erreichen unserer Ziele."

Die Projektpartner

Das mittelständische Unternehmen, GreenCare Deutschland GmbH, wurde 1996 in Hannover gegründet und besitzt hier sein Stammhaus. Im Bundesgebiet sind zudem weitere Vertriebs- und Dienstleistungspartner angeschlossen. GreenCare entwickelt innovative Reinigungs- und Konservierungsprodukte für einen vielschichtigen Markt, der sich von der Industrie- bis zur Haushaltsanwendung erstreckt. Zudem entwickelt das Unternehmen entsprechendes Arbeitsgerät für bestimmte Einsatzzwecke. Die Produkte der GreenCare-Forschung sind grundsätzlich umweltgerecht und entsprechen den biologischen und ökologischen Anforderungen unserer Zeit. Im Mittelpunkt der Entwicklungen stehen umweltschützende Technologien.

Das Projekt wurde in Kooperation mit dem Handelpartner DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG durchgeführt.

Die Ziele

GreenCare will seinen Kunden zukünftig Artikel- und Gefahrgut- bzw. Gefahrstoffdaten über den Stammdatenpool SA2 Worldsync (ehemals SINFOS) elektronisch zur Verfügung stellen, um Sie im Hinblick auf die einschlägigen Genehmigungen, Gesetze und Vorschriften abzusichern. Die effiziente Verbreitung dieser für die Lieferungs- und Lagerungsprozesse wichtigen Daten erhöht den Servicelevel, den GreenCare seinen Kunden bietet.

Im Fokus steht der ECR-Gedanke (Efficient Consumer Response). Dabei steht der Kunde im Vordergrund und die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette werden möglichst effizient auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet.

Das Projekt

Bei diesem PROZEUS-Projekt geht es um die elektronische Übertragung von Gefahrgut- und Gefahrstoffinformationen über einen zentralen Stammdatenpool an alle beteiligten Unternehmen in der Lieferkette. Für den Austausch der Artikelstammdaten mit Gefahrgut- bzw. Gefahrstoffinformationen soll die EANCOM-Nachricht PRICAT (Price / Sales Catalogue) eingesetzt werden. In die Stammdatenprozesse (Artikelstamm und Sicherheitsdatenblatt) wird SA2 Worldsync integriert. Neue Merkmale werden zum Artikelstamm und zum Sicherheitsdatenblatt hinzugefügt.

Dieses Projekt zeigt eine Möglichkeit, wie durch die Ausnutzung der modernen Technik die Sicherheit in der Lieferkette und für den Endverbraucher gesteigert werden kann und gleichzeitig wirtschaftliche Vorteile erzielt werden können.

Der Nutzen

Arbeitsabläufe werden durch Automatisierung beschleunigt und vereinfacht, wodurch der Aufwand für das Handling gefährlicher Güter reduziert wird. Die Abwicklung von Gefahrgut- und Gefahrstoffdaten wird erweitert und standardisiert, Zeit- und Kosten werden eingespart. Die Produktivität der Artikelstammanlage wird gesteigert und die Aktualität der Daten sowie ein besserer Service für die Kunden sichergestellt. Gefahrgut-Gefahrstoffdaten sind außerdem bei Unfällen für die schnelle und richtige Reaktion der Ersthelfer von großer Bedeutung.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im November 2006 und wurde im Dezember 2007 erfolgreich abgeschlossen.

Ausgangslage

Die DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG bezieht von GreenCare gefahrgut- bzw. gefahrstoffrelevante Produkte. Aus diesem Grund müssen die damit verbundenen Informationen vom Hersteller GreenCare an DWW weitergegeben werden. Bei DWW werden diese Daten für die Lagerung und den Transport sowie zur Kundeninformation genutzt.

Im Rahmen der Überprüfung der Gefahrgut- bzw. Gefahrstoffabwicklung wurde der Deutschen Woolworth deutlich, dass viele der für die vorschriftsmäßige Lagerung und Transport von Gefahrstoffen bzw. –gütern nicht verfügbar waren und nur mit hohem manuellen Aufwand aus den Sicherheitsdatenblättern abgeschrieben werden konnten. Bei Änderungen der Rezeptur und auch bei Neulistungen mussten diese Sicherheitsdatenblätter explizit angefordert werden, eine automatische Information erfolgte i.d.R. nicht.

Auch die Qualität der Sicherheitsdatenblätter ist nicht immer ausreichend. Häufig sind Angaben falsch oder widersprüchlich oder sie fehlen sogar komplett. Insbesondere bei Importware, bei denen die Deutsche Woolworth der „Inverkehrbringer“ der Ware ist, muss Woolworth über diese Informationen verfügen.

Zielsetzung

Im Rahmen des Gesamt-Projektes wurden die Stammdatenfelder, die für den Austausch von Gefahrstoff- bzw. Gefahrgutinformationen erforderlich sind, in dem Stammdatenpool SA2 Worldsync (ehemals SINFOS) sowie den Schnittstellen (PRICAT) ergänzt bzw. wo nötig der Status der Felder (Muss- bzw. Kann-Angabe) angepasst.

Zukünftig werden die Stammdaten im CSA-Pricat-Format auf der Fenanet-Plattform vollautomatisiert bereitgestellt. Der Handel greift über diese Plattform auf die Stammdaten zu und kann sie in die eigene Software übernehmen. Auf dieser Basis können nun Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung über diese Plattform elektronisch abgewickelt werden.


Greencare Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1: Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Ist-Analyse
Bei der IST-Analyse der Unternehmensstruktur werden vier Dimensionen betrachtet: Organisation, Prozesse, Daten und Technologie. Dadurch wird eine umfassende Analyse gewährleistet, die für eine effiziente Betrachtung der notwendigen Änderungen im Rahmen der SOLL-Prozessdefinition notwendig ist. mehr Info
23.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2007
Start: Nov 2006
Ende: Jan 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2: Soll-Prozess:
Festlegung der Soll-Prozesse
Soll-Prozesse beschrieben
Wie sollen die Prozesse "Artikel anlegen" und "Artikel ändern" in Zukunft abgewickelt werden? Auf Grundlage der IST-Analyse werden Änderungsmaßnahmen in der SOLL-Konzeption vorgestellt. mehr Info
22.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2007
Start: Jan 2007
Ende: Mrz 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3: Projekt- und Arbeitsplan:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplans
Projektplanung verzögert sich
Dienstleisterauswahl dauert länger als erwartet, Neuplanung des Projektes durchgeführt mehr Info
22.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: Feb. 2007
Zeitverzögerung Ende: Juni 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 4: Dienstleisterauswahl:
Auswahl von Dienstleistern, Soft- und Hardware
Dienstleisterauswahl führt zu Verzögerungen
Es wurden Angebote von Softwareanbietern eingeholt und Demo-CDs getestet. Die Entscheidung fiel auf die Software "EGSIDA" von der Firma ESKA. Mit dem ausgewählten Tool der Firma ESKA ist GreenCare in der Lage, alle Bestandteile, d. h. Felder eines Sicherheitsdatenblattes, in einer Datenbank zu hinterlegen. mehr Info
22.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: April 2007
Zeitverzögerung Ende: Juni 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter:
Qualifikation aller beteiligten Mitarbeiter
Erfolgreiche Mitarbeiterschulung
Bei der Schulung der Mitarbeiter dienten die Änderung bzw. die Neueinführung der Software als Leitfaden. Zunächst wurden die Änderungen am Warenwirtschaftssystem den Mitarbeitern vermittelt. In einem zweiten Schulungsblock wurde das neue SDB-Tool vorgestellt. mehr Info
22.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2007
Start: April 2007
Ende: Nov. 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 6: Umsetzung:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte, Testlauf, Going live
Die Umsetzung läuft nach Plan
Anschluss an den SA2 Worldsync-Datenpool (ehemals SINFOS) ist erfolgreich. Daten für Gefahrgüter und Gefahrstoffe können zentral aus dem Stammdatenpool abgefragt werden. mehr Info
22.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2007
Start: Juli 2007
Ende: Nov. 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Der Transfer von Gefahrgut/-stoffdaten mit Hilfe einer standardisierten Nachricht an den SA2 Worldsync-Stammdatenpool (ehemals SINFOS) macht die Verfügbarkeit von Informationen nun zentral und aus einer Hand möglich. Dabei bietet sich generell jedem Teilnehmer der Lieferkette die Möglichkeit des Zugriffs und vollständige Transparenz der Gefahrgut/-stoffdaten.

Die DWW Woolworth Deutschland bzw. jeder Teilnehmer der Lieferkette kann diese Daten nun automatisch in seine Systeme übernehmen. Dabei ist keine manuelle Datenübernahme notwendig und Fehler können durch eine manuelle Übernahme der Daten ausgeschlossen werden. Dies geht auch zugunsten der Schnelligkeit. Der schnelle elektronische Zugriff hält den Aktualisierungsaufwand gering und somit sind häufige Zugriffe ohne Mehraufwand realisierbar. Die gewünschte Aktualität wird so erreicht.

Nach der Übernahme der Daten in das Warenwirtschaftssystem der DWW Woolworth Deutschland können die Informationen an das Lager bzw. Distributionszentrum und auch an die Filialen übertragen werden. Dort kann der Endkunde dann mit den aktuellsten Informationen versorgt werden. Die schnelle Verfügbarkeit der Daten wird durch die explizite Speicherung im Warenwirtschaftssystem und dem Sicherheitsdatenblatt-Tool erreicht. Diese Daten versetzen den Hersteller beispielsweise auch in die Lage, seiner Meldepflicht von gefährlichen Stoffen in effizienter Weise nachzukommen.

Für den Hersteller GreenCare ist der zusätzliche Aufwand um neue Produkte oder Daten für neue Kunden in den Stammdatenpool aufzunehmen sehr gering. Die Schnittstellen sind vorhanden und der Nachrichtentransfer realisiert. In der gleichen Weise ist für den Händler DWW Woolworth Deutschland ein Zugriff auf Informationen weiterer Lieferanten ohne größeren Mehraufwand möglich. Des Weiteren ergibt sich ein großes Potenzial für alle weiteren beteiligten Unternehmen in der Lieferkette. So können beispielsweise Transportdienstleister auf den Stammdatenpool zugreifen, um sich auf diese Weise schnell mit aktuellen Informationen zu versorgen.

Die Erfahrungen

Es ist als Erfahrung festzuhalten, dass für eine Anbindung an einen Stammdatenpool die exakte Analyse der IST-Prozesse und eine sorgfältige Definition der SOLL-Prozesse unerlässlich sind. Die Verzögerungen in dieser Projektphase konnten durch eine schnellere Umsetzung kompensiert werden.

Hervorzuheben ist die erfolgreiche und konstruktive Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Durch die gemeinsame Arbeit und die unterschiedlichen Expertisen konnte das Projekt trotz aller Schwierigkeiten, die sich aus den wechselnden Rahmenbedingungen ergeben haben, zum Erfolg geführt werden.

Greencare Projektbewertung

Die Zukunft

Wie bei vielen ECR-Konzepten stellt die erste Umsetzung ein Vorbild dar. Durch den Erfolg des PROZEUS-Projekts werden weitere Roll-outs angestoßen und weiterführende Anwendungsgebiete (z.B. bei Transportdienstleistungen) erschlossen. Auf diese Weise kann das volle Optimierungspotenzial in der Zukunft ausgeschöpft werden. Dabei wird der Aufwand für die Nutzung des Konzepts durch Standardisierung so niedrig gehalten, dass die Lösung auch für den Mittelstand wirtschaftlich attraktiv ist und somit eine Förderung von eBusiness im Mittelstand erreicht wird.

Die Broschüre zum Nachlesen: Gefahrgut- und Gefahrstoffdaten - immer transparent und aktuell