Arbeitspaket 11 Handbücher und Schulung
Durchführung geplant für Dezember 2003
Start 01.10.2003
Ende 31.12.2004
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Zeitverzögerung |
Benutzerhandbücher erstellt, Schulungen durchgeführt
Verschiedene Handbücher für Benutzer und Adminstratoren wurden erstellt. Die Systeme wurden in der Praxis getestet und geschult.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Der Shop in seiner Basisversion verfügt bereits über eine umfassende Dokumentation. Diese wurde, da sie auch online jederzeit zur Verfügung steht, nicht nochmals zusammengefasst. Hier wurden lediglich die Anpassungen gegenüber dem Standardprodukt dokumentiert, so dass eine vollständige Dokumentation aus der Standarddokumentation und der Beschreibung der Anpassungen sowie deren Einfluss auf das Operating besteht.
Die Benutzerhandbücher für die entwickelten Softwarepakete wurden vom Dienstleister erstellt, qualitätsgesichert und an den Kunden übergeben. Erste Arbeiten begannen bereits im September 2003, die Fertigstellung der Handbücher erfolgte nach Abschluss der letzten Arbeiten zum Customzing des Webshops inkl. der erweiterten Implementation von eCl@ss im Händlerbereich und im Shop Ende Dezember 2004.
Das nach der Nutzerschulung aufgenommene Feedback hinsichtlich Ergonomie und Nutzbarkeit sowohl der Shoplösung als auch des CRM förderte eine Reihe von Anmerkungen und Änderungswünschen zutage. Diese wurden vom Projektmanagement gemeinsam mit den Dienstleistern evaluiert und entsprechend ihres Impacts priorisiert. Um die Projektarbeiten fristgerecht zum Ende des Jahres abschließen zu können, wurden zunächst nur die Arbeiten, die unmittelbar auf Fehlverhalten der Anwendungen deuten oder in Zusammenhang mit der Einführung von Standards stehen, implementiert.
Problem: Bisher hatte der Nutzer keine Möglichkeit, die Bestellung über seinen Händler abwickeln zu lassen.
Lösung: Es wurde eine Händlerauswahl eingeführt. Damit kann sich der Kunde entscheiden, ob er direkt bei Freund oder bei seinem Händler bestellen möchte.
Problem: Shop-Nutzer hatten bisher nur die Möglichkeit, die eCl@ss-Nummer eines Artikels zu sehen. Er konnte jedoch bisher nicht direkt nach dem Klassenidentifikator oder dem Klassennamen suchen. Außerdem war eine Darstellung der Merkmalswerte eines Artikels anhand der sich aus seiner Klassifizierung ergebenden eCl@ss-Klasse nicht möglich.
Lösung: Um die Shopanwendung nicht zu überfrachten, wurde eine Zweiteilung vorgenommen. Der Nutzer kann in einer speziellen eCl@ss-Suche nach der eCl@ss-Nummer, dem Klassenidentifikator sowie dem Klassennamen in den im Shop eingestellten Artikeln suchen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, im Händlerbereich die eCl@ss-Klassifizierung sowie die Merkmalsleiste eines gewünschten Artikels einzusehen.
Problem: Durch die weiteren Änderungen in der Shop-Gestaltung (grafische Oberfläche) mussten die Fremdsprachentexte (französisch und englisch) neu überarbeitet werden. Die redaktionelle Textfreigabe kann jedoch erst im Januar 2005 erfolgen. Dies betrifft nicht die Datenbank gepflegten Fremdsprachentexte aus der WW und Katalogservice, da diese bereits geprüft zur Verfügung stehen.
Lösung: Es wurde beschlossen, kurzfristig die beiden Fremdsprachen temporär zu deaktivieren und im Januar 05 nach erfolgter Textfreigabe wieder zu aktivieren. Die weitere Funktionalität des Shops und Projektes wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Nach Übergabe der finalen Shopversion erfolgte eine Überprüfung aller einzelnen Features von der Bestellung/Bestellerbestätigung bis hin zur automatischen Überleitung in das Inhouse Tobit-Mailsystem. Im Rahmen dieser Arbeiten erfolgte gleichzeitig eine interne Systemschulung der involvierten Mitarbeiter/innen als training by the job. Darin eingeschlossen waren auch die Handhabung des Linux-Servers und interne Anpassungsroutinen zur Eingabe und Überarbeitung von Shop-Texten (in html).
Ziel ist die weitestgehend selbständige Aktualisierung der Shopfeatures durch FREUND Mitarbeiter nach der Übergabe durch die Dienstleister. Hierzu wurde von den beteiligten Mitarbeitern/innen der Shopablauf in allen möglichen Facetten geprüft, bis hin zur Auswirkung in die neue Kundenauskunft/CRM und das ebenfalls im Rahmen des Projektes neu entwickelte Katalogdatenwesen. Festgestellte Ungereimtheiten wurden intern dokumentiert von den Dienstleistern unmittelbar bereinigt. Einige Probleme (richtige Darstellung und Ausrichtung von Feldern) entstanden bei einigen internen html-Anpassungen, die aber nun einwandfrei im Shop erscheinen. Es wurden circa 100 Testbestellungen im Echtzeitbetrieb getestet die alle erfolgreich verlaufen sind. Gleiches gilt auch für die getestete CRM/Kundenauskunft und die Katalogdaten-erfassung und pflege, die ausreichend im Echtzeitbetrieb getestet wurden. Bei dieser Gelegenheit wurde besonderes Augenmerk auf eine umfassende Datenbank-Integration und Shop-Darstellung von eCl@ss gelegt, sofern bisher FREUND - Produkte klassifiziert wurden. Dazu mussten noch in den letzten beiden Testtagen weitere Implementierungen von eCl@ss programmiert werden, da die ursprünglich geplante alleinige eCl@ss-Nummerierung (ähnliche Zuordnung zu einem Artikel wie eine EAN-Nr. war geplant) nicht als aus-reichend angesehen wurde. Auch dieser Part wurde erfolgreich übernommen und getestet.
Das Handbuch zur Katalogpflegeanwendung wurde im August 2004 erstellt und finalisiert, da die nachträglich eingebrachten Änderungen keinen Einfluss auf die Arbeit mit oder die Administration der Applikation haben.
Weitere Handbücher wurden im Dezember 2004 erstellt, nachdem alle Applikationen und Datentransport-Skripte auf dem Inhouse-Shop-Server bei Freund installiert worden waren. Dazu zählen die Systemdokumentation, die alle Komponenten von der Hardware bis zu den einzelnen Applikationen (Star/Stop der Applikationen, Beschreibung der wichtigsten Konfigurationsdateien) enthält.
Das Benutzerhandbuch für AKS/CRM wurde erstellt. Es wurde auf Korrektheit hin überprüft und soweit notwendig angepasst.
Das CRM-System befindet sich derzeit in der Qualitätssicherungsstufe. Derzeit werden die bereits erstellten CRM-Funktionalitäten mit dem Anforderungskatalog verglichen. Daraus soll in den nächsten Tagen eine überarbeitete Fassung des Feinkonzepts für das CRM erstellt werden. Das Benutzerhandbuch befindet sich bereits in der Bearbeitung. Es wird jedoch erst fortgefahren, wenn das Feinkonzept und die Realisierung abgeschlossen sind, um Projektressourcen zu sparen.
Während der Fertigstellung der Kundenauskunft/CRM wurde ein Administrator Guide im September 2003 verfasst. Damit war bereits das erste Handbuch fertiggestellt. Auf Grund der späteren Anpassungen (Hinzunahme zusätzlicher Ansichten und Funktionalitäten) mussten einige Korrekturen am Handbuch vorgenommen werden.
