Praxisberichte Stammdatenmangement mit eCl@ss und Kataloge mit BMEcat im produktionsnahen Werkzeughandel

Das Unternehmen

1937 wurde die Firma Werkzeug-Eylert von Max Eylert, dem Großvater der heutigen Firmeninhaber, gegründet. In der Nachkriegszeit gelang es ihm, die Firma durch ein besonderes Beschaffungstalent weiterzuführen. 1957 übernahm Johannes Eylert die Geschäfte. Die stets gepflegte Nähe zum Kunden verschaffte Johannes Eylert ein hohes Ansehen bei Handwerk und Industrie. Für die allgemeine Verstaatlichung in den 70er Jahren war die Firma Werkzeug-Eylert zu klein und unbedeutend. Somit konnte sie immer in privater Hand bleiben.

Seit 1993 befindet sich der Sitz des Unternehmens im Gewerbegebiet am Stadion Chemnitz. Ab 1997 entsteht der erste eigene Katalog. Eigene Entscheidungen bei der Lieferantenwahl mit einer kompletten Lagerbevorratung waren nun möglich. Seitdem können Eylert-Kunden rund um die Uhr auch im Internet einkaufen. Das Netz der Kundenbetreuer wurde erweitert.

Ende 2007 beschäftigt Werkzeug-Eylert 52 Mitarbeiter, davon ca. 20 ehemalige Lehrlinge. In jedem Jahr beginnen 2 bis 4 Lehrlinge ihre Ausbildung. Die Lagerkapazität beträgt über 3000 Regalbodenmeter. Für den 1400-seitigen Katalog besteht nahezu 100%-ige Lieferfähigkeit. Das Unternehmen ist nach wie vor familiengeführt.

Zum Sortiment gehören Werkzeuge aller Art, Messtechnik, Maschinen, Chemieprodukte sowie Betriebs- und Fahrzeugeinrichtungen. Ein umfangreiches Dienstleistungsspektrum rundet das Sortiment ab.

Die Ziele

Trotz steigender Nutzung des Webshops finden gedruckte Kataloge immer noch die größte Akzeptanz bei Kunden. Dies steht im Widerspruch zur geforderten Preis- und Produktaktualität, welche dieses Medium nicht erfüllen kann. Eine kürzere Auflagenfolge konnte bisher durch den großen Aufwand der Datenerfassung, des manuellen Satzes, der notwendigen Korrekturläufe und den damit verbundenen hohen Kosten nicht realisiert werden.

Das Projekt

Es wurde daher eine Entscheidung für die teil- oder vollautomatische Erstellung des Kataloges mittels Database Publishing getroffen. Einmal erfasste und ständig gewartete Produktdaten sollen auch für die Ausgabe elektronischer Kataloge, bevorzugt im BMEcat-Format, genutzt werden. Grundlage dafür ist die konsequente Strukturierung aller Artikel und die Pflege von Produktmerkmalen. Alle von Werkzeug-Eylert im Standardprogramm gehandelten Artikel sollen daher nach dem eCl@ss-Standard klassifiziert und mit Produktmerkmalen versehen werden.

Der Nutzen

Als Handelsunternehmen befindet sich Werkzeug-Eylert an der Schnittstelle zwischen Herstellern und Kunden aus Industrie und Handwerk. Seitens der Hauptlieferanten gibt es kaum Möglichkeiten, Daten zur Verfügung zu stellen. Andererseits fordern Kunden die Bereitstellung solcher Daten. Daher besteht ein großes Interesse an der Bereitstellung solcher Daten durch Eylert. Das Unternehmen hat durch sein breites Spektrum an Artikeln eine sehr weite Sicht auf alle Arten von Gütern und sieht sich im Bereich des standardisierten eBusiness als Technologieführer. Diese Position soll mit dem Projekt weiter ausgebaut werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2008 und hat eine geplante Laufzeit von 12 Monaten.

Die Ausgangslage

Gegenwärtig existiert folgender Ablauf der Stammdatenerfassung:
1. Erfassung der Artikelstammdaten (Artikelnummer, Bezeichnungen, Lagerort, Bestellinformation etc.) in der Tabelle "Artikelstamm" durch die Abteilung "Artikel-Stammdaten".
2. Zuordnung eines Bildes und von Datenblättern in der Tabelle "Artikelstamm" durch die Abteilung "Artikel-Stammdaten".
3. Erfassung der Preise (Einkauf und Verkauf) in der Tabelle "Preise" durch die Abteilung "Artikel-Stammdaten".
4. Erfassung von Artikelbeschreibungen (Eigenschaften, Einsatz, Inhalt etc.) in der Tabelle "Artikelbeschreibungen" durch die Abteilung "Artikel-Stammdaten".
5. Erfassung der Zuordnung zu Kataloggruppen für den Webshop in der Tabelle "Katalogzuordnungen" durch die Abteilung "EDV/Organisation".

Artikelbeschreibungen werden als Langtexte erfasst und bestehen größtenteils aus einer Liste von technischen Daten und allgemeinen Texten. Eine Suche nach speziellen Merkmalen ist in diesen Texten nicht möglich. Die benötigten Informationen werden im Allgemeinen den Prospekten der jeweiligen Hersteller entnommen.

Die Zielsetzung

Folgende Ziele stellt sich Werkzeug-Eylert mit der Durchführung des Projekts:
1. Herstellung eines gedruckten Kataloges mittels Database Publishing.
Der Katalog soll zukünftig mit erheblich geringerem Kosten- und Arbeitsaufwand und in kürzerer Auflagenfolge hergestellt werden. Dabei sind hohe Anforderungen an das Layout zu berücksichtigen - der Katalog soll weiterhin wie "von Hand gemacht" aussehen.
2. Ausgabe elektronischer Kataloge im BMEcat-Format mit eCl@ss-Klassifikation und -Sachmerkmalen.
Damit erfüllt Werkzeug Eylert eine langjährige Kundenanforderung.

Daraus resultieren folgende Aufgabenstellungen:
1. Sachmerkmalsleiste im ERP-System Microsoft XAL
Es sollen Erweiterungen für das ERP-System Microsoft XAL programmiert werden, um eCl@ss Klassen, Produktmerkmale und Werte erfassen und verwalten zu können.
2. Schnittstellen für den Import von Klassen, Merkmalen und Wertelisten aus eCl@ss-Tabellen
3. Programmierung von Funktionen zur Konvertierung von Artikeln in Basisartikel und Varianten
4. Verbindung ERP-System - Satzprogramm
Schon im ERP-System sollen Festlegungen getroffen werden, in welcher Form ein Artikel im Katalog dargestellt werden soll.
5. Strukturierung der Artikel in Basis-Artikel und Varianten
6. Klassifizierung der Artikel
Alle Artikel werden von den jeweiligen Fachgebietsspezialisten klassifiziert und mit allen für den Satz notwendigen Sachmerkmalen versehen. Hierbei sind neben technischen Merkmalen auch Verweise auf Datenblätter, Piktogramme und Bilder zu berücksichtigen.
7. Programmierung aller Funktionen für den automatischen Satz im Satzprogramm

Das Ergebnis

Im Februar 2008 wurde im Rahmen von PROZEUS im Unternehmen Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG ein Projekt zur Nutzung der Standards BMEcat und eCl@ss gestartet. Mit Hilfe der Standards sollten die Grundlagen für eine schnelle, fehlerfreie und kostengünstige Herstellung des 1400 Papierseiten zählenden Kataloges geschaffen werden.

Das Unternehmen, ein Großhändler und Dienstleister für Werkzeuge und Maschinen aus Chemnitz in Sachsen hatte sich das Ziel gestellt, gedruckte Kataloge mittels einer Database-Publishing-Software direkt aus dem ERP-System bereitzustellen. Damit sollten die Voraussetzungen für eine kürzere Auflagenfolge geschaffen werden. Außerdem waren hohe Anforderungen an das Layout zu berücksichtigen, der Katalog sollte weiterhin „wie von Hand gemacht“ aussehen. Ein zweites Ziel war die Ausgabe elektronischer Kataloge im BMECat-Format mit eCl@ss-Klassifizierung und den entsprechenden Sachmerkmalen.

Alle Daten sollten künftig nur einmal erfasst und gut strukturiert im ERP-System abgebildet werden.
Im Dezember 2008 wurde das Projekt planmäßig erfolgreich abgeschlossen.

Inhalt des Projektes war die Klassifizierung einer ausgewählten Artikelgruppe. Mittlerweile wurden 29.000 Artikel mit erheblichem Zeitaufwand klassifiziert. Hier stellt sich die Frage, ob ein Händler, der ja zwischen Hersteller und Verbraucher steht, diese Aufgabe ausführen sollte.
Projektleiterin Gisela Eylert vertritt die Auffassung, dass es sinnvoller wäre, wenn die Klassifizierung bereits beim Hersteller erfolgen würde. Der Hersteller ist derjenige, der erstmals Informationen für seine Artikel aufbereiten muss. Wenn an dieser Stelle sofort alle Artikelmerkmale nach eCl@ss erfasst würden, könnten Händler und Endkunden diese Informationen gleichermaßen nutzen. Eine Bereitstellung im BMEcat-Standard wäre auch hier von Vorteil. Gisela Eylert empfiehlt, die Hersteller für diese Forderung zu sensibilisieren, wenn nicht gar eine gesetzliche Regelung zu schaffen. Eventuell könnten diese Informationen auch zur Artikelkennzeichnung mit RFID zur Verfügung gestellt werden.
Eine einheitliche, transparente Artikeldarstellung mit eCl@ss und BMEcat bereits beim Hersteller könnte zu einer schnellen und sicheren Artikelauswahl bei Händlern und Endkunden führen.
Trotz guter Planung kam es im beschriebenen Projekt zu Mehraufwendungen. Zusätzlicher Zeitaufwand entstand beispielsweise durch höheren Programmieraufwand und notwendige updates der verwendeten Layout- und Plugin-Software. Ebenso erfolgte ein Update von eCl@ss Version 5.1.3 auf 5.1.4. Auch die Erarbeitung der QM-Dokumente erforderte mehr Zeit als geplant.

Die Erfahrungen

Alle Projektteilnehmer waren hochmotiviert und das Arbeitsklima war gut. Die Arbeit erfolgte selbständig und zielstrebig und dringende Probleme wurden sofort einer Lösung zugeführt. Der Zeitplan wurde eingehalten.
Positiv hervorzuheben ist außerdem, dass ein Teil der Programmierarbeiten direkt im Hause Eylert durchgeführt wurde, so konnten kleinere Fehler oder Störungen sofort beseitigt werden.
Die eigentliche Klassifizierung wurde von 3 Mitarbeitern durchgeführt, die sich ausschließlich mit diesem Thema beschäftigten. Diese Mitarbeiter wurden qualifiziert auf den Gebieten Klassifizierung mit eCl@ss, Funktionen zur Darstellung der eCl@ss-Eigenschaften im ERP-System und Konfiguration des Layouts im ERP-System. Teilweise waren zusätzlich Konsultationen mit den Artikelspezialisten notwendig, um fachspezifische Fragen zu klären. Es wurden entsprechende Gesprächspartner festgelegt und informiert. Durch diese Arbeitsteilung wurde die zeitliche Belastung der Fachspezialisten gering gehalten. Trotzdem kam es mitunter zu Verzögerungen im Ablauf, weil die Fachspezialisten nicht immer zur Verfügung standen. Nachteilig war hier auch, dass diese keine Kenntnisse über den eCl@ss-Standard hatten und dadurch mitunter Verständigungsprobleme auftraten.

Die Zukunft

Durch die Anwendung von eCl@ss konnte die Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG die Grundlagen für weitere Entwicklungsmöglichkeiten schaffen, so zum Beispiel die dem Katalog entsprechende Darstellung der Artikel im Internetshop, an der bereits gearbeitet wird. Ein weiteres Thema für die Zukunft ist die gezielte Suche nach bestimmten Artikel-Merkmalen sowohl im Internetshop als auch im ERP-System. Außerdem könnten künftig Aktionsprospekte mit ausgewählten Artikeln in gleicher Weise hergestellt werden wie der Gesamtkatalog. Ein wichtiges Thema für die Zukunft wird es für die Firma Eylert außerdem sein, ihre Hauptlieferanten für den BMEcat-Standard zu sensibilisieren.
Werkzeug-Eylert hat mit dem Projekt PROZEUS die Grundlage für ein effektives Datenmanagement geschaffen. Papierkataloge, elektronische Kataloge und Internetshop haben künftig eine gemeinsame Basis. Durch die Nutzung der Standards BMEcat und eCl@ss können diese Daten auch extern weiterverarbeitet werden. Ebenso wäre es möglich, klassifizierte Artikeldaten der Hersteller in das ERP-System zu importieren.
Alles in allem bieten Standards den hervorragenden Vorteil, dass einmal erarbeitete Lösungen wiederholt mit nur geringem Aufwand verwendet werden können.