2 Einführung Mediando Projektstart, Dienstleistungen Mediando, Einrichten von Importen und Exporten
Durchführung geplant für Dezember 2006
Start 24.10.2006
Ende 30.06.2008
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Meilenstein abgeschlossen
Erstellung der Printausgabe des Applikations-Journals aus Inbetween heraus.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
24.10.2006: Eröffnungsworkshop mit e-pro solutions Der erste Tag beinhaltete eine Einführung in die Thematik und die Vorstellung eines möglichen Projektverlaufs.
- Projektumfang: Software und Dienstleistungen und Ziele des Workshops
- Unternehmensziele mit der Einführung des PIM aufgeteilt in Prozesse und zu optimierende Datenquellen und Ausgabemedien.
- Aufbau und Funktionen eines PIM-Systems: Anforderungen des Kunden.
- Analyse der Datenstrukturen im Unternehmen: Datenquellen, gewünschte Strukturen in den Ausgabemedien, Internationalisierung
- Analyse der Ausgabemedien im Unternehmen: Print, Internet-Katalog, elektronische Austauschformate
d.h. es wurden die Grundlagen für die Erstellung des Pflichtenheftes besprochen.
Gute Übereinstimmung hinsichtlich Projektstand. Durch Beteiligung eines größeren Kreises an diesem Workshop wurden die Personentage deutlich überschritten. Diese Personenkreiserweiterung wurde wegen des Motivationseffekts von der GL jedoch begrüßt.
25.10.2006: Vorplanung zur Integration des Mediando-Systems in die vorhandene IT-Infrastruktur und der Datenmodellierung.
- Ausarbeiten eines individuellen Datenmodells (war relativ diskussionsbedürftig, weil KNAUER das Denken in Datenbankbegriffen nicht gewohnt ist.)
e-pro hielt die Vorgaben anhand der zuvor analysierten Probedaten direkt durch Notizen in den Tabellenstrukturen fest (zeitsparende Arbeitsweise). Bei einigen Fragen durch den Dienstleister gab es trotz Vorbereitung Klärungsbedarf (z.B. bei der Beschreibung des Produktes Trennsäulen). Durch Hinzuziehen der betroffenen Abteilungsleiter konnten jedoch noch am gleichen Tag die notwendigen Entscheidungen getroffen werden.
- ein Konzept zur Datenpflege wurde besprochen
- differenzierte Festlegung von Rollen und Benutzerrechten ist möglich, wurde jedoch noch vertagt, bis abzusehen ist, wie KNAUER dies benötigt. Das Thema wird Bestandteil eines späteren Arbeitspaketes Admin-Schulung sein.
- Schnittstellen zu vorhandenen Systemen: BIOS bleibt zum Anlegen von Artikeln und Festlegen von Preisen klar führendes System. Mediando soll neue Daten auf regelmäßiger Basis übernehmen und als „zu bearbeiten“ markieren. Rückgabe von optimierten/vereinheitlichten Kurztexten ins BIOS. Web soll von Mediando gespeist werden. Für Übergang werden die Webdaten „wie sie sind“ mit in Mediando aufgenommen, um den Übergang zeitversetzt durchführen zu können, da eine generelle Überarbeitung des KNAUER Web-Auftritts im Jahr 2007 vorgesehen ist.
KNAUER hat einen kompletten SQL-Datenexport des Web-Katalogs mit ca. 600 Artikeln geliefert. Es erschien sinnvoll die Daten des Warenwirtschaftssystems für die Übernahme zu beschränken, um nicht dessen Qualitätsmängel an das neue System zu vererben. Daher wurde hier eine Auswahl getroffen, die auch auf dem Web-Anteil beruhte. Zusätzlich wurden noch die Daten der HPLC-Säulen übergeben, weil diese schon sehr systematisch vorliegen. (Abgabe 10.11.2006)
14.-15.11.2006, Die Fa. e-pro richtet nach den Vorgaben des Workshops das Datenmodell für den Erstimport in einem lokalen Mediando-System beim Dienstleister ein.
Keine nennenswerten Verzögerungen. Allerdings wurde für die Einrichtung des Datenmodells bei e-pro ca. doppelt soviel Aufwand benötigt wie geplant.
14.11.2006: Die erste Sondierung der KNAUER-Daten wird von e-pro berichtet
15.11.2006: Arbeit an den von KNAUER übermittelten Daten, um sie in das aufgebaute erste Datenmodell zu füllen.
17.11.2006: e-pro meldet Abschluss des Erstimportes
Beim Import der HPLC-Säulendaten traten noch einige Fragen zur Feldzuordnung auf, die schnell per eMail geklärt werden konnten.
23.-24.11.2006: Installationsvorbereitung
27.11.2006: Die Installation des Mediando-Systems fand im Hause KNAUER statt. Für das System wird ein Server auf Intel-Basis (Pentium 4 3.2 GHz, 1.5 GB RAM, 80 + 400 GB Festplatten) mit dem Betriebssystem „Microsoft Windows Server 2003 SR2“ verwendet. Als Datenbank-Server wurde ein „Microsoft SQL-Server 2005 Standard Edition“ vorab installiert. Für die Installation der Clients wurde auf dem Server ein frei gegebener Ordner eingerichtet, in welchem sich die Installationsdateien befinden. Die Datensicherung erfolgt täglich auf eine externe USB-Festplatte.
Die neue Datenbank wurde mit einer Sicherung der Daten der bei e-pro aufgebauten Datenbank befüllt.
Im Zeitplan, aber die Installationsvorbereitung hat praktisch genauso lange benötigt wie die Installation selbst.
Einführung in die Bedienung des Mediando-Systems
Vorstellung der Hauptbegrifflichkeiten: Elemente: Kapitel, Produkte, Infoblöcke; Objekte: Texte, Motive, Attribute; Elemente, Objekte und Preise werden mit Typen klassifiziert; Joins können logische Beziehungen zwischen Elementen herstellen (z.B. Produkt zu Zubehör); Hierarchien enthalten die Strukturinformationen der Elemente untereinander (erlauben Verknüpfung, Sortierung)
Bedienkonzept:
- Benutzen der Mediando-Hauptmaske; Arbeiten mit Hierarchien und Elementen
- Pflegemodul: Produkteditor; Texteditor, Attributeditor
- Pflegemodul: Medien: Motive, Files, Kollektionen, Konvertierungsregeln für Formatumwandlungen
- Pflegemodul Produkte: Produktzusammenhänge und Vererbung
- Pflegemodul: Kapiteleditor
- Powersuche: Selektion von Produkten mit vielen Selektionskriterien, Speichern einer Suche
- Kurze Vorstellung der Möglichkeiten des Ausgabekonfigurators
- Kurze Vorstellung des Übersetzungsmoduls
Fazit: Etwas erschlagen, bei KNAUER blieb das Gefühl, dass es viel zu lernen gibt.
Sehr umfangreiches Thema. Direkte Übungen während des Workshops waren sehr knapp bemessen. So fehlte am Ende bei einigen Teilnehmern am Ende der Mut, selbständig weiter zu arbeiten, um sich das Programm selbst näher zu erschließen.
Daher wurde im Nachgang vom PL eine eigene Transferveranstaltung durchgeführt.
Fehlkalkulation in Pflichtenheft bei der Zahl der Teilnehmer. Diese Schulung musste mit den operativen Teammitgliedern durchgeführt werden. Der individuelle Lernaufwand wird noch einigen Aufwand kosten, der aber schwer zu beziffern ist.
Im Gegensatz zur ursprünglichen Planung, einen dedizierten Admin-Workshop abzuhalten, wurden die Trainingseinheiten im Rahmen der stattgefundenen Besuche zu den Workshops zu Mediando, MediandoPRINT und e-proCAT integriert. Es wurden Installationen und Updates durchgeführt sowie Datensicherung und die Einrichtung und Konfiguration von Systemen und Arbeitsumgebungen umgesetzt.
Laufende Abstimmungen der notwendigen Vorbereitungen auf Seiten von KNAUER und e-pro solutions.
Entscheidung: Geänderte zeitliche Abfolge der Arbeitspakete.
Arbeitspakete mit Mediando & Print-Ausgabe werden vorgezogen und Arbeitpakete mit Importen und Exporten zum Warenwirtschaftssystem, sowie eBusiness-Formaten erst danach umgesetzt, wenn die Datenbank mehr Gestalt angenommen hat. Das Verständnis des Zusammenhangs zwischen Datenbankstruktur und Druckausgabe sollte für die Projektteilnehmer hilfreich sein und außerdem helfen eher zu vorzeigbaren Ergebnissen zu kommen.
15.11.2006: Struktur des Kataloges (grafisch) und am Beispiel Pumpen vom Umfang her weiter ausgearbeitet. Ideen wurden gesammelt. Mehr Arbeit ist erforderlich. Aufgaben verteilt: z.B.
Konkurrenz-Kataloge sichten.
11.12.2006: Entscheidung, den ersten Print-Workshop von Mitte Dezember um einen Monat zu verlegen. Der vorhandene Datenbestand bei KNAUER, Jahreswechsel und Urlaub sind nur einige Gründe
15.01.2007: letzte Vorbereitungen vor erstem Teil des Print-Workshops
27+28.02.2007: Abstimmung/interne Vorbereitungen im Vorfeld vor Print-Standardschulung
28.-30.3.2007: Vorbereitung für Mediando-Update und Admin-Workshop
Dieses Arbeitspaket ist eigentlich über die gesamte Projektlaufzeit zu verstehen. Der Aufwand liegt auf Seiten von KNAUER bereits jetzt auf Höhe des geplanten Gesamtaufwandes.
15.05.2007: Gespräch mit e-pro über Datenmodell. Dabei auch Gespräche über Import-Probleme. Probleme lassen sich nachvollziehen - eine Lösung ist jedoch noch nicht in Sicht.
November 2007: Die Personalressourcen sind stark eingeschränkt durch ein Entwicklungsprojekt von höchster Bedeutung für die Firma. Der Applikationsteil mit Produktinformationen der HPLC-Säulen soll stellvertretend für den Gerätekatalog die wichtigsten Arbeitspakete abdecken.
Dezember 2007: Das Projekt muss über die geplante Laufzeit hinaus verlängert werden.
Januar 2008: Das neue Projektende wird auf 30.6.2008 terminiert. Applikationsteildaten für e-pro und Print-Workshop wurden vorbereitet, eine Template-Grundlage erstellt, Termin für Mediando-Print-Workshop wurde festgelegt (28.2.2008).
Eine neuer Projektzeitplan wurde von KNAUER (PL) erstellt.
Februar 2008: Der Print-Workshop zur gemeinsamen Prüfung der Datenstruktur für das Applikationsjournals fand am 28.2.2008 mit e-pro im Hause KNAUER statt. Termin für Inbetween-Schulung und Template-Workshop ist festgelegt (18./19.3.2008).
März 2008: Inbetween (MediandoPRINT 3.2)–Schulung mit e-pro solutions fand am 18. und 19.3.2008 im Hause KNAUER statt.
April 2008: Abstimmung mit e-pro über Klassifizierung nach eCl@ss, eigene Recherche und Entscheidungsfindung zu Gunsten der Erfassung der HPLC-Säulen nach eCl@ss als den Applikationen zu Grunde liegendes Produkt. Termin für e-proCAT (MediandoCAT) Schulung auf den 22.Mai 2008 festgelegt.
Mai 2008
Schulung e-proCAT fand am 22.Mai 2008 wie geplant bei KNAUER statt.
Juni 2008
Erstellung der Printausgabe des Applikations-Journals aus Inbetween heraus.
Vorbereiten der Daten aus BIOS in CSV. Einmalig abgeschlossen. Dieser Vorgang wird noch öfter nötig sein, um durch stufenweise Verfeinerung mögliche BIOS-Zusatzinformationen (z.B. Stücklisten, Warengruppen) in Mediando zu importieren. Selbstversuche mit Datenimport.
Keine größeren Probleme beim Zusammenstellen der Daten aus BIOS. Datenqualität aber gering. Durch die unter Status beschriebenen notwendigen Verfeinerungen, wird geplanter Aufwand schon mit nächstem Durchlauf überschritten.
Import-Workshop abgeschlossen.
Testphase erst begonnen.
03.04.2007: Der Import-Workshop fand im Hause Knauer statt. Dokumentation wurde in Powerpoint-Form erstellt. Erlernen der generellen Vorgehensweise (kein Knopfdruck-Export/Import möglich bzw. erwünscht), um Knauer in die Lage zu versetzen, Importe selbständig anpassen zu können. Dies scheint eine Notwendigkeit zu sein, weil es sich abzeichnet, dass das initiale Datenmodell zu einfach angelegt gewesen ist.
10.04.2007: Mediando-Kernteam wird informiert über Import-Workshop und berät über weiteres Vorgehen. Beschluss, die Stücklistendaten von BIOS für Produktbeziehungen heranzuziehen. (Ist auf Ebene1 möglich)
- Attribute: Die technischen Produkteigenschaften müssen für alle Geräte aufgenommen und vereinheitlicht werden. (Quelle: Daten aus Broschüren)
- Artikelkurztexte: Es sollen die Felder Bez_1 bis 4 (deutsch) bzw. Bez_5 bis 8 (englisch) vom BIOS als separate Felder à 30 Zeichen übernommen werden, da anderenfalls bei zusammengesetzten Feldern (120 Zeichen) bei deren Rückspielen ein automatisiertes Splitten notwendig würde, was nicht ohne weiteres zu bewerkstelligen ist.
- Workflow-Attribute sind später für eine reibungslose Datenübernahme notwendig z.B. zur Steuerung, ob ein BIOS-Artikel in Mediando eine Überarbeitung benötigt. Diese Attribute können im BIOS-Statusfeld gepflegt werden, das derzeit regelt, ob ein Artikel angeboten werden darf oder gesperrt ist (es sind noch 5 Zustände für Mediando-Steuerung frei). Einige Zustände müssten nach Übernahme in Mediando zurückgesetzt werden (vgl. Archiv-Bit bei Backups). Eine Definition von Workflow Attributen wurde auf einen späteren Zeitpunkt vertagt.
Der Umfang des Import-Workshops blieb im Plan.
04.05.2007: Der Datenimport von BIOS nach Mediando wurde von der IT weiter geübt und berichtet über die Fortschritte. Es befinden sich 35000 BIOS-Artikel in Mediando. Unter „Texte"-> "Bezeichnung_BIOS" sind die vier BIOS-Bezeichnungszeilen in Deutsch und Englisch zu finden. unter „Kurztext" und „Langtext" ist jeweils die deutsche und englische Aneinanderreihung der vier BIOSBezeichnungen eingetragen. Als Beispiel für die Übernahme von Attributen ist unter „Attribute"->"BIOS_Intern" das Attribut „BIOS_Status" eingetragen. Bei den Attributen steht noch der größte Teil an Arbeit bevor, weil praktisch keine nichtkaufmännischen Attribute in BIOS existieren. Besser sieht es bei den Produktzusammenhängen aus. Hier konnten als Beispiel die Zusammenhänge „ist_Stuecklisten_Bestandteil" und „Hat_Stuecklisten_Elemente" direkt aus den BIOS-Stücklisten übernommen werden.
Weiterhin im Mai: Ausarbeitung der Attributliste. Es wurden 15 Broschüren herangezogen. Ergebnis sind ca. 180 verwendete Attribute. Einige davon sind äquivalent und werden vereinheitlicht.
Der Aufwand wird in diesem Arbeitspaket in der kommenden Zeit noch steigen und damit massiv über dem Plan liegen, weil hier hinein praktisch alle Datenaufbereitungen im BIOS oder aus anderen Quellen fallen. Es handelt sich um Arbeiten, die im Projektplan nicht extra ausgewiesen sind. Es wäre aber vorteilhaft gewesen, für diese Tätigkeiten ein extra Arbeitspaket zu definieren.
Juni 2007: Die Produktauswahl, die den Fachabteilungen zur Durchsicht vorgelegen hat, wird in einem Folgeschritt nun mit technischen Daten versehen. Diese Aufgabe wird aus praktischen Erwägungen in Bereiche aufgeteilt, die von Teammitgliedern und Mitarbeitern anderer Abteilungen ausgefüllt werden müssen, die jeweils das nötige Produktwissen haben. Diese Aufteilung ist unabhängig von der späteren Katalogstruktur. Als Ausgangsmaterial gültiger Attribute dient die zuvor durch das Mediando-Team erstellte Attributliste. Der Bereich Software soll sich an einer kommerziell erhältlichen Marktübersicht orientieren und nur wo unbedingt notwendig zusätzlich die bisher in Broschüren gepflegten Attribute verwenden.
Der Importvorgang ist sehr zeitaufwändig. Der gut ausgestattete Mediando Server wird durch die komplexen BIOS-Daten insbesondere mit
Stücklisten stark gefordert. Teilweise Import-Abbruch wegen Ressourcen-Mangel. Die Programmierer bei e-pro nehmen sich des Problems an. Es sei so stark noch nicht beobachtet worden. Der Speicherhunger ist reproduzierbar. Die Bearbeitung der Attributlisten kommt in einigen Bereichen nur schleppend voran. Gründe hierfür sind in einem Fall Krankheit, bei anderen starke dienstliche Belastung bzw. Reisetätigkeit od. Urlaub.
Juli 2007: Bedingt durch die Urlaubssaison verzögert sich die Bearbeitung der Attribute in den Fachabteilungen. Keine Fortschritte bei e-pro Support bzw. kein Erkennen des Importproblems als ein eigenes.
August 2007: Nach dringenden Hinweisen durch das PROZEUS-PM wird die Fertigstellung des Kataloges im ursprünglich geplanten Umfang bis Jahresende diskutiert und von KNAUER-IT und PL als so nicht erreichbar angesehen. Nach Rückkehr des Admin aus seinem Urlaub (September) soll eine machbare Lösung gefunden werden.
Der Protokolleintrag vom Mai klingt rückblickend zu positiv, weil der Import nicht den gesamten BIOS-Produktbestand umfasste. Der Admin versucht eine Umgehung des Import-Problems durch Teilimporte. Dadurch werden allerdings nicht alle vorhandenen Querbeziehungen (Stücklisten) aus dem Warenwirtschaftssystem "BIOS" übernommen.
Der „Admin" als wichtiger „Motor" für das Gesamtprojekt geht in diesem Monat in Urlaub. Immer noch außerhalb Mediando überarbeitet Knauer in diesem Monat die Produktbezeichnungen, die einer Vereinheitlichung bedürfen, um in Ausgaben mit Listenansicht wie z.B. Preislisten, den Bestellinformationen in Datenblättern bzw. Auswahllisten später im Internet eine sinnvolle Darstellung zu ergeben. Die BIOS-Datenbestände sind noch nie hinsichtlich solcher Kriterien vereinheitlicht worden, da es für solche Medien nicht als Quelle diente. Knauer-Rechnungen weisen in der Regel selten mehrere Artikel einer Sorte auf, daher fiel es auch nicht sehr störend auf, dass z.B. Pumpenköpfe einmal in der Form „Smartline- Pumpenkopf, 50 ml, Titan", einmal als „10 ml Edelstahl-Pumpenkopf" und einmal „Pumpenkopf mit Keramik-Inlays, 10 ml, Smartline" im Warenwirtschaftssystem geführt sind.
Tatsache: Die „Vor Datenbankphase" liegt immer noch nicht hinter dem Unternehmen. Es scheinen immer mehr Arbeiten „im Vorfeld" nötig zu werden als ursprünglich geplant. Über all diese Fleißarbeiten gerät der Inhalt des neuen Katalogs etwas aus dem Fokus. Weil es eines der Hauptziele des Projektes ist, Insellösungen abzubauen, fällt es schwer, in Mediando einfach bei Null anzufangen, was definitiv leichter wäre als eine Anpassung/Übernahme von BIOS-Daten vorzunehmen. Da BIOS jedoch das führende System bei Neuanlagen von Artikelnummern bleiben soll, scheidet diese Variante aus.
September 2007: Der Applikationsteil, der ein wesentlicher Bestandteil des neuen Katalogkonzeptes werden soll, wird als geeignet angesehen, exemplarisch die Arbeitsfähigkeit des Systems zu zeigen, denn dieser Teil behandelt Produkte (HPLC-Säulen), die klassifiziert werden sollen, deren Daten gedruckt erscheinen und auch im Web publiziert werden sollen. Ein elektronischer Katalog dieser Produktgruppe kann beispielhaft erstellt werden. Weiterer Vorteil ist, dass Säulen nicht zu sehr von den Stücklisten des BIOS abhängen, denn der Import des
BIOS-Datenbestandes konnte bis dato nicht befriedigend gelöst werden.
Wenn der Dienstleister das Import-Problem nicht in den Griff bekommt, kann das Ziel des regelmäßigen Datenabgleichs BIOS > Mediando (Voraussetzung für Vermeidung von Inselbetrieb) nicht erfüllt werden.
Während der Abwesenheit des Admin wird die Vereinheitlichung der BIOS-Kurzbezeichnungen durch Teammitglieder und Verkauf fortgesetzt. Die Einschätzung vom Mai hat sich bestätigt, dass in dieses Arbeitspaket praktisch der größte Teil der Arbeit geflossen ist.
Oktober 2007: Die Attributlisten warten auf Übernahme in das Mediando-System. Aufgrund unterschiedlicher Ausführung durch die Ausfüllenden fehlt noch ein aufwändiger manueller Vereinheitlichungsschritt.
16.11.2007: e-pro meldet einen „Work-around“ für das Importproblem.
Mit dem Work-around für das Import-Problem ist eine etappenweise Übernahme der Daten möglich. In einem entscheidenden Schritt müssen dazu alle anhängenden Daten gelöscht werden und nur die Verknüpfungen importiert werden, um Ressourcen zu sparen. Die gelöschten Eigenschaften müssen danach wieder in Etappen den importierten Verknüpfungen zugeordnet werden. Diese umständliche Arbeitsweise ist jedoch nicht geeignet regelmäßige Abgleiche durchzuführen.
Projektteil wird zu einem späteren Zeitpunkt angegangen. Der Webkatalog soll in seiner heutigen Form nicht mehr lange existieren, daher wäre dieser Schritt jetzt ein unnützer Aufwand.
