eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte EANCOM-Projekt: Elektronischer Verladeauftrag, Transportstatus, Rechnung und Zahlungsavis

Fruitline Bremen GmbH

Bremen, Bremen
Logistik
5 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 7,2 Mio.

www.fruitline-bremen.de

Partnerunternehmen:

Atlanta AG

www.atlanta.de

Margret Steegmann, Inhaberin u. Geschäftsführerin FruitLine:

"Das PROZEUS-Projekt hat das Ziel die SCM-Prozesse zwischen unseren Geschäftspartner aus Großhandel und Frachtführern zu optimieren. Dadurch werden die Prozesskosten und Durchlaufzeiten erheblich reduziert. Durch diese WinWin-Strategie erwarten wir Sicherheits- und Wettbewerbsvorteile."

Die Projektpartner

FruitLine ist ein im April 2004 Inhaber geführtes, mit zwei weiteren Mitarbeitern gegründetes Unternehmen, dass sich darauf spezialisiert hat, in der Obst- und Gemüsebranche Speditionsaufträge abzuwickeln, Touren zu optimieren, Transportleistungen einzukaufen oder zu verkaufen. Gekennzeichnet durch eine stetig wachsende Geschäftsentwicklung bietet FruitLine heute einen Fullservice 24/7.

Die Atlanta AG beschafft über ihre Tochter DFM (Direct Fruit Marketing) weltweit Obst und Gemüse und vertreibt die Ware europaweit unter Zuhilfenahme von 19 Distributionscentern oder direkt an Kunden in Deutschland und Europa. Für die logistische Kette ist unter anderem FruitLine als Logistikpartner eingebunden. Die IT-Leistungen werden von der Atlanta Informationssysteme GmbH erbracht.

Die Ziele

Mit Hilfe des PROZEUS-Teilprojektes soll die auftragsbezogene Kommunikation zwischen Atlanta (Fruchtgroßhandel), FruitLine (Logistikdienstleister) und von FruitLine beauftragten Transportdienstleistern (z. B. RTS Roadrunner) optimiert werden. Hierzu werden u. a. standardisierte EANCOM-Nachrichtentypen eingesetzt, um die Geschäftsprozesse zwischen den beteiligten Partnern so weit wie möglich zu automatisieren und Rationalisierungspotenziale auszuschöpfen.

Das Projekt

In einem dreistufigen Prozess soll die derzeit oftmals praktizierte papiergestützte Kommunikation per Fax durch einen elektronisch basierten Nachrichtenaustausch abgelöst werden. Zukünftig sollen mit Atlanta die Transportnachrichtentypen „Auftragseingang“ (INSDES) und „Transportstatus“ (IFCSUM) ausgetauscht werden. Darüber hinaus wird auch die Rechnungsabwicklung per EDI erfolgen.

Dabei steht in einem ersten Schritt die Verbesserung der Prozesse zwischen FruitLine und Atlanta im Mittelpunkt. Im weiteren Projektverlauf soll die Integration von Transportdienstleistern in den Gesamtablauf vorangetrieben werden. In einem dritten und letzten Schritt ist eine Verbesserung der elektronischen Anbindung von Atlanta an die Hafenbetriebe vorgesehen. Dieser Abschnitt ist nicht Bestandteil des PROZEUS-Projekts, sondern dient der Optimierung der Geschäftsprozesse zwischen Atlanta und den Hafenbetrieben.

Der Nutzen

Die manuelle Eingabe von Aufträgen in das ERP-System ist für den Logistikdienstleister FruitLine sehr aufwändig. Wenn zukünftig die Auftragseingänge elektronisch von Atlanta an FruitLine per INSDES (Instruction for Despatch) übertragen werden, entfällt die manuelle Eingabe auf Seiten von FruitLine. Der damit erhöhte Automatisierungsgrad führt zu einer Fehlerreduzierung und verbessert die Datenqualität. Auf Grund des Wegfalls von manuelle Eingaben in das IT-System, wird eine signifikante Zeitersparnis bei den Auftragseingängen auf Seiten von FruitLine erzielt. Dieses führt zwangsläufig zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Auf Grund des angestrebten Automatisierungsgrades im Bereich der logistischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse, können erhebliche Einsparungen im Unternehmen erzielt werden.

Des Weiteren verschafft sich FruitLine durch das PROZEUS-Projekt eine strategisch günstige Position, da derzeit Unternehmen aus der Obst und Gemüsebranche häufig noch nicht in der Lage sind per EDI zu kommunizieren. Mit dieser neuen Ausrichtung wird das Unternehmen den intensiven Verdrängungswettbewerb in der Logistikbranche besser bestehen können. Der Servicegrad gegenüber den Geschäftspartnern wird stark verbessert und damit die Kundenzufriedenheit deutlich erhöht.

Erwarteter Nutzen im Ãœberblick:

• Beziehungen zu den Geschäftspartnern werden gestärkt und verbessert
• Abläufe werden beschleunigt
• Fehlerfreie Übermittlung ermöglicht die unmittelbare Weiterverarbeitung der Daten
• Prozesssicherheit wird durch vermiedene Medienbrüche gesteigert
• Relative Personalkosten werden reduziert, indem bei gleicher Mitarbeiterzahl der Umsatz gesteigert wird.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juli 2006 und wurde im November 2007 abgeschlossen.

Broschüre Schnell und flexibel: EANCOM® bringt die Logistik auf Trab – FruitLine Bremen GmbH (pdf)

Die Ausgangslage

FruitLine und Atlanta tauschen die relevanten Informationen manuell (per Fax, E-Mail) oder nicht standardisiert, elektronisch als Excel-Datei aus. Sowohl die Lieferanweisung als auch die nach gelagerten Prozesse werden von den beteiligten Unternehmen weitestgehend manuell abgewickelt. Durch den Einsatz von standardisierten EANCOM-Nachrichten sollen künftig über zu programmierende Schnittstellen diese Vorgänge nicht mehr manuell, sondern technisch bedient und gesteuert werden.

Fruitline Ausgangslage

Die Zielsetzung

FruitLine erhält von Atlanta per EDI im EANCOM-Format D.01B einen Auftragseingang (INSDES), um die logistische Abwicklung für Atlanta durchzuführen. FruitLine bestätigt den Auftragseingang über den Transportstatus und fasst dabei mehrere Lieferanweisungen (INSDES) zu einer Sammelankunftsmeldung (IFCSUM) zusammen. In einem weiteren Schritt beauftragt FruitLine den Spediteur (ebenfalls über die IFCSUM) die Ware abzuholen und zu den vorgesehenen Abladestellen zu transportieren. Die von den Transportdienstleistern erbrachte Dienstleistung wird an FruitLine über eine elektronische Rechnung (INVOIC) übermittelt. FruitLine wiederum fakturiert seinerseits die erbrachten Leistungen an Atlanta über die INVOIC.

Durch die Übermittlung der Sammelladungsdaten, in der auch monetäre Angaben übermittelt werden, beschränkt sich die abschließende Rechnung lediglich auf Gesamtbeträge, die auf den jeweiligen Sammeltransport referenzieren und den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügen. Da zunächst auf die digitale Signatur verzichtet werden soll, müssen parallel gedruckte Sammelrechnungen oder pdf-Dateien ausgetauscht werden. Diese werden bei Atlanta archiviert und reguliert. Der elektronische Datenaustausch wird dabei vollautomatisiert zwischen Atlanta und FruitLine mit Hilfe einer geeigneten EDI-Software und über E-Mail bzw. FTP (File Transfer Protocol) abgewickelt. FruitLine und Atlanta setzten hierfür den Nachrichtenstandard EANCOM® (Version D.01B) ein.

Zunächst soll die auftragsbezogene Kommunikation zwischen FruitLine und seinem Kunden Atlanta optimiert werden. Auf Basis der im Rahmen dieses Projekts erzielten Ergebnisse, soll dann der Informationsaustausch mit weiteren Geschäftspartnern automatisiert werden. Nachrichten über Stammdaten sind nicht Bestandteil dieses Projekts.

Fruitline Zielsetzung

Broschüre Schnell und flexibel: EANCOM® bringt die Logistik auf Trab – FruitLine Bremen GmbH (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1: Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Relevante Prozesse analysiert
Neben organisatorischen Maßnahmen wurden auch interne und externe Prozessabläufe betrachtet. mehr Info
17.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.08.2006
Start: 06.07.2006
Ende: 22.08.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2: Soll-Prozess:
Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte
Definition der EDI-Nachrichten und ERP-Erweiterungen
Anstelle der ursprünglich geplanten Transportnachrichten IFTMIN und IFTSTA werden INSDES und IFCSUM eingesetzt. mehr Info
17.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.09.2006
Start: 01.09.2006
Ende: 30.09.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3: Projekt- und Arbeitsplan:
Realisierung
Festlegung der Nachrichteninhalte
Die Definition der Nachrichteninhalte ist aufwändiger als gedacht. mehr Info
17.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.11.2006
Start: 01.11.2006
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 4: Dienstleisterauswahl:
Auswahl von IT-Dienstleistern, Soft- und Hardware
Anschaffung neuer Software
Auf Basis der gewonnen Ergebnisse der IST-Analyse beauftrag FruitLine einen weiteren IT-Dienstleister (IBS) mit der Integration eines Konverters in das WINSPED-System. mehr Info
17.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2006
Start: 31.12.2006
Ende: 31.05.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter:
Qualifikation aller beteiligten Mitarbeiter
Fortlaufende Qualifikation
Da Fruitline wenige Mitarbeiter hat, sind alle Beteiligten fortlaufend in den Prozess einbezogen. Es sind keine zusätzlichen Schulungen notwendig. mehr Info
15.01.2008
Status: gestrichen
geplant für: 2006
Ende: 30.10.2007
Arbeitspaket 6: Umsetzung:
Tests und Inbetriebnahme
Das Projekt geht in die Testphase und den Echtbetrieb über
Erfolgreiche Testphase für die Nachrichtenart INSDES und Übernahme in den Echtbetrieb. mehr Info
17.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.12.2007
Start: 01.11.2007
Ende: 31.12.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Ab Oktober 2007 wurde die erste Nachricht INSDES in die Testphase überführt und erfolgreich an die Systeme von FruitLine übermittelt. Seit November 2007 ist die INSDES im Echtbetrieb. Die Sammelankunftsmeldung (IFCSUM) ist seit November im Testbetrieb.

Die Erfahrungen

FruitLine setzt mit diesem Projekt ein Signal, dass auch kleine Unternehmen (hier: fünf Mitarbeiter) in der Lage sind komplexe logistische Prozesse umzusetzen. Es zeigt außerdem wie Fruchtgroßhandel, Logistikunternehmen und Speditionen ihre auftragsbezogene Kommunikation ohne – im Verhältnis zum Nutzen – besonders großen Aufwand optimieren können.

Die Zukunft

FruitLine fungiert als Logistikdienstleister in der Obst-Gemüsebranche. In diesem Bereich haben sich die GS1-Standards bisher noch nicht so etabliert, wie in anderen Sektoren der deutschen Wirtschaft. Daher wird FruitLine mit der Einführung des elektronischen Datenaustausches einen Wettbewerbsvorteil, auch gegenüber umsatzstärkeren Unternehmen, erzielen können. Insbesondere für die Obst und Gemüsebranche, wo internationale Standards bisher selten eingesetzt werden, wird FruitLine mit diesem Projekt neue Maßstäbe setzen.

Broschüre Schnell und flexibel: EANCOM® bringt die Logistik auf Trab – FruitLine Bremen GmbH (pdf)