1 Planungsphase Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Durchführung geplant für September 2006
Start Aug. 2006
Ende Sept. 2006
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Pflichtenheft: Aufwand stark unterschätzt
Das Pflichtenheft konnte zwar in der geplanten Zeit von zwei Monaten erstellt werden, verursachte aber wesentlich mehr Aufwand als ursprünglich geplant.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Es wurde zunächst eine umfangreiche Analyse der technischen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen für das Projekt durchgeführt. Es wurde eine neue Mitarbeiterin als eBusiness-Beauftragte eingestellt, um jemanden für das Projekt einzusetzen, der nicht ins Tagesgeschäft eingebunden ist.
Das ERP-System Integra ist die wichtigste interne Software, die weiterhin genutzt werden soll. Da eine Erweiterung nicht sinnvoll ist, soll eine zusätzliche Software angeschafft werden, die später durch Schnittstellen mit Integra verknüpft werden kann. Um die Projektkosten nicht zu sehr in die Höhe zu treiben, muss die bestehende Systemlandschaft vorerst genügen.
Bei der Analyse der Daten stellte sich heraus, dass im ERP-System ca. 38.000 Datensätze vorhanden sind, von denen viele noch nie benutzt wurden. Hier wird eine Bereinigungsaktion notwendig sein. Die vorhandenen Datenbestände bestehen an diversen Stellen und in diversen Formaten (Printkataloge, pdf-Dateien, Excel-Dateien, Word-Dateien, einfache Katalogdaten, ERP-Artikelstammdaten...), sind bislang unstrukturiert und können derzeit nicht zusammengeführt werden. Produktinformationen werden immer wieder im Einzelfall zusammengesucht (aus Printkatalogen, pdf-Dateien usw.)
Einbezogen in die Analyse wurde unser langjähriger externer IT-Dienstleister GIT sowie die epro-Solutions, von der DWT bereits eine Teilsoftware zur Erzeugung einfacher elektronischer Kataloge nutzt. Da DWT als mittelständisches Unternehmen IT-Dienstleistungen bisher extern vergeben hat, benötigt das Unternehmen zur Projektumsetzung ebenfalls von Anfang an externe fachliche Unterstützung. Da sich DWT noch nicht für eine endgültige Software entschieden hat, wurde zunächst ein Teilauftrag zur Ist-Analyse erteilt.
Die Planung der internen Tagewerke war zu knapp bemessen. Aus den Erfahrungen der ehemaligen PROZEUS-Unternehmen von PROZEUS hat DWT gelernt, dass es wichtig ist, die Planungsphase sehr detailliert durchzuführen. Das Unternehmen geht davon aus, im weiteren Projektverlauf von dieser Vorarbeit profitieren zu können.
Es wurde eine detaillierte Lösungsbeschreibung erarbeitet, die die Hard- und Software-Rahmenbedingungen enthält. Im Vorfeld wurden die wichtigsten Anforderungen an die Dateneingabe, -verarbeitung und -ausgabe geklärt. Hierbei ist ein besonders kritischer Punkt aufgetaucht, der im weiteren Projektverlauf noch geklärt werden muss: Der für das Projekt notwendige Aufwand zur Datenaufbereitung ist schwer kalkulierbar. Welche Daten kommen in welcher Qualität von den Lieferanten? Je besser die Datenqualität sein wird, desto besser der Projekterfolg. Falls vieles per Hand aufbereitet werden muss, kostet dies voraussichtlich viel Zeit. Gespräche mit Lieferanten müssen diese Thematik noch genauer klären.
Organisationsstruktur:
Wichtigstes Ergebnis ist die Einführung einer zentralen eBusiness-Datenbasis. Produktdaten, die bisher von jedem Mitarbeiter einzeln nach Bedarf manuell aus diversen Quellen zusammengetragen wurden, sollen zentral gepflegt und in deutlich verbesserter Qualität allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Dafür soll zunächst zentral im medienneutralen Format ein komplexer Datenbestand entstehen, der dann vielfältig (für elektronische Kataloge, Printkataloge, Online-Shops) genutzt werden kann.
Erfahrungen:
Für DWT war das Erstellen eines Pflichtenheftes völliges Neuland. Auch die IT-Dienstleister hatten in dem von PROZEUS geforderten Umfang keine Praxiserfahrungen. Die Erstellung hat daher mehr Zeit erfordert als geplant. Durch die Notwendigkeit, das Pflichtenheft zu erstellen, hat sich das Unternehmen mit vielen Dingen im Vorfeld sehr intensiv befasst. Die Planungsphase war dadurch wesentlich aufwendiger als geplant. Diese Vorarbeit wird DWT bei der weiteren Projektumsetzung und bei der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern zugute kommen.
IT-Dienstleister Auswahl:
Zu Anfang nach einer PROZEUS-Recherche wurden mehrere IT-Dienstleister angeschrieben, den im Groben das Vorhaben geschildert wurde. Da die Vorstellungen von DWT zu diesem Zeitpunkt noch nicht konkret genug waren, konnten von ihnen noch keine konkreten Angebote erstellt werden. Mit drei am interessantesten erscheinenden Firmen hat das Unternehmen ausführlicher gesprochen.
Der Zeit- und Kostenplan ist erstellt worden. Bis auf den etwas verspäteten Start hält auch der IT-Dienstleister den Zeitplan für realistisch. Bei der Kostenplanung wurde festgestellt, dass auch seitens der DWT eine größere Investition über die Fördermittel hinaus notwendig wird.
Fazit aus Pflichtenhefterstellung:
"Wir halten es durchaus für möglich, dass der messbare Erfolg aus dem Projekt erst später sichtbar wird. Dennoch unterstützt auch die Geschäftsführung unser Projekt als Investition in die Zukunft. Die Steigerung der eBusiness-Kompetenz gegenüber unserer Key Kunden ist auf Dauer unumgänglich. Wir denken, dass wir durch das Projekt in Zukunft bei vielen Kunden Wettbewerbsvorteile erzielen können und auch innerhalb unseres Hauses interessante Prozessverbesserungen erreichen können."
