Praxisberichte

EANCOM® und Stammdatenmanagement für die Baubranche – Geschäftsprozesse einfach elektronisch abwickeln

	Diephaus Betonwerk GmbH Vechta, Niedersachsen Bauen/Wohnen/Garten ca. 140 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 25 Mio. www.diephaus.de		Christian Diephaus, Mitglied der Geschäftsleitung: "Die Umstellung auf elektronische Prozesse und die Einführung der EANCOM-Nachrichten ORDERS, INVOIC und DESADV rechnet sich für uns bereits nach einem Jahr. Daneben konnten wir die Fehlerquote bei der Auftragsbearbeitung um 10 % senken, bei ORDERS ist die Fehlerquote sogar auf nahezu 0 % zurückgegangen. Aufträge können heute im Schnitt einen Tag schneller bearbeitet werden als vor der Umstellung."
	Partnerunternehmen: OBI Bau- und Heimwerkermärkte GmbH & Co. Franchise Center KG www.obi.de

Die Diephaus Betonwerk GmbH, ein mittelständisches Familienunternehmen mit Hauptsitz in Vechta, hat sich seit der Gründung im Jahre 1932 zu einem Spezialisten für Betonwerkstein entwickelt. An insgesamt drei Produktionsstandorten wird Betonwerkstein für den Garten- und Landschaftsbau hergestellt. Das Unternehmen ist damit ein starker Ansprechpartner für Terrassenplatten, Pflastersteine sowie Hang- und Wandelemente. Es werden Kunden in Deutschland, Benelux und Skandinavien mit Diephaus-Produkten beliefert.

Unterstützung bekommt Diephaus im Projekt von seinem Kunden OBI Bau- und Heimwerkermärkte GmbH & Co. Franchise Center KG.

Diephaus hat sich zum Ziel gesetzt, mit dem Einsatz der EDI-Nachrichtenarten DESADV (Lieferavis) und INVOIC (Rechnung) den Gesamtprozess auf elektronische Kommunikation umzustellen. Die eigenen und kundenorientierten Prozesse sollen automatisiert und effizienter gestaltet werden. Hierzu gehört auch die frühzeitige Investition in die elektronische Abwicklung des Stammdatenaustausches über den Datenpool SA2 Worldsync (ehemals SINFOS) und in das EAN 128 Etikett, dass eine Feinsteuerung der Versandeinheiten in der Logistik ermöglicht. Gleichzeitig soll dem Kunden ein höchstmöglicher Service in Form elektronisch unterstützter Prozesse geboten werden.

Ziel des Projektes im Einzelnen:

• Die Einführung der EANCOM Nachrichtenart INVOIC zur Rechnungsabwicklung
• Die Einführung der EANCOM Nachrichtenart DESADV zur Lieferavisierung
• Die Einführung des EAN 128 Etikett zur Etikettierung von Versandeinheiten und Feinsteuerung der Logistik
• Die Prüfung der elektronischen Anbindung von Vorlieferanten und oder Logistik Dienstleistern
• Die Nutzung des Artikelstammdatenpools SA2 Worldsync, u. a. zur elektronischen Abwicklung des Stammdatenaustauschs

Branchenprojekt Bauen/Wohnen/Garten: Elektronische Lieferavise, Rechnungen und Stammdatenmanagement mit SA2 Worldsync.

Vorgänge, die bisher manuell und mit vielen potenziellen Fehlerquellen oder an mehreren Stellen im Unternehmen unnötigerweise parallel abgewickelt wurden, sollen durch die Einführung der elektronischen Rechnung und Lieferavisierung im EANCOM-Format abgelöst werden. Gleichzeitig ist eine elektronische Bereitstellung der Stammdaten für Kunden im zentralen Datenpool SA2 Worldsync vorgesehen. Optional sollen Logistikdienstleister über den elektronischen Transportauftrag IFTMIN eingebunden werden und weitere Lieferanten über elektronische Bestellungen (ORDERS) in den Prozess integriert werden.

Um die Lösung auch auf weitere Kunden und Lieferanten ausweiten zu können, setzt Diephaus auf die eBusiness-Standards EAN und EANCOM von GS1 Germany.

Mit der Umsetzung der Projektziele erhofft sich Diephaus vor allem durch den Wegfall administrativer Tätigkeiten eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der eigenen Prozesse in den Bereichen Rechnungs- und Bestellwesen, Lieferabwicklung und Stammdatenaustausch.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung INVOIC sind manuelle Buchungen in Zukunft nicht mehr notwendig und der Rechnungsversand per Post entfällt. Durch die elektronische Lieferavisierung DESADV erfolgt ein schneller Austausch der Lieferdaten und der Avisierung (Artikel und Mengen). Die Anbindung an den SA2 Worldsync-Stammdatenpool hat den Vorteil, dass nur noch eine Artikelstammdatenbank existiert. Damit einhergehend werden monetäre und zeitliche Einsparungen, sowie Qualitätsverbesserung in der Abwicklung der Prozesse durch eine erhöhte Fehlerfreiheit und Transparenz erreicht.

Die Kunden- und Lieferantenanbindung durch die EDI Standards DESADV und INVOIC ergibt eine schnellere und sichere Abwicklung von Abläufen innerhalb des Hauses Diephaus und mit den externen Partnern. Die elektronische Rechnungsabwicklung und elektronische Lieferavisierung ermöglichen Prozessoptimierungen und Einsparungen beim Kunden und stellen so einen Kundenmehrwert dar. Bedingt durch diese für beide Seiten beschleunigten Prozessabläufe erfolgt eine höhere Kundenbindung gegenüber anderen Mitbewerbern ohne EDI.

Durch die mögliche Einführung der elektronischen Bestellung ORDERS zum Lieferanten wird eine schnelle und sichere Bestellung erreicht. Die Bestelldaten müssen beim Lieferanten nicht mehr manuell erfasst werden, die Fehlerquote wird gesenkt und auch die Kosten. Mit dem Transportauftrag IFTMIN ist ein schnellerer und sicherer Datenaustausch mit dem Logistikdienstleister möglich. Alle relevanten Daten liegen dem Logistiker vor, die Fehlerquote und Kosten werden gesenkt.

Das Projekte startete im August 2006 und wurde im Oktober 2007 abgeschlossen.