Praxisberichte Optimierung der Transaktionsmeldungen in Fairtrade-Versorgungsketten durch den Einsatz von Auto-ID und elektronischem Geschäftsverkehr gemäß GS1-Standards

Das Unternehmen

FLO-CERT GmbH ist ein unabhängiges Zertifizierungsunternehmen mit Sitz in Bonn. Hauptgeschäftsfeld ist die Zertifizierung von Produzenten und Händlern für die sozial-ökonomischen Standards der Fairtrade Labelling Organizations e.V (FLO e.V.) und damit verbunden die Vergabe des Fair Trade Labels. Das Fair Trade Label können Unternehmen beantragen, die Primärerzeugern einen Preis über dem Marktpreis zahlen. Bei der Produktion sollen internationale Umwelt- und Sozialstandards eingehalten werden.

FLO-CERT ist 100%tige Tochter von FLO e.V, beschäftigt 95 Mitarbeiter und hat Kunden in über 70 Ländern. Die Geschäftsbeziehung zu Omniflora Blumen Center bezieht sich auf die Zertifizierung fair gehandelter Blumen.

Die Projektpartner

Omniflora Blumen Center GmbH handelt hauptsächlich mit frischen Schnittblumen aus Ostafrika und hat sich dem Handel mit ethischen Produkten von sozial und ökologisch verantwortungsvollen Pflanzenzüchtern verschrieben. Der Blumenimporteur ist FLO Fairtrade-zertifizierter Händler und hat den Fokus auf mehrere Schlüsselfelder gelegt, die die proaktive Unterstützung für Fairtrade und das Flower-Label-Programm (FLP) beinhalten. Omniflora ist ein Tochterunternehmen von James Finlay Ltd., einem Tochterunternehmen von John Swire & Sons Ltd. UK.

Das Projekt

Omniflora ist als FLO Fairtrade-zertifizierter Importeur verpflichtet, quartalsweise Daten von Fairtrade-Einkaufs-Transaktionen an FLO-CERT zu melden. Als Mindestinformation nennt Omniflora Produkt, Menge, Preis und Produzent. Auf Basis dieser Daten kann FLO-CERT überprüfen, ob die an die Primärerzeuger gezahlten Preise für die Schnittblumen die Mindesthöhe für fair gehandelte Produkte dem Fair Trade-Standard entsprechen und die Menge der fair gehandelten Produkte einsehen. Im Moment werden diese Daten von Omniflora ausschließlich für den Zweck der Meldung an FLO-Cert händisch von Lieferscheinen und Rechnungen in Excel-Formulare übertragen und per eMail an FLO-CERT versandt.

Der Nutzen

Ziel des PROZEUS-Projektes ist die weitgehende Automatisierung der oben genannten Schritte. Dazu gehört die strukturierte Übertragung der Transaktionsdaten an FLO-CERT.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im November 2010 und soll Mitte Juni 2011 abgeschlossen werden.

Broschüre FLO-CERT GmbH: "Der faire Handel blüht: Lieferketten-Kontrolle mit GTIN und EANCOM®" (pdf)

Ausgangslage

Warenstrom:
Der Produzent in Kenia erhält Bestellungen vom Importeur, liefert und berechnet konventionell. Der Importeur leitet die Ware an einen Verpacker weiter und wird von diesem vergütet. Der Verpacker erzeugt Verbrauchereinheiten und labelt diese nach Vorgabe seiner Abnehmer im Einzelhandel.

Informationsfluss:
FLO-CERT erhält aktuell von den Importeuren quartalsweise eine Transaktionsmeldung als manuell erfasste Excel-Datei mit Angaben über Importe. Die Excel-Dateien werden bei FLO-CERT gesammelt. Etwa einmal pro Jahr fährt ein Mitarbeiter von FLO-CERT mit diesen Informationen zum Produzenten und prüft die Angaben in der Excel-Datei gegen dessen Buchhaltung.

Zielsetzung

Warenstrom:
Der Warenstrom bleibt unverändert, die Prozesse sollen jedoch elektronisch abgewickelt werden. Für die Erstellung von EDI-Dateien ist eine Konvertersoftware notwendig. Dazu sucht FLO-CERT nach Open-Source-Software, um die Produzenten, die (noch) nicht entsprechend ausgestattet sind, zu unterstützen. Geplant ist, dass zwischen Produzent und Importeur die Nachrichten ORDERS, DESADV und INVOIC ausgetauscht werden. Eine Kopie des DESADV soll dann an FLO-CERT gesendet werden und ermöglicht eine Mengenkontrolle. ORDERS und DESADV können unproblematisch als eMail-Anhänge versendet werden, die steuerrechtliche Situation für elektronische Importrechnungen aus Drittländern muss noch geklärt werden.
Zur Umsetzung ist notwendig, dass die Produzenten GLN erhalten. Diese wird benötigt, um sich innerhalb der EDI-Nachrichten zu identifizieren und um entsprechend der GS1-Regeln GTIN für die Produkte zu vergeben.

Informationsfluss:
Der Importeur soll je Warenlieferung aus dem Datenmaterial (im Pilot-Teil Papierbelege, später DESADV und INVOIC) eine Transaktionsmeldung erzeugen, die im Standard als EANCOM-Proforma-Rechnung abgebildet ist. Die Inhalte entsprechen im Wesentlichen der heutigen Excel-Datei, allerdings werden die Texte für Namen, Anschriften und Artikelbezeichnungen durch GLN und GTIN ersetzt, um eine automatische Auswertung zu ermöglichen. Solange die Produzenten noch nicht in der Lage sind, GTIN zu generieren und auszutauschen, wird dies entsprechend der GS1-Regeln vom Importeur (Inverkehrbringer) übernommen.

Broschüre FLO-CERT GmbH: "Der faire Handel blüht: Lieferketten-Kontrolle mit GTIN und EANCOM®" (pdf)

Durch die Einführung von elektronischem Datenaustausch im EANCOM®-Format zwischen FLO-CERT und weltweit ansässigen FAIRTRADE-zertifizierten Organisationen versetzen wir uns zum ersten Mal in die Lage, nahezu kostenfrei einen wesentlichen Teil der für die Zertifizierung unerlässlichen Informationen in Echtzeit und in großer Vollständigkeit und Korrektheit zu erfassen. Aufgrund der Leistungsfähigkeit der Lösung rechnen wir mit der kompletten Amortisation der Gesamt-Investition innerhalb von 2 Jahren.

Des Weiteren sehen wir in der kostenfreien Bereitstellung der im Rahmen des Projektes erstellten EANCOM Software eine Möglichkeit für alle FAIRTRADE Organisationen ohne bestehende digitalisierte Kommunikation, mit Handelspartnern weltweit gleichberechtigtere Geschäftsbeziehungen eingehen zu können. Die auf dem Weg dorthin zu erwartenden Implementierungs-Hürden wie internationales Projekt-Management oder Fern-Analyse von Geschäftsprozessen wurden in diesem Praxisprojekt mit vereinten Kräften überwunden und werden auch in Folgeprojekten eine interessante Herausforderung darstellen.

Broschüre FLO-CERT GmbH: "Der faire Handel blüht: Lieferketten-Kontrolle mit GTIN und EANCOM®" (pdf)