Arbeitspaket 7: Projektmanagement und Dokumentation
Durchführung geplant für 01.12.2008
Start 11.01.2008
Ende 30.11.2008
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Konitnuität
Im Rahmen des Projektmanagements und Dokumentation werden alle relevanten Informationen, die für die Realisierung des Projekts wichtig sind, festgehalten.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Ziel des Arbeitspaketes ist die Bereitstellung einer präzisen und umfassenden Dokumentation für dieses Projekt, damit insbesondere die gewonnenen Erkenntnisse anderen Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können, die sich mit ähnlichen Projektvorhaben befassen.
- Feste Meetings
- Meilensteine
- Dokumentation (Tagebücher, Protokolle)
- Projektcontrolling / Projekthandbuch
- Fotodokumentation
- Schulungsunterlagen
Die Wichtigkeit dieses Arbeitspaketes wurde dabei mit „Hoch“ eingestuft.
Die Gewetra und die beteiligten Dienstleister erhielten alle für die Dokumentation des Projekts notwendigen Unterlagen im Rahmen des offiziellen Kick-off-Meetings am 11. Januar 2008.
Schwerpunkte der gesamten Dokumentation bilden die zahlreichen Tagebücher für die überwiegend technischen Programmierarbeiten zur Anbindung des Inhouse-Systems von Gewetra an die CashEDI-Prozesse der Deutschen Bundesbank. Die darin enthaltenen Angaben sind bewusst kurz gehalten, weil diese Arbeiten nicht 1 zu 1 auf andere Unternehmen übertragbar sind, da sie die spezielle Entwicklungsumgebung der Gewetra betreffen. Außerdem handelt es sich hierbei teilweise um sensible Unternehmensdaten, die vertraulich zu behandeln sind, da sie kritisch für den Erfolg des gesamten Unternehmens sind.
Darüber hinaus wurden für die im Laufe des Projekts monatlich angesetzten Statusmeetings bei der Gewetra detaillierte Protokolle verfasst, die die Tätigkeiten der Beteiligten der jeweils vergangenen 4-5 Wochen detailliert zusammenfassen.
Aus den beiden erwähnten Dokumentationen ergibt sich ein informatives Gesamtbild, das die wesentlichen Ereignisse und Key Learnings beschreibt.
Sehr hilfreich für die Steuerung und Überwachung des gesamten Projekts wurde im Laufe der Zeit das Projekthandbuch, das bei jedem Statusmeeting aktualisiert wurde. Aufgrund der festgehaltenen Plan- und Ist-Zahlen konnte so auch der Bedarf an zusätzlichen Tagewerken für die Realisierung des Projekts festgestellt werden.
Einfach und verständlich war nach kurzer Erläuterung die Eingabe relevanter Daten für die Wirtschaftlichkeitsanalyse. Diese wurde, obwohl das Projekt Ende September noch nicht zu 100 Prozent abgeschlossen war, auf dem Meeting am 26. September durchgeführt. Grund waren die bereits gewonnenen und verfestigten Erkenntnisse in Bezug auf die durch das Projekt entstandenen Kosten und der zu erwartenden Einsparungen.
Der Projekt- und Arbeitsplan wurde einmal zu Beginn und gegen Ende des Projekts mit entsprechendem Inhalt gefüllt. Dieser war zusammen mit den für die 7 Arbeitspakete verfassten Zwischenberichten wesentliche Grundlage für den internen Abschlussbericht sowie für die offizielle Prozeus-Broschüre.
Die von PROZEUS vorgesehene Dokumentation des Projekts war sowohl für das Unternehmen als auch für die beteiligten Dienstleister zunächst gewöhnungsbedürftig. Insbesondere das Zusammenspiel zwischen einzelnen Tagebüchern und Sitzungsprotokollen und dem übergreifenden Projekthandbuch und dem Projektarbeitsplan konnte erst im Verlauf des Projekts optimal gestaltet werden. Ebenfalls erst im Laufe des Projekts deutlich wurde die notwendige Referenzierung von den eingereichten Stundenzetteln zu den Tagebucheinträgen und Sitzungsprotokollen. Vor allem das Projekthandbuch diente während des Projekts als ein geeignetes Steuerungs- und Kontrollinstrument für die Beteiligten.
