eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 2 Ersatz des Warenwirtschaftssystems gegen ein ERP-System

Durchführung geplant für Juni 2003
Start 01.06.2003
Ende 29.10.2004

Stand: 29.10.2004
abgeschlossen abgeschlossen
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

CRM-Cockpit implementiert

Dies erleichert die Vielzahl an Verkaufsaktionen bei Dr. Frenkel.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
29.10.2004: Zusammenfassung

Installation, Schulungen und Inbetriebnahme des CANIAS-ERP-Systems und damit Ablösung des bestehenden Systems.

Nach der Installation erfolgte die Schulung mit Dr. Frenkel-spezifischen Daten. Die Erstellung der Belege für Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. wurde in Eigenregie/Eigenleistung durch Mitarbeiter der Fa. Dr. Frenkel durchgeführt. Seit August läuft die Erfassung der Daten sowie der Belegfluss sukzessive immer stärker über das neue ERP-System.

Bedingt durch die bekannten personellen Engpässe im Unternehmen schreitet die Stammdatenerfassung (siehe auch Meilenstein 5!) nicht im ursprünglich geplanten Rhythmus voran. Es wird versucht, die Stammdaten sukzessive im Rahmen des Tagesgeschäftes einzugeben und eine zeitlang parallel mit dem alten und neuen System zu arbeiten. Von der Kostenplanung her liegt Dr. Frenkel im geschätzten Rahmen.

31.07.2004: CRM-Cockpit implementiert

Der Juli 2004 war der erste Monat, in dem zumindest teilweise Echtbetrieb eingeführt werden konnte, und zwar für den Teilbereich "Einkauf". Die Vorbereitungen für den Echtbetrieb im Teilbereich "Verkauf" sind nun ebenfalls abgeschlossen.
Nach Fertigstellung der Prüftabellen und Formulare musste noch die Installation des neuen CRM-Cockpits abgewartet werden, bevor mit der Erfassung von Kundenadressen begonnen werden konnte. Zeitraubend gestaltete sich die Anpassung des Canias-Systems an die Erfordernisse bzgl. Nummernkreis/FiBu bzw. Prüftabellen. Mehrere Male mussten interne wie externe Konsultationen angesetzt werden, um die Anfangsschwierigkeiten bei der Echterfassung von Kunden-/Lieferantenadressen, Kaufartikeln oder Verkaufssets zu beseitigen. Das CRM-Cockpit wurde am 12. des Berichtsmonats aufgespielt. Seine wesentlichen Elemente wurden bereits im Juni vorgestellt und teilweise geschult. In den Betriebsferien sollen am 09. August eine Verkaufssachbearbeiterin und die stellvertretende Key-Userin ins CRM-System systematisch eingewiesen werden. Außerdem ist alles dafür vorbereitet, dass die Sachbearbeiter, die den Notdienst über den Urlaub übernehmen, in dieser relativ ruhigen Zeit einen Großteil der Stammdaten ins Canias-System eingeben, so dass nach dem Urlaub eigentlich die Voraussetzungen für den operativen Echtbetrieb gegeben wären, insbesondere für die Durchführung eines Herbstmailings.

30.06.2004: CRM-Cockpit vorgestellt

Parallel zur Echterfassung stellte die Fa. IAS am 14. Juni ihr neues CRM-Cockpit vor, mit dem nun sämtliche im Pflichtenheft geforderte Funktionen – und noch einiges mehr – abgedeckt werden:

Z.B. ist es nun möglich,
- aus dem ERP-System heraus Serienbriefe in "Word"-Qualität zu erstellen
- Cross-Selling-Aktionen durchzuführen
- die Kundenklassifizierung mit beliebig vielen "Filtern" zu optimieren
- eMails direkt den Kunden zuzuordnen
- Angebotserstellung und -verfolgung mit dem CRM-System lückenlos durchzuziehen
- Kampagnen- und Aktivitätenplanung mittels CRM durchzuführen.
Dies bedeutet bei der Vielzahl an Verkaufsaktionen bei Dr. Frenkel ein unerlässliches (Kontroll-)Instrument!

Das neue CRM-Modul soll Anfang Juli aufgespielt werden und ist Voraussetzung für die Kunden-Stammdatenerfassung im Bereich Auftragsverarbeitung: CRM und Kundenverwaltung greifen selbstverständlich auf dasselbe Adressmaterial zu.

31.03.2004: Dienstleisterwechsel

Der Auftrag für die Realisierung des EDV-Projektes wurde im Laufe des Berichtsmonats an Firma SGP Softwareberatung in 73312 Geislingen erteilt, die Rechte und Pflichten der ASOPA, des ursprünglichen Dienstleisters, komplett übernommen hat.

31.01.2004: Neuer ERP-Anbieter

Nachdem kurz vor Jahresende die Entscheidung gefallen war, nicht mit dem Dienstleister "...-Informationssyteme", sondern mit ASOPA/IAS zusammen zu arbeiten, konnte im Januar sehr schnell mit der Sacharbeit begonnen werden. Zum Glück zeigte sich das ASOPA-Team sowohl kooperativer als auch motivierter, die Projekt-relevanten Vorgaben im Rahmen der Installation der neuen Software umzusetzen. ASOPA scheint sich einiges von eCl@ss, openTRANS und BMEcat zu versprechen, da dieses Projekt als Referenz für ASOPA auf- und ausgebaut werden soll. Davon profitieren beide Seiten - Dienstleister und Unternehmen. Mitte des Monats wurde das Projekt auch offiziell gestartet und eine Feinterminierung erstellt. In einem Termin von ASOPA mit unserem Beratungsdienstleister Fraunhofer IAO wurden die Erfordernisse der Schnittstellen bzw. der Klassifizierung mit im Projekt vorliegenden spezifischen Forderungen in Einklang gebracht und der Handlungsbedarf für ASOPA bzgl. Kenntniserwerb definiert. Auf diesen Informationen aufbauend konnte eine neue, auf die Möglichkeiten des IAS/Canias-Systems abgestimmte Architektur der zukünftigen EDV-Landschaft erstellt werden. Die Funktionen eines Business-Konnektors und eines Katalogdatenbank-Management-Systems à la Store Server können offensichtlich innerhalb der Canias-Software von IAS/ASOPA abgedeckt werden. Noch unklar ist allerdings, ob noch einen ERP-Konnektor benötigt wird oder nicht. Dies wird derzeit vom Geschäftsführer von ASOPA, geklärt.

Die inhaltlichen Anforderungen aus dem Pflichtenheft an CRM und eShop wurden im Hinblick auf die IAS-Canias-Gegebenheiten noch einmal überprüft. Hier besteht noch ein gewisser Abstimmungsbedarf, der in den nächsten 4-6 Wochen zu leisten ist.


30.11.2003: Möglichkeiten für eProcurement

Parallel zur ERP-Auswahl wurden die Vorüberlegungen zum eProcurement weitergeführt und die einschlägigen Veröffentlichungen studiert. Die Kontaktaufnahme mit den maßgeblichen Lieferanten ergab jedoch nach wie vor, dass von deren Seite kaum Interesse an einer integrierten Lösung ohne Medienbrüche besteht. Wie früher festgestellt, ist hier die "kritische Masse" noch nicht erreicht. Geplant ist zum jetzigen Zeitpunkt jedoch, nach Installation der neuen EDV, wo dies möglich ist, elektronisch einzukaufen, entweder im Shop des Lieferanten oder über einen Marktplatz (bei C-Produkten), wobei die Vorbereitung bzw. Nachbearbeitung des jeweiligen Bestellauftrages, soweit es sinnvoll erscheint, in der neuen Software verbleiben sollte. Was diesbezüglich möglich ist, soll ebenfalls beim Workshop mit dem ERP-Anbieter am 01./02. Dezember ausgelotet werden.


31.10.2003: ERP-Entscheidung gefallen

Am Ende des Berichtszeitraumes wurde die Entscheidung für den ERP-Anbieter gefällt: Die Firma "...- Informationssysteme" wird von Dr. Frenkel mit der Installation und flankierender Dienstleistung betraut, die auch die Implementierung des CRM-Systems und des neuen, direkt eingebundenen Shops beinhaltet. Dieser Anbieter erfüllte zusammen mit einem weiteren Anbieter am ehesten die Anforderungen in Bezug auf eCl@ss, BMEcat, openTRANS und e-shop. Ganz im Gegenteil zu anderen Anbietern, für die diese "tools" zum Teil Neuland waren und die für diese Schnittstellen-Einrichtungen alleine bis zu € 35.000,- (!) verlangten.
Die Installation soll nach einem ein- bis zweitägigen Workshop, der der Findung eines Festpreises dient, sofort beginnen.


31.08.2003: Vergleichbarkeit der Angebote schwierig

Bedingt durch den Betriebsurlaub vom 28. Juli bis 15. August 2003 geriet das Arbeitspaket weiter ins Hintertreffen (geplant war Anfang Juli 2003 bereits eine Entscheidung zu treffen). Der Berater vom IAO hat jedoch in Zusammenarbeit mit der Firma Trovarit/Aachen aus den 200 in die Ausschreibung mit aufgenommenen Anbietern 5 herausgefiltert und bewertet. Die ersten Softwarehäuser werden sich am 12. September vorstellen.

Die von den Firmen gelieferten Zahlen bedürfen dringend eines Abgleichs, da die Kosten für Consulting, Programmierung, Wartung und Schulung zum Teil erheblich voneinander abweichen und in ein für Dr. Frenkel nachvollziehbares Raster gebracht werden müssen. Vor allem der Kostenblock "Schulung/Consulting" muss geklärt werden. Klare Standards / zu erreichende Ziele müssen definiert werden, so dass im Nachhinein keine zusätzlichen Aufwendungen abrechenbar sind. Von der Firma Store Server liegt ein Angebot über das Katalogmanagement-Tool und die "Datendrehscheibe" (Business Connector)vor. Notwendige und sehr intensive Vorarbeiten dazu sind:
- Bereitstellung der Materialstammdaten als Basisdaten für die Katalogerstellung
- Zusammenführung aller Datenquellen, die momentan dezentral verteilt sind
- Definition des Materialnummernsystems (es wird eine nicht-sprechende, laufende Nummer, ergänzt um einen an eCl@ss orientierten Klassifikationsschlüssel erstellt).

31.07.2003: Berater erkrankt

Durch die längerfristige Erkrankung eines Beraters geriet das Arbeitspaket "Einführung eines neuen EDV-Systems" etwas ins Stocken. Angestanden hätte die Auswertung der Ausschreibung der in die engere Wahl gezogenen Anbieter, was aber immerhin noch vor den Betriebsferien vom 25. Juli bis zum 18. August in die Wege geleitet werden konnte. Die Auswahl der geeigneten Software findet voraussichtlich im September statt.

30.06.2003: Auswahl des ERP-Anbieters

Nach Fertigstellung der Pflichtenhefte wurde die Ausschreibung automatisiert über eine spezielle Auswahl-Software der Fa. Trovarit, Aachen, in Angriff genommen. Am Ende des Berichtszeitraums liegen die Angebote teilweise vor. Es ist geplant, den geschätzten Rücklauf von ca. 30 Angeboten durch automatisierte Auswahl auf ca. 3-4 für Dr. Frenkel passende Anbieter zu verdichten.

Fraunhofer IAO hat in Zusammenarbeit mit Trovarit von der RWTH Aachen bei ca. 200 Anbietern Angebote angefordert, von denen mittlerweile weit über 50% eingetroffen sind. IAO wird eine Vorauswahl treffen. Mit den dann herausdestillierten maximal vier Anbietern, von denen vermutet wird, dass ihr Angebot besonders gut zu den Anforderungen passt, werden Termine zur Vorstellung ihrer Software-Lösungen vereinbart.

Die Ausschreibung und die Rückläufe sind nicht ganz so pünktlich verlaufen wie geplant. Hier ist man naturgemäß von der Reaktionsgeschwindigkeit der angeschriebenen Software-Anbieter abhängig. Es wird geschätzt, dass mit einer weiteren Verzögerung von ca. zwei Wochen zu rechnen ist.