eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronische Bestellung, Rechnung und Verkaufsdatenberichte

GETRÄNKE-PROFI GmbH & Co. KG

Hildesheim, Niedersachsen
Getränke
162 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 29,8 Mio.

www.getraenke-profi.com

Partnerunternehmen:

Getränke Essmann GmbH

www.getraenke-essmann.de

Uwe Westphal, Geschäftsführer, GETRÄNKE-PROFI:

"Bereits heute wird bei den großen Industriepartnern sehr genau geprüft, in welchem Umfang ein Getränkemarktbetreiber zukünftig professionell im Markt aufgestellt ist."

Die Projektpartner

GETRÄNKE-PROFI ist ein im November 1999 gegründetes Unternehmen, dessen Ziel es ist, sich als einer der führenden Getränkemarktbetreiber in Norddeutschland aufzustellen. Das GETRÄNKE-PROFI-Konzept kombiniert größte Auswahl mit guten Preisen, aggressiver Werbung und bequemstem Einkauf.

Der Projektpartner Getränke Essmann ist Getränkefachgroßhändler und Systemlogistiker des organisierten Lebensmitteleinzelhandels für Nordwestdeutschland und Nordrhein-Westfalen.

Die Ziele

In dem PROZEUS-Projekt von GETRÄNKE-PROFI sollen die Prozesse im gesamten Unternehmen mit Fokus auf die elektronischen Nachrichten Bestellung (ORDERS) und Rechnung (INVOIC) optimiert werden. Darüber hinaus ist die Einführung eines POS-Datenmanagement geplant. Abverkaufsdatenberichte (SLSRPT) können dabei sowohl intern zur Steuerung der Warenbestände und des Sortiments als auch extern zum Austausch mit Lieferanten eingesetzt werden.

Dringender Lösungsbedarf besteht zunächst in der Optimierung der Rechnungsprüfung (Effizienzsteigerung/ Kosteneinsparung) und Zentralisierung der Bestellvorgänge. Hier ist ein Zustand erreicht worden, bei dem mit den bestehenden Personalkapazitäten und den aktuellen technischen Gegebenheiten ein weiteres Unternehmenswachstum nicht möglich ist. Durch das Projekt sollen die Voraussetzungen für ein stetiges und zukünftiges Wachstum geschaffen werden.

Das Projekt

Auf Grund wachsender Marktanforderungen, einer veralteten ERP-Software (Enterprise Ressource Planning) und überlasteter Mitarbeiter, entschied man sich bei GETRÄNKE-PROFI für die Einführung der standardisierten EANCOM-Nachrichtenformate INVOIC (IN), ORDERS (OUT) und SLSRPT. Ausschlaggebend für die Projektdurchführung war die Erkenntnis, dass traditionelle Erfolgsfaktoren (Preis, Sortiment, Standort, Qualität, Service) nicht mehr ausreichen, um ein Fortbestehen des eigenen Unternehmens im Markt langfristig zu sichern. Vielmehr ist eine Konzentration auf neue Erfolgsfaktoren (u. a. Einzigartigkeit, Schnelligkeit, Überraschung, Maßarbeit, Vernetzung) notwendig, da diese Faktoren nicht direkt erkennbar und schwer kopierbar sind.

Das Projektmanagement fokussierte sich primär auf die Lösung der operativen Probleme, um die Abläufe im Tagesgeschäft sicherzustellen. Die Umstellung auf eine elektronische Bestellung und die Einführung des Abverkaufsdatenbericht wurden daher zum Projektende hin terminiert.

Mit der Einführung einer ganzheitlichen EDV-Lösung sollen Rechnungs-, Bestell- und Abverkaufsdaten künftig beleglos mit Dohle und den Top-Lieferanten ausgetauscht werden.

Der Nutzen

Es wird ein erhöhter Nutzenfaktor in verschiedenen Bereichen erwartet. Erwartete Verbesserungen:

• Massive Einsparungen v. a. im Bereich der Buchhaltung. Es wird mit durchschnittlich 75 % Zeiteinsparung je Prozess- schritt in der Zentrale bei der Bearbeitung der Buchungen gerechnet.

• Durch die Umstellung vom DOS-System, der getrennten Warenwirtschaft und Buchhaltung auf die Windows Ebene wird die eBusiness-Kompetenz nachhaltig gesteigert. Damit wird es GETRÄNKE-PROFI ermöglicht mit den Partnern (Lieferan-ten, Marktforschungsinstituten, etc.) elektronische Daten zu versenden und zu erhalten.

• Verbesserung der Zuverlässigkeit durch Beseitigung von Fehlerquellen durch Doppeleingaben und das Führen von un-terschiedlichen händisch erstellten Controllingunterlagen.

• Zeitnaher Austausch von Daten und zeitnahes Berichtswesen, um wirtschaftliche Entwicklungen, Konsumverhalten, Lie-feranten- und Finanzentwicklung zu beurteilen.

• Interne Informationen: Durch den internen Sales Report werden die Bereichsverantwortlichen in die Lage versetzt, ei-nen zeitnahen Plan-/Ist-Abgleich zu erstellen und kurzfristige und schnelle Entscheidungen treffen zu können. Externe Informationen können durch den Informationsaustausch mit den Lieferanten (Sales Report) eine bessere Steuerung des Warengeschäftes und bessere Positionierung bei den Lieferantengesprächen über Einkaufskonditionen bringen.

Ein positiver Einfluss auf das Einkaufsverhalten beim Endkunden (Verbraucher) oder ein Zusatznutzen für den Endverbraucher wird nicht erwartet.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juli 2006 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen.

Broschüre Elektronischer Datenaustausch in der Getränkebranche - Erfolgsfaktor im Wettbewerb - Getränke-Profi GmbH & Co. KG (pdf)

Die Ausgangslage

GETRÄNKE-PROFI betreibt bisher eine nicht geschlossene Warenwirtschaft, die auf DOS-Ebene arbeitet und nicht für den elektronischen Datenaustausch kompatibel ist. Mit Handelspartnern können Geschäftsdokumente daher nicht elektronisch ausgetauscht werden. Die Abwicklung erfolgt über den Postweg oder das Internet.

Die Abläufe bei GETRÄNKE-PROFI sind dezentral organisiert. Die Bestellung und Wareneingangskontrolle (WE-Prüfung) erfolgt in den einzelnen Filialen. Die Lieferscheine werden an die Zentrale weitergereicht und mit den eingehenden Rechnungen abgeglichen. Abrechnungstechnisch erfolgt eine Trennung zwischen direkten und indirekten Lieferanten, da der Zentralregulierer das Verhandlungsmandat (u.a. Aushandeln der Konditionen) für eine bestimmte Lieferantengruppe hat. Mit der Einführung einer ganzheitlichen EDV-Lösung sollen Rechnungs-, Bestell- und Abverkaufsdaten künftig beleglos mit dem Projektpartner Essmann und den Top-Lieferanten ausgetauscht werden.

Die Zielsetzung

Um die Projektziele zu erreichen, werden die Unternehmensprozesse mit elektronischen Nachrichten im Standardformat EANCOM® unterstützt. Im Fokus stehen die Teilprozesse Bestellung (ORDERS) und Rechnung (INVOIC). Darüber hinaus soll ein POS-Datenmanagement eingeführt werden. Abverkaufsdatenberichte (SLSRPT) können dabei sowohl intern zur Steuerung der Warenbestände und des Sortiments als auch extern zum Austausch mit Lieferanten eingesetzt werden.

Getränke Profi Zielsetzung

Broschüre Elektronischer Datenaustausch in der Getränkebranche - Erfolgsfaktor im Wettbewerb - Getränke-Profi GmbH & Co. KG (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1: Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Bisher nur Papierbelege
Interne und externe Prozessabläufe und Schnittstellen von Getränke-Profi beschrieben. Bisher erhöhter manueller Aufwand. mehr Info
20.03.08
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Sep 2006
Start: Aug 2006
Ende: Sep 2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2: Soll-Prozess:
Festlegen und Konkretisieren der Projektinhalte
Permanente Planung sichert effiziente Projektsteuerung
Beschreibung der internen und externen Soll-Prozessabläufe und Soll-Schnittstellen des Unternehmens Getränkeprofi. mehr Info
20.03.08
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Okt 2006
Start: Aug 2006
Zeitverzögerung Ende: Jan 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3: Projekt- und Arbeitsplan:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplans, Vorbereitende Arbeiten
Vorbereitungen wichtig für spätere reibungslose Umsetzung
Arbeitsplan erstellen, Schnittstellen abstimmen, mit Partnern abstimmen, vorbereitende Tätigkeiten - wie Stammdatenpflege mehr Info
20.03.08
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2006
Start: Sep 2006
Zeitverzögerung Ende: Jan 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4: Dienstleisterauswahl:
Gemeinsame Auswahl von Dienstleister und Software
Dienstleister muss Prozesse abbilden können
Der Dienstleister ist in einem vorgelagerten Bewertungsverfahren ausgewählt worden und steht mit Copa-System bereits frühzeitig im Projekt fest. mehr Info
20.03.08
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jul 06
Start: Jul 06
Ende: Jul 06
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter:
Qualifikation aller beteiligten Mitarbeiter
Betroffene Mitarbeiter werden kontinuierlich geschult
Mitarbeiter werden in alle neuen Abläufe und Programme eingewiesen. mehr Info
20.03.08
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: Okt. 2006
Ende: Feb. 2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 6: Umsetzung:
Umsetzen der Arbeitsplaninhalte und Umstellen auf Echtbetrieb
Ein guter Projektplan ist die halbe Miete
Projekt- und Arbeitsplan und detailliertes Briefing des Dienstleisters sind Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Umstellungen. mehr Info
20.03.08
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Nov 2007
Start: Aug. 2006
Ende: Feb. 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Mit der Neuausrichtung des IT-Systems war die Basis für den elektronischen Rechnungsaustausch gelegt. Die EANCOM®-Nachrichtenart INVOIC wird heute erfolgreich zwischen Filialen und Zentrale ausgetauscht. Der Aufwand zur Einführung der beiden Nachrichtentypen ORDERS (Bestellung) und SLSRPT (Verkaufsdatenbericht) betrug nach Installierung des neuen Warenwirtschaftsystems und Echtstart der „INVOIC OUT“ nur noch wenige Tage, in denen im Wesentlichen die Schnittstellen und das Mapping festgelegt wurden.

Die Firma Getränke-Profi ist nun in der Lage die Vorteile des elektronischen Datenaustausches zu nutzen, um Ihre Datenqualität zu erhöhen und auch offen zu legen. So ist nun beispielsweise per Knopfdruck eine Auswertung der Abverkäufe auf Filialebene möglich. Die Zeit zwischen Abverkauf und Verbuchung des Ergebnisses auf die Filiale ist erheblich verkürzt worden, weshalb einzelne Filialen nun auch innerhalb kürzester Zeit qualifiziert gesteuert und bewertet werden können. Die Transparenz der Prozesse ist innerhalb des Unternehmens erheblich gestiegen.

Und ganz nebenbei sanken auch noch die Kosten. So schrumpfte beispielsweise der Aufwand für die manuelle Erfassung der Lieferscheine um 75 % und bei der Rechnungsprüfung entfällt über 60 % der Bearbeitungszeit. Zusätzlich erleichtert der Verkaufsdatenbericht die Rückvergütung an den Lieferanten, so dass Getränke-Profi insgesamt mit Einsparungen von 66 % rechnet, wodurch sich die getätigten Investitionen bereits nach 1,5 Jahren amortisieren.

Die Erfahrungen

EDI ist Chefsache: Korrekte Stammdaten sind eine Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von EDI Projekten. Als richtigen Schritt stellte Getränke-Profi zusätzliche Personalkapazitäten bereit, um die Stammdaten aufzuarbeiten. Diese Entscheidung resultierte aus der Tatsache, dass die EDI-Einführung bei dem Getränkehändler zur Chefsache erklärt wurde, was dem Projektverlauf nützte. Denn als nächste große Herausforderung stand die Integration der bestehenden Filial-Hardware in das neue System an. Dies erforderte umfangreiche Tests, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, was finanzielle Aufwendungen und zeitliche Verzögerungen bedeutete – Hürden, die mit Unterstützung der Geschäftsführung erfolgreich genommen werden konnten.

Die Zukunft

Mit der Einführung der EANCOM®-Nachrichten konnte sich Getränke-Profi als kompetenter EDI-Partner im Markt positionieren. Mit der Implementierung weiterer Nachrichtentypen oder der Aufschaltung weiterer Partner wird diese Kompetenz größer.

Bei Geschäftskunden wird eine Steigerung des Bekanntheitsgrades als „professioneller Partner“ erwartet. Hiermit geht eine erwartete Steigerung des Servicelevels, der Kundenzufriedenheit (Industriepartner) einher.

Die Getränkebranche ist sowohl stark regional als auch national geprägt in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Durch die Globalisierung der großen Industriepartner sind zeitnahe und zuverlässige Daten zu einer notwendigen Voraussetzung für eine plan- und ergebnisorientierte Zusammenarbeit geworden. Bereits heute prüfen die „Großen“ Industriepartner sehr genau, in welchem Umfang ein Getränkemarktbetreiber zukünftig professionell aufgestellt ist. Dieses Projekt soll als Anreiz für weitere KMU dienen, elektronischen Datenaustausch als Chance aufzugreifen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.


Broschüre Elektronischer Datenaustausch in der Getränkebranche - Erfolgsfaktor im Wettbewerb - Getränke-Profi GmbH & Co. KG (pdf)