Praxisberichte

Stammdatenmangement mit eCl@ss und Kataloge mit BMEcat im produktionsnahen Werkzeughandel

	Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Chemnitz, Sachsen Produktionsverbindungshandel 52 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 12,4 Mio. www.werkzeug-eylert.de		Gisela Eylert, QM/Verwaltung: "Bei mehr als 50.000 Artikeln sind gerade für die Katalogerstellung im Werkzeughandel aktuelle und gepflegte Stammdaten von höchster Bedeutung."

Im Februar 2008 wurde im Rahmen von PROZEUS im Unternehmen Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG ein Projekt zur Nutzung der Standards BMEcat und eCl@ss gestartet. Mit Hilfe der Standards sollten die Grundlagen für eine schnelle, fehlerfreie und kostengünstige Herstellung des 1400 Papierseiten zählenden Kataloges geschaffen werden.

Das Unternehmen, ein Großhändler und Dienstleister für Werkzeuge und Maschinen aus Chemnitz in Sachsen hatte sich das Ziel gestellt, gedruckte Kataloge mittels einer Database-Publishing-Software direkt aus dem ERP-System bereitzustellen. Damit sollten die Voraussetzungen für eine kürzere Auflagenfolge geschaffen werden. Außerdem waren hohe Anforderungen an das Layout zu berücksichtigen, der Katalog sollte weiterhin „wie von Hand gemacht“ aussehen. Ein zweites Ziel war die Ausgabe elektronischer Kataloge im BMECat-Format mit eCl@ss-Klassifizierung und den entsprechenden Sachmerkmalen.

Alle Daten sollten künftig nur einmal erfasst und gut strukturiert im ERP-System abgebildet werden.
Im Dezember 2008 wurde das Projekt planmäßig erfolgreich abgeschlossen.

Inhalt des Projektes war die Klassifizierung einer ausgewählten Artikelgruppe. Mittlerweile wurden 29.000 Artikel mit erheblichem Zeitaufwand klassifiziert. Hier stellt sich die Frage, ob ein Händler, der ja zwischen Hersteller und Verbraucher steht, diese Aufgabe ausführen sollte.
Projektleiterin Gisela Eylert vertritt die Auffassung, dass es sinnvoller wäre, wenn die Klassifizierung bereits beim Hersteller erfolgen würde. Der Hersteller ist derjenige, der erstmals Informationen für seine Artikel aufbereiten muss. Wenn an dieser Stelle sofort alle Artikelmerkmale nach eCl@ss erfasst würden, könnten Händler und Endkunden diese Informationen gleichermaßen nutzen. Eine Bereitstellung im BMEcat-Standard wäre auch hier von Vorteil. Gisela Eylert empfiehlt, die Hersteller für diese Forderung zu sensibilisieren, wenn nicht gar eine gesetzliche Regelung zu schaffen. Eventuell könnten diese Informationen auch zur Artikelkennzeichnung mit RFID zur Verfügung gestellt werden.
Eine einheitliche, transparente Artikeldarstellung mit eCl@ss und BMEcat bereits beim Hersteller könnte zu einer schnellen und sicheren Artikelauswahl bei Händlern und Endkunden führen.
Trotz guter Planung kam es im beschriebenen Projekt zu Mehraufwendungen. Zusätzlicher Zeitaufwand entstand beispielsweise durch höheren Programmieraufwand und notwendige updates der verwendeten Layout- und Plugin-Software. Ebenso erfolgte ein Update von eCl@ss Version 5.1.3 auf 5.1.4. Auch die Erarbeitung der QM-Dokumente erforderte mehr Zeit als geplant.

Alle Projektteilnehmer waren hochmotiviert und das Arbeitsklima war gut. Die Arbeit erfolgte selbständig und zielstrebig und dringende Probleme wurden sofort einer Lösung zugeführt. Der Zeitplan wurde eingehalten.
Positiv hervorzuheben ist außerdem, dass ein Teil der Programmierarbeiten direkt im Hause Eylert durchgeführt wurde, so konnten kleinere Fehler oder Störungen sofort beseitigt werden.
Die eigentliche Klassifizierung wurde von 3 Mitarbeitern durchgeführt, die sich ausschließlich mit diesem Thema beschäftigten. Diese Mitarbeiter wurden qualifiziert auf den Gebieten Klassifizierung mit eCl@ss, Funktionen zur Darstellung der eCl@ss-Eigenschaften im ERP-System und Konfiguration des Layouts im ERP-System. Teilweise waren zusätzlich Konsultationen mit den Artikelspezialisten notwendig, um fachspezifische Fragen zu klären. Es wurden entsprechende Gesprächspartner festgelegt und informiert. Durch diese Arbeitsteilung wurde die zeitliche Belastung der Fachspezialisten gering gehalten. Trotzdem kam es mitunter zu Verzögerungen im Ablauf, weil die Fachspezialisten nicht immer zur Verfügung standen. Nachteilig war hier auch, dass diese keine Kenntnisse über den eCl@ss-Standard hatten und dadurch mitunter Verständigungsprobleme auftraten.

Durch die Anwendung von eCl@ss konnte die Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG die Grundlagen für weitere Entwicklungsmöglichkeiten schaffen, so zum Beispiel die dem Katalog entsprechende Darstellung der Artikel im Internetshop, an der bereits gearbeitet wird. Ein weiteres Thema für die Zukunft ist die gezielte Suche nach bestimmten Artikel-Merkmalen sowohl im Internetshop als auch im ERP-System. Außerdem könnten künftig Aktionsprospekte mit ausgewählten Artikeln in gleicher Weise hergestellt werden wie der Gesamtkatalog. Ein wichtiges Thema für die Zukunft wird es für die Firma Eylert außerdem sein, ihre Hauptlieferanten für den BMEcat-Standard zu sensibilisieren.
Werkzeug-Eylert hat mit dem Projekt PROZEUS die Grundlage für ein effektives Datenmanagement geschaffen. Papierkataloge, elektronische Kataloge und Internetshop haben künftig eine gemeinsame Basis. Durch die Nutzung der Standards BMEcat und eCl@ss können diese Daten auch extern weiterverarbeitet werden. Ebenso wäre es möglich, klassifizierte Artikeldaten der Hersteller in das ERP-System zu importieren.
Alles in allem bieten Standards den hervorragenden Vorteil, dass einmal erarbeitete Lösungen wiederholt mit nur geringem Aufwand verwendet werden können.