Praxisberichte Elektronische Auftragsabwicklung im Maschinen- und Anlagenbau – Beschaffung von Elektronikbauteilen einfach und effizient durchführen mittels EANCOM® Nachrichten

Das Unternehmen

Die ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH ist mit über 200 Mitarbeitern einer der größten industriellen Arbeitgeber auf dem Gebiet des ehemaligen Muldentalkreises in Sachsen. Als inhabergeführtes mittelständiges Unternehmen der Elektroindustrie konzentriert sich ESA besonders auf die sichere und effiziente elektrische Energieverteilung und -steuerung, vorrangig im Niederspannungsbereich. Schwerpunkt ist die Entwicklung, Planung, Projektierung, Fertigung und Montage von

• Typgeprüften Niederspannungs-Schaltgerätekombinationen
• Automatisierungs- und Steuerungsanlagen
• Schaltanlagen und Baugruppen zur kompletten Stromversorgung in Krankenhäusern und medizinisch genutzten Einrichtungen
• Elektrischen Weichenheizungsanlagen für Bahnen

Die Projektpartner

ABB zählt zu den führenden Technologieunternehmen für Energie- und Automationstechnik der Welt. ABB entstand 1988 durch die Fusion der beiden etablierten Technologiekonzerne Asea und BBC und ist heute mit rund 120.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern rund um den Globus tätig. ABB in Deutschland erzielte im Jahr 2009 einen Umsatz von 3,18 Milliarden Euro und beschäftigte 10.600 Mitarbeiter.

Das Projekt

Die wesentlichen Geschäftsvorfälle mit ABB von der Auftragserstellung und Auftragsbestätigung über ggf. erforderliche Auftragsänderungen bis hin zur Lieferavisierung und Rechnung sollen zukünftig elektronisch mit den Nachrichtentypen ORDERS, ORDRSP, ORDCHG, DESADV und INVOIC abgewickelt werden. Da bei ESA nicht in Serienfertigung produziert wird, sondern - wie überall im Elektroanlagenbau üblich - fast ausschließlich Erzeugnisse nach Kundenspezifikation in Einzel- bis Kleinserienfertigung hergestellt werden, löst der Vertrieb eines ESA-Produkts erst die Beschaffung der dazu notwendigen Teile aus (kundenauftragsspezifische Beschaffung).

Der Nutzen

Ziel des Projekts von Seiten ESA ist die Steigerung der Effizienz in den Beschaffungsprozessen durch die Implementierung einer elektronischen Auftragsabwicklung mittels EANCOM. Durch die elektronische Auftragsabwicklung sollen die zuständigen Sachbearbeiter weitestgehend von den aktuell notwendigen Routinetätigkeiten bei der Belegerstellung und -prüfung entlastet werden und die relevanten Bestell- und Lieferinformationen schneller und zuverlässiger im PPS-System zur Verfügung gestellt werden. Anschließend werden die Potentiale der Einführung einer Kommunikation über EANCOM nicht nur für ABB sondern auch für andere relevante Zulieferer evaluiert.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2010 und wird voraussichtlich im September 2010 abgeschlossen sein.

Broschüre ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH: "Den Schalter umlegen - Erfolgsfaktor EANCOM® im Maschinen- und Anlagenbau" (pdf)

Ausgangslage

ESA besitzt eine hohe Variantenvielfalt und Komplexität in der Steuerung und Bearbeitung der einzelnen Kundenaufträge. Viele Produkte haben mehrere hundert Einzelteile und sind in ihrer kundenspezifischen Konfiguration einzigartig. Dabei müssen die Anforderungen verschiedener Kunden und Lieferanten, beispielsweise an Zertifizierungen der Teile, berücksichtigt werden. Pro Monat werden ca. 600-700 auftragsbezogene Artikel bestellt, die zwar häufig ein Standardteil für den Lieferanten, jedoch eine "einzigartige" Bestellung für ESA bedeuten. Die meisten Teile bzw. Baugruppen können somit nicht abgerufen, sondern müssen beim Lieferanten angefragt und parallel die neuen Stammdaten bei ESA angelegt werden. Zurzeit hat ESA ca. 100.000 Artikel in der Datenbank, ca. 30.000 davon sind regelmäßig aktiv. Hinsichtlich der weiteren Bestellabwicklung besteht die Schwierigkeit, dass viele Lieferanten unterschiedliche EDI-Standards nutzen.

Zielsetzung

Um die Projektziele zu erreichen, werden die bisher papierbasierten Prozesse zur Auftragsabwicklung durch elektronische Nachrichten im Standardformat EANCOM® abgelöst. Im Fokus stehen die Teilprozesse der Bestellung (ORDERS, ORDRSP und ORDCHG) und die nachgelagerten Prozesse der Lieferavisierung (DESADV) und der Rechnung (INVOIC).

Broschüre ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH: "Den Schalter umlegen - Erfolgsfaktor EANCOM® im Maschinen- und Anlagenbau" (pdf)

"Mit Einsatz der EANCOM®-Nachrichten optimieren wir gemeinsam mit unserem Partner unsere komplexen Beschaffungsprozesse von der Bestellanfrage bis zur Rechnungs¬erfassung und steigern damit unsere Reaktionsgeschwindigkeit und unseren Servicegrad."

Die bisher auf Papier basierende Beschaffungsprozess für einen der größten Kunden war zeitintensiv und fehleranfällig. Dies konnte durch den Einsatz von EDI abgelöst werden, so dass die Verarbeitungsgeschwindigkeit und –genauigkeit zunahm. Die Projektadministration wurde dabei zunächst als zusätzlicher Aufwand, im Laufe des Projekts jedoch immer mehr als sinnvolle Hilfestellung empfunden.

Mit dem Einsatz der EANCOM® Nachrichtensets verfügt ESA über wirksame Instrumente, um Kunden auf dem aktuellen Stand der Technik einen verbesserten Service zu bieten.

Dies schafft Freiraum für eine verstärkt strategische Ausrichtung im Einkauf.“

Broschüre ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH: "Den Schalter umlegen - Erfolgsfaktor EANCOM® im Maschinen- und Anlagenbau" (pdf)